טיפים לעבודה מול ספקים

בעידן התקשורת והמידע, הצורך להתמקצע מחייב חברות עסקיות לעבוד עם ספקים חיצוניים (Out sourcing). ספק טוב הוא המושיע הכי גדול שלנו ואילו ספק גרוע הוא סוג של אויב אשר גורם להמון כאבי ראש.

חשוב לזכור שאבן הבסיס לכל התנהלות, בין אם עסקית ובין אם חברתית, היא תקשורת. אבל הרבה לפי שבחרת את הספק הנכון והגעת איתו למצב של תקשורת כלשהי חשוב שיהיה בידך הידע של איך לבחור את הספק.

ההבדל הקטן בין פראייר לבין אדם שעשה עסקה טובה נקרא ידע. ידע זה כוח ובמיוחד בעולם הביזנס. כדי להשיג עסקה במחיר טוב יש לערוך מחקר על המחירים בשוק. ולא, הכוונה היא לא לערוך מחקר של שנה וחצי לפני שלוקחים מעצב גרפי, שיטה מדעית אומרת ששלוש הצעות מחיר משלושה ספקים שונים ייתנו בהחלט אינדיקציה לגבי המחירים בשוק ודרכי ההתנהלות בו.

עליך להגדיר בפני עצמך קודם כל מה אתה רוצה וצריך בדיוק ומהו ההיצע הקיים בשוק, לבדוק מי מקצועי ביותר ולהחליט לפני הכל מהו התקציב שאתה מייעד לפרויקט. יהיה זה לא חכם לקחת הצעות מספקים יקרים כאשר בידך תקציב בינוני כי דבר ראשון זה לא ילך ודבר שני תבזבז המון זמן ואנרגיה בכיוון הלא נכון.

עבודה עם ספק טוב ומקצועי מאפשרת ראש שקט וביטחון שהמוצר יגיע בזמן ויהיה טוב ואיכותי. בשביל השקט הזה מומלץ ואף חובה להכין שיעורי בית כי המהירות, ידוע שאינה מובילה לשום מקום.

מצאת את הספק המיוחל? מזל טוב!

ישנו פרמטר נוסף אשר הכרחי להתייחס אליו בכובד ראש וברצינות והוא נקרא הסכם ספק. אל תתפתה לצאת לדרך רגע לפני שחתמת על הסכם ספק, גם אם הספק הוא חברך הטוב ביותר. הכל צריך להיות ברור מאוד ומוגדר מראש כי אני מכירה משפט חכם שאומר "מה שלא כתוב לא קיים" ובמיוחד בעסקים. אנחנו כבר מזמן לא בעידן של סגירת עסקות בלחיצת יד וככל שהכל סגור מראש כך יש פחות דאגות, כי מניסיוני ברגע שתצוץ בעיה קטנה רק החוק והדברים הכתובים הם אלו שיעזרו, ללחיצת היד כבר לא יהיה כל ערך.

בהסכם הכתוב יש לפרט בדיוק מה יקבל הספק ומה הוא אמור לתת בתמורה ולא להשאיר דבר ליד הדמיון. ציפיות אשר אינן מתואמות מראש מביאות לאכזבה ובעיות לא נעימות.

בעולם העסקים הדינמי, הלוחץ, שבו גם 24 שעות לא מספיקות כדי להספיק את כל מה שרוצים, חובה להגדיר מול ספק לוחות זמנים. הרבה פעמים עסקים הופכים להיות תוצאה של ספקים ועסקות יכולות להתעכב הרבה זמן בגלל שלא קיבלת את הסחורה המבוקשת בזמן.

חשוב להפנים שכל אחד מתנהל אחרת עם זמנים, ומה שדחוף לך לא בהכרח יהיה דחוף לספק, ומכאן שוב אין מנוס מלחזור לתקשורת עליה דיברתי בתחילת המאמר אשר עליה הכל מבוסס. ברגע שמראש יהיה מוגדר ה"דד ליין" לסיום העבודה ושניכם הסכמתם עליו במעמד חתימת ההסכם לא יישאר דבר אשר לוטה בערפל או שניתן יהיה לומר אחר כך שלא היה ברור.

זוכרים את המילה שליטה? אם כן, היא מתבקשת בעבודה מול ספקים כי אם מרגע שנחתם ההסכם נראה לכם שאפשר להרים רגליים ולהירגע? חשבו שנית.

עליכם להיות בשליטה מלאה על כל התהליך מהתחלה ועד הסוף שזה אומר עידכונים אחת לשבועיים לפחות (במידה ומדובר בפרויקט גדול)כדי להיות מודעים כל הזמן היכן עומדים. אחרת אל תתפלאו אם היכן שהזמנתם קרמיקה חומה תתגלה לפתע אדומה עם נקודות.

השליטה והמעורבות בתהליך מיועדת לכך שגם אם במקרה נעשתה טעות (שכן כולנו בני אדם...) ניתן יהיה לגלות אותה בזמן ולתקן.

רוצה שהספק שלך יהיה חדור מוטיבציה וירצה לעבוד איתך תמיד? הראה לו מלכתחילה את העתיד של דרככם המשותפת (אם ישנו כזה...). תן לו לרצות להיות איתך שותף לדרך וסכם איתו מראש גם על אחוז מסוים מעבודות אשר יגיעו מתיווך שלך, כי עליו לתת בתמורה למה שיקבל זה תמיד גורם להרגשה טובה שלא חייבים לאף אחד.

בקיצור לא קשה לעבוד מול ספקים פשוט נדרשת טכנולוגיה מסוימת, וכשהיא מיושמת הכל עובד חלק והתוצאות מצוינות.