לנשיא בית המשפט העליון לשעבר, השופט אהרן ברק, הייתה תפיסת עולם לפיה, הכל שפיט. על-כך הוא זכה לתומכים נלהבים כמו-גם למתנגדים רבים. אני עצמי, קטונתי מלהביע עמדה בתחום בו איני מתמחה, אך אני שמח לאמץ את תבנית הלשון, לשנות אותה על-פי צרכיי ולגרוס כי - הכל מדיד. אני, אגב, לא הראשון שחושב כך. חכמים ממני השתמשו בתובנה כי מה שלא נמדד - לא מנוהל. אני אחדד את האמרה הזו ואומר: "מה שלא נמדד נכון - לא מנוהל נכון".
מדידה נכונה של פעילות החברה ובחינתה מול יעדים מוגדרים, תוכל לספק למנהלים את הבקרה הנדרשת. כלי BI מאפשרים לאסוף נתונים ולצפות בהם בצורה פשוטה, נוחה ואמינה, עד לרמת עידכון של Near On-Line, מה שמאפשר מענה מיידי לשינויים המתרחשים בשטח.
יסודות הטמונים באסטרטגיה הארגונית
אפשר לדמות את תהליך המדידה לעץ כשהמדדים הם העלים שלו. כדי להצמיח עלים יש להשריש שורשים, לגדל גזע, לשלוח ענפים ורק אז יצמחו העלים. כמו בעץ גם בארגון, שורש המדידה הוא האסטרטגיה הארגונית. על ההנהלה להגדיר אסטרטגיה - לאן שואף הארגון להגיע. על האסטרטגיה להכיל את החזון הארגוני ממנו ייגזרו המשימות ואת האובייקטים דרכם יתבצעו המשימות - מחלקות, מבצעים, מוצרים, אזורי עסקים וכיו"ב.
איתור היסודות להצלחה בהתאם לאסטרטגיה
להגשמת האסטרטגיה יש למפות את הסביבה בה פועל הארגון. גם על גורמים חיצוניים שמשפיעים על סיכויי ההצלחה להיכלל במערכת השיקולים, כמו למשל, המשבר הכלכלי הפוקד את העולם.
הצעד הבא הוא מיפוי סביבת העבודה בארגון. בתהליך המיפוי יש לבדוק אם קיימת תשתית ארגונית שיכולה לספק מענה תפעולי שיסייע בהצלחת האסטרטגיה - מערכות מחשוב מתקדמות, פסי יצור מתאימים, יכולת שינוע תוצרת מאזור לאזור בהתאם לצרכים וכד'. יש למפות תהליכים עסקיים ותשומות אנושיות בארגון. יש להבין את הקורלציה בין התהליכים העסקיים והסינרגיה ביניהם, את שיטות הניהול, דפוסי העבודה, המיומנויות והכישורים המצויים בארגון.
יצירת המדדים הארגוניים
כעת ניתן ליצור את המדדים הארגוניים למדידת הפעולות העסקיות להצלחת האסטרטגיה. על מדדים שיובילו להצלחה להיות בנויים בצורה ברורה על-מנת להשיג את המטרה.
לשם כך ניתן להשתמש במתודולוגיה ליצירת מדדים ארגוניים הבנויה מחמישה פרמטרים:
- Specific - הגדרה ברורה של הנתונים הנמדדים. על כל יחידה נמדדת בארגון להבין בדיוק במה היא נמדדת ולא פחות חשוב, להבין מהי תכלית המדד ומה היא אמורה להשיג באמצעותו. מעבר למדד עצמו, יש להוסיף חומר המסביר את מקור הנתונים, בו נפרט אלו פרמטרים משתתפים בתהליך המדידה: אינטרוול זמן, מוצרים, פעולות עסקיות הנכללות וכו'.
- Measurable - קריטריון ברור להשגת היעד של המדד. על היחידה הנמדדת להבין את הקריטריונים להצלחה במדד, כמו-גם לכישלון או להצלחה חלקית. זאת, מול היעד שנקבע לה.
- Agreed upon - הגדרת משאבים. על היחידה הנמדדת לדעת אילו משאבים עומדים בפניה על-מנת לעמוד ביעד להצלחה על-פי קריטריון המדד. כמו-כן, לוודא כי יש לה יכולת לרתום את כל המשאבים אשר עומדים לרשותה לצורך הצלחה בביצועי המדד.
- Realistic - המדד אמור להציב יעד מציאותי התואם את הפעילות העסקית של היחידה הנמדדת. את היעד הזה, תוכל היחידה הנמדדת לשאוף להשיג בטווח הזמן המוקצה לה ובמסגרת התקציב העומד לרשותה לצורך הפעילות העסקית עליה נערכת המדידה.
- Time-bound - יש להגדיר נקודת זמן ברורה לסיום המדידה (deadline) - תאריך מדויק בו תסתיים המדידה ובו תקבל היחידה הנמדדת משוב על הישגיה מול היעד שנקבע לה: סיום רבעון, סוף שנת העבודה, מועד סיום פרויקט, וכד'.
מתודולוגיה זו מוכרת גם בראשי התיבות: SMART.
חשיבות המדידה המושכלת
בתהליך המדידה פוטנציאל להצלחה אך גם לתסכול רב. תסכול עלול לנבוע מאי הצלחה להגיע ליעדים. כמו בבית ספר כך גם בארגון: מי שאינו מצליח, ראשית פונה להאשים את המורה, את המבחן, את סביבת הלימוד וכו'. לכן, חשוב כי המדידה תיבנה בצורה מושכלת, ברורה וכזו שתואמת את יסודות הארגון להצלחה.
מערכות תוכנה מקבוצת רד-בינת, מתמחה בייעוץ, תכנון, פיתוח, עיצוב ואינטגרציה של מערכות ארגוניות. בין תחומי ההתמחות של החברה: ניהול ידע - פיתוח והטמעתShare Point 2007 ומערכות ניהול תוכן מורכבות, BI - Business Intelligence, פתרונות לתחום הביטוח והפנסיה, Outsourcing ופרויקטי פיתוח מורכבים לפי דרישה.
