תקשורת עם עובד בשעת משבר כלכלי

התפישה של אין חדשות משמע הכול טוב (no news - good news), אינה משכנעת, בייחוד כשהעובדים יודעים שהארגון שלהם מצוי במשבר, וכאשר במסדרון מתרוצצות שמועות על צעדי התייעלות שההנהלה עומדת לנקוט.

מחקרים שנערכו לאחרונה בארה"ב, מצביעים על כך שרוב רובם של העובדים מבקשים לדעת יותר על מצבו הכלכלי של הארגון. תחושת אי ודאות, שנובעת מאי העברת מידע לעובדים, עלולה לגרום בין היתר לאובדן תפוקה. ואכן, מגזין "מקומות העבודה" בארה"ב מדווח כי כ-48 אחוז מהעובדים ציינו שהמשבר הנוכחי גורם להם להיות יעילים פחות.

כאמור, אי ודאות שנגרמת מהיעדר תקשורת עם העובדים עלולה להביא לנטישת הספינה או למורל נמוך. זהו שבר שעלול לפגוע הן בזהות ביחסים והן בקשר עם הלקוחות. אי ודאות עלולה לפגוע גם בתרבות הארגונית, להעצים את התחרות בין היחידות בארגון על משאבים פנימיים, ולגרום למיקוד הניהולי לסטות לכיוון פרויקטים שגם אם נראים טוב, אינם תורמים להשגת היעדים העסקיים הריאליים של החברה.

תקשורת פנים טובה עם העובדים עשויה לסייע למנהל לשמר את העובדים הטובים, וכן לשמור על התרבות הארגונית ועל חוזקו של המותג. שימור עובדים טובים ולקוחות רווחיים יעיל וזול מהחלפת עובדים ולקוחות.

תקשורת פנים עשויה להביא גם ליתרון תחרותי. בשוק שבו הביקושים למוצרים או לשירותי החברה יורדים, יש למקד את הביצועים בהגדלת נתח השוק. לתקשורת פנים ארגונית תפקיד חשוב בצמצום תהליכים לא יעילים מצד אחד ובהגדלת האפקטיביות מצד אחר.


טיפים לתקשורת פנים בשעת משבר
1. גלה נוכחות ושקיפות כדי לשמור על רמות תפוקה ויעילות גבוהות.
2. תקשר בזמן ונהל את השמועות.
3. צור מחויבות ורתימה של מנהלים לתיקשור המסרים.
4. ספק לעובדים ערוצי תקשורת דו-כיווניים.
5. התמקד בתוצאות
6. רתום את העובדים כדי למזער חוסר יעילות וחוסר תפוקה


גלה נוכחות ושקיפות כדי לשמור על רמות תפוקה ויעילות גבוהים

היה נכון לתקשר מיידית, עוד לפני השלמת את המסר. עובדים זקוקים לתקשורת עכשיו כדי להסיר את אי הוודאות שעלולה לפגוע בתפוקה. גם אם אין עדיין את כל התשובות לכל השאלות - ספר לעובדים מה אתה יודע, והבטח לספק מידע נוסף ברגע שיהיה. הסבר את הצעדים שהארגון נוקט כדי לפתור בעיות, אל תפזר הבטחות שלא תוכל לעמוד בהן והיה פתוח ושקוף לגבי המידע התפעולי ביצועי. עובדים מרגישים טוב בעקבות קשר חיובי עם מנהיג בעל יושרה. היה נגיש יותר לעובדים כדי לאפשר להם לשאול שאלות ולקבל הבהרות.


תקשר בזמן ונהל את השמועות

תאם בין המסרים שאתה מוציא החוצה לאלה שאתה מתקשר פנימה. דאג לתקשר את המידע לעובדים לפני שהם קוראים עליו בכלי התקשורת. אין דבר שפוגע במורל העובדים יותר מאשר לשמוע על שינויים בארגון שלהם מהמדיה, מהמשפחה או מחברים, לפני שהם שמעו על כך מהמעסיק שלהם.

נהל את השמועות. פרסם מידע מוקדם ככל האפשר, והבטח לספק עידכונים שוטפים, במְקום לאפשר לשמועות לחלחל לחברה, בעודך ממתין להחלטות על תקשורן. ארגונים רבים פותחים פורומים לשיחה, ואחרים פותחים אתר שבו עובדים יכולים לתקשר זה עם זה על שמועות מטרידות.


צור מחויבות ורתימה של מנהלים לתקשור המסרים

ודא שצוות המנהלים יודע איך וכיצד לתקשר, ושאף אחד אינו "יושב על הגדר". דאג לגייס תמיכה, לא רק מהצוות, אלא מקשת רחבה של משפיענים, תומכים ומתאמים. זה הזמן להעצים את המנהלים הישירים ואת מנהלי הביניים (שבינם ובין העובדים אין שדרת ניהול נוספת), שכן, העובדים מעדיפים לתקשר עם מנהליהם הישירים ולקבל מהם מידע. תקשר למנהלים כיצד תיראה החברה אם התהליך יצליח. הסבר לדרגים הבכירים את החזון לאור המשבר, ותקשר אותו בשפה פשוטה ומובנת לכלל העובדים, תוך התייחסות לסוגיה "מה משמעות החזון לגביי". מנהלי הביניים מהווים פוטנציאל טוב לתקשור נושאים אלה. יש למדוד ולנהל את פעילות של התקשורת המתבצעת בידי מנהלי הביניים על-ידי שיחות עם עובדים או עם קבוצות מיקוד, או באמצעות סקרים, טלפוניים למשל, כדי לוודא שהמסרים הובנו ושהעובדים נרתמו.


ספק לעובדים ערוצי תקשורת דו-כיוונית
יש ליצור אפשרויות וערוצים לתקשורת דו כיוונית. עודד את העובדים לשאול שאלות ולהציף בעיות והצעות. מספר ארגונים בארץ הטמיעו מנגנונים שמאפשרים לעובדים לשאול אנונימית כל שאלה ולקבל מההנהלה תשובה בתוך זמן מוגדר ומוסכם.יש לעודד בשעות כאלה כל צורה של משוב, גם אם הוא שלילי. לעתים, אנשים זקוקים ל"הוציא קיטור" לפני שהם נוטשים אמוציונלית. הכר בתחושות וברגשות ו"חפור" עמוק יותר כדי להבין את הבעיות לאשורן. הרבה להשתמש בתקשורת פנים אל פנים - היא היעילה והאפקטיבית ביותר ובמסגרתה עובדים עשויים להעלות שאלות ובעיות נוספות.


התמקד בתוצאות וקדם ביצועים
אל תתמקד יתר על המידה בקיצוצים ובמסרים שליליים על תפוקה ופריון. מסרים אלה חשובים, אבל יש לספק לעובדים גם מידע חיובי. כל משבר הוא הזדמנות, ולכן מומלץ להציג בפני העובדים את ההזדמנויות שהחברה תפיק מהמשבר ומצעדי ההתייעלות שהיא נוקטת. הצג את חוזקות החברה, את המשאב האנושי, את המקצוענות, האיכות, הלקוחות הנאמנים ועוד. שוחח על הערכים המובילים בארגון המשמשים עוגן חשוב להצלחתו - דבקות בערכים אלה תסייע לחברה להתגבר על המשבר. התמקד בצורה חיובית בהשגת יעדים, אל תניח לידיעות שליליות על הכלכלה לשמש תירוץ לאי עמידה ביעדים.


רתום את העובדים כדי למזער חוסר יעילות וחוסר תפוקה

בקש מהעובדים להעביר לך רעיונות לצמצום העלויות ולהגדלת התפוקה. הדגש את שותפות הגורל ("כולנו בסירה אחת") ואת חשיבות ההירתמות למשימה. תקשר סיפורי הצלחה בעקבות המאמצים, ספר לעובדים מה עושות היחידות בארגון, כדי לצמצם עלויות ולהגדיל תפוקה ופריון, ומה עושים חבריהם. תגמל עובדים מצטיינים והודה לעובדים האחרים על רעיונותיהם.


לסיכום

תקשורת פנים-ארגונית יעילה יכולה להיות המפתח המרכזי לבידול ולתחרותיות מול ארגונים שמזניחים מרכיב חשוב זה בעת משבר. הקִדמה הטכנולוגית מאפשרת למנהלים לתקשר עם עובדים בערוצי תקשורת מיידיים, אינטראקטיביים, ברורים ושניתנים למדידה. חשוב לשמור על המשאב האנושי בחברה ולטפח אותי תמיד, אך זה הכרחי לעשות זאת בתקופת משבר.