שם המשחק - התייעלות

חברות וארגונים משקיעים משאבים רבים, כספיים ואנושיים, בניהול מערך ה-IT שלהם. אולם, בזמנים בהם ישנה האטה בפעילות המשק, חברות קטנות ובינוניות בודקות כיצד לייעל את מערך ה-IT, על-מנת לצמצם עלויות. בזמנים כאלה, כדאי מתמיד, לבחון את הוצאת מערך ניהול ה-IT הארגוני למיקור חוץ. שיטה ידועה זו נקראת BPO - Business Process Outsourcing. הכוונה היא להוצאת אחד התהליכים בארגון לספק חיצוני לביצוע פעילויות, שאינן בליבה העסקית של הארגון. הוצאת מערך זה לספק חיצוני תחסוך לארגון משאבי אנוש יקרים מחד, ומאידך, תספק לו מענה מקצועי ממוקד, של חברה המתמחה בתחום זה.

במיוחד היום, לאור ההיערכות לקראת האטה אפשרית במשק, יש לשקול את הוצאת כל המחלקות, שעוסקות בנושאים, שאינם בליבה העסקית של החברה, למיקור חוץ. כאשר הארגון ישקיע את כל מאמציו בפיתוח, שיווק ומכירות של המוצר שלו, כך הוא יוכל להיות ממוקד ויעיל יותר בעסק עצמו ולא בשירותים עצמיים, כגון: ניהול צי הרכב, הסעדה, כוח-אדם וכמובן מיחשוב.

אם כן, מה הופך את מיקור החוץ של מערך ה-IT לכל כך נכון ויעיל?

ראשית, יש לציין את הצורך בגמישות תפעולית. בעולם העסקים הדינמי והאגרסיבי בו אנו פועלים, השינויים החלים בשוק מאוד מהירים ויכולים להשתנות בהתראות קצרות מועד, מכאן נוצר קושי תפעולי של החברות להתאים עצמם לשינויים אלו הן ברמת ביצוע משימות ה-IT הארגוניות והן ברמת גיוס וטיפול באנשים המתאימים לתפקיד זה. ברגע שארגון או חברה "קונים" שירות מיקור חוץ הם למעשה "קונים" גמישות תפעולית, כלומר, ספק מיומן ומקצועי שיוכל לבצע את העבודה בצורה היעילה והמקצועית ביותר.

בנוסף, מהלך זה מוביל את הארגון להתמקדות בליבת העיסוק שלו. שיטה זו מתאימה למגוון רחב של חברות ואגונים בכל הגדלים, ממשרדי עורכי דין ורואי חשבון ועד לחברות הייטק בכל הגדלים, רשתות שיווק ועוד. למשל, בחברה קמעונאית, צוות של החברה אמור לשווק את הסחורה, לקבל הזמנות ולספק שירות ותמיכה ללקוחות. כאשר חברה כזאת משקיעה מאמצים מקצועיים גם במחלקת ה-IT שלה, העיסוק בנושא מצריך גיוס כוח אדם מקצועי ויקר, הכשרה, הנעת העובדים, עמידה ביעדים ובסטנדרטים ועוד.

כאן בדיוק נכנסת לתמונה חברת מיקור החוץ, ה"חוסכת" מהארגון את הצורך בהפעלת מחלקת IT, שעולה לארגון מאות אלפי עד מיליוני שקלים בשנה (בעיקר משכורות גבוהות) ובנוסף חוסכת גם את המחוייבות ליחסי עובד מעביד. חברות הקונות שירות זה משלמות לפי שעות על השירות בלבד, ומוותרות על הצורך להעסיק עובדים בתחום זה ולהפעיל מערכת שכר. החסכון במודל כזה עשוי להגיע לכ-60% מעצם החסכון בהוצאות המעביד הכוללות, בנוסף לשכר, גם פנסיה, פיצויים, הכשרות מקצועיות, מתנות לחגים ועוד. בנוסף, ישנן הוצאות חבויות לא ישירות, שגם אותן ניתן לחסוך, החל מימי מילואים של עובדים ועד כוח קנייה גדול יותר של הספק החיצוני, שיאפשר לרכוש מוצרים כמו מחשבים, תוכנות ושרתים במחיר נמוך יותר.

נכון שכאשר מוציאים את מערך ה-IT למיקור חוץ נתקלים בבעיות וקשיים, בהם יש לטפל במקצועיות. לכן, חברת מיקור החוץ, שמקבלת על עצמה את התפקיד, חייבת להבין לא רק ב-IT, אלא גם כיצד מבצעים בפועל את המעבר מטיפול פנים ארגוני במערך המיחשוב לאחריות כוללת של ספק חיצוני.

ראשית, חייבים ללמוד את הארגון ולבנות מערך שמתאים לו ולצרכיו. מערך זה תפקידו לא רק לתחזק את המחשבים בארגון, אלא לבנות וליישם אסטרטגיית מיחשוב, שתוביל את הארגון קדימה לקראת מימוש מטרותיו העסקיות. יחד עם זאת חשוב שבחברות גדולות יתמנה אדם שיהווה את החוליה המקשרת בין הארגון לספק החיצוני. אדם זה - תפקידו לשמור על האינטרסים של החברה ועל המיתווה העסקי שלה ולבקר ולפקח על ביצועי הספק.

אם כן, מתי צריך להידלק "אור אדום" ונכון לשקול את הוצאת מערך ה-IT למיקור חוץ?

ישנם שני פרמטרים עיקריים, שכאשר שניהם או אחד מהם מתקיים זה בדיוק הזמן לשקול מהלך כזה: הראשון הוא מצב שוק המחייב חסכון והתייעלות, והשני כאשר חברות "משתעבדות" למערך המיחשוב שלהן, ובמקום שמערך המיחשוב ישרת אותן הארגון משרת את מערך המיחשוב שלו. במקרים אלה, אין ספק כי ניהול חיצוני של מערך החומרה והתוכנה, כולל תחזוקה שוטפת של כלל המיחשוב בארגון וניהול ה-Help Desk יהיו יעילים ומקצועיים ויחסכו לארגון משאבים קריטיים כמו זמן וכסף.