שליטה באופנוע כשליטה במערך ה-IT

כאופנוענים ותיקים, העוסקים ברכיבת הארד אנדורו על אופנועי שטח בסופי שבוע, אנו בוחרים מסלולים קשים ואתגריים המשלבים עליות תלולות, דרדרות, דרופים, סינגלים ומדרגות אבן, אנו בוחנים את עצמנו ביחד עם האופנוע אל מול הטבע בבחינת של "כמה יותר קשה יותר טוב". אולם, יחד עם זאת, כאנשים בוגרים המחוייבים לקחת בחשבון את האחריות כלפי המשפחה, אנחנו מקפידים לא לקחת סיכונים מיותרים שימנעו מאיתנו לחזור בסוף היום לחיק המשפחה.

במאמר זה נשתמש בשליטה באופנוע כאנאלוגיה לשליטה במערך ה-IT בארגון. אין ספק כי השליטה והניהול במערך זה מצריכים ביטחון, מקצועיות והובלה בטוחה בכלי, שנועד לנווט את הארגון בדרכו העסקית, ולקדם אותו בדרך להשגת יעדיו. ההקבלה בין ניהול מערך המיחשוב לנהיגה באופנועי שטח מובנת, בעיקר כיוון ששני הכלים עלולים להיות "מסוכנים", להתקלקל, להשבר ולגרום לרוכב או לארגון נזקים קשים ביותר. יחד עם זאת, אם מעיזים לרדת מהנתיב הראשי, הבטוח, מגלים עולם שונה שפותח אפשרויות ואפיקים חדשים, שלא נבחנו קודם לכן.

זה כבר לא סוד שמערכי המיחשוב הארגוניים הינם אחד הנכסים היקרים והחשובים בארגון. ולכן, האתגר שעומד בפני מנהלי IT משלב את הצורך לתכנן אותם נכון, הן מבחינה תקציבית והן מבחינה מקצועית, תוך כדי התכווננות לקראת היעד הסופי אליו שואף הארגון להגיע.

ניתן לזהות שני סוגים של מנהלי IT בארגונים: האחד שמרן, שלכאורה לא לוקח סיכונים בדומה לאופנוען שמקפיד לנסוע רק בדרך הראשית, המוכרת והבטוחה. מנהל זה בוחר, בדרך כלל, בדרכים המסורתיות והמקובלות בעולם המיחשוב והוא פועל על-פי נהלים ואבני דרך ידועות מראש. המנהל השני, היצירתי, מחפש דרכים שונות לניהול מערך המיחשוב בארגונו. הוא מעיז, מהמר על פתרונות ודרכים לא שגרתיות. זאת, בדומה לרוכב אופנוע הרפתקן, המחפש את הדרכים הצדדיות ומעיז לרדת מהנתיב הבטוח, בו כולם נוסעים.

כשבוחנים את שני "הטיפוסים" הללו נשאלת השאלה, לאן בפועל כל אחד מהם מגיע מבחינת השגת היעדים ומה קורה לו (ולמערך המיחשוב הארגוני) בדרך. אין ספק כי המנהל הראשון, השמרן, מנהל את המערך כביכול בביטחון ויציבות ובוחר בפתרונות וכלים מהמוכרים והמקובלים בשוק. הנהיגה הבטוחה והסולידית הזאת נותנת לארגון ולמנהליו תחושה שמערך המיחשוב שלו בידיים יציבות ואמינות. אולם, יחד עם זאת, דרך הבטוחה והמוכרת לעיתים יקרה יותר ולא בהכרח מתאימה לצרכי הארגון המשתנים או היחודיים. לעומתו, המנהל ה"מעיז" מחפש כל הזמן דרכים לא שגרתיות לנהל ולשלוט במערך המיחשוב כשהוא מוכן כל העת לשינויים המהירים בשוק (כמו בכביש), שמכתיבים קצב פיתוח מהיר של מערך זה על-מנת שהארגון יוכל להשאר ב"טופ". סגנון ניהולי זה, בדומה לנהיגת אקסטרים באופנוע, מצריכה עירנות ודריכות גבוהות על-מנת להיות מסוגל להתמודד עם כל מהמורה לא צפוייה בדרך. בדרך זו, קל יותר להתמודד ולתת מענה לצרכים ואתגרים חדשים שהארגון חווה בדרך העסקית שלו.

ישנן מהמורות הניתנות לפתרון טוב ויעיל יותר בדרכים יצירתיות, שמדי פעם אף לוקחות סיכונים. תעוזה ויצירתיות בניהול מערכי IT מסוגלות לעיתים להוזיל עלויות, וכן מציעות פתרונות טכנולוגיים שונים מהמקובל. למשל בהימור על מערכת פחות מוכרת אך חדשנית, או בבחירה במערכת שבדרך כלל מיועדת לטפל בתחום מסויים ולהשתמש בה לתחום אחר. חשוב לזכור כי בדרך זאת אומנם מתמודדים ביעילות ובצורה מקורית עם בעיות ודרישות הצצות בדרך אך יש להזהר לא לקחת סיכונים מיותרים ופניות חדות מדי שיובילו להתרסקות.

כאשר רוכבים על אופנוע בהרים, נתקלים מדי פעם בהפתעות כמו סלעים, מהמורות ודרכים שלא ניתן לעבור בהן. הרוכב עצמו הוא הבוחר את הנתיב ואת רמת הסיכון. אם הוא בוחר בשביל הסלול, הנסיעה תהיה בטוחה ובלי הפתעות והוא כנראה יגיע הביתה בבטחה. אבל בדרך זו הוא גם נהנה פחות. אולם, אם הרוכב בוחר בדרכים אחרות, פחות מוכרות, הוא צפוי להפתעות, מה שדורש ממנו להפגין מיומנות ומקצועיות יחד עם שליטה מלאה בכלי, בצד יכולת להתמודדות מהירה עם תנאי שטח משתנים. השליטה במערך IT דומה אם מנהל המערך בוחר לשמר את הקיים וללכת בדרך הבטוחה, מבלי להכנס להרפתקאות של שידרוג המערכות הקיימות בארגון ויישום והטמעת הפיתוחים והטכולוגיות החדשניים ביותר הקיימים בשוק. עבודתו תהיה קלה, בטוחה אך לא תמיד יעילה. במקרה של צרכים משתנים המערכת הקיימת לא תדע בהכרח להתמודד איתם ולטפל בהם. אולם, אם מנהל המערך יבחר בדרך של שידרוג המערכות הקיימות ושיפור יכולותיהן, הוא בוודאות ישיג יותר.

כאשר אנו בוחרים בנהיגת אקסטרים אנחנו חייבים להביט כל הזמן קדימה ולחפש מראש מה צופנת הדרך ומה עלינו לעשות. כך גם בניהול מערך מיחשוב, מנהל שישכיל להסתכל קדימה ולבחון כל העת לאיזה כיוונים הולך השוק והיכן הארגון שלו רוצה למצב את עצמו, כך נוכל להשיג מערך IT מתקדם ויעיל, שיצעיד את הארגון קדימה, תוך התאמת המערך מיחשוב לצרכים המתפתחים של הארגון ושל השוק. אולם, בשונה מעולם האופנועים והאקסטרים, בעולם ה-IT אסור לקחת סיכונים מיותרים למען הריגוש. משום כך, מומלץ תמיד לבחון טכנולוגיות חדשות ב-off line ורק כאשר משוכנעים שהן עובדות ומתאימות לארגון - יש ליישם אותן. כך לא מסכנים את הארגון שתלוי מאד במערך קריטי זה.

כנראה שבסופו של יום, הדרך הנכונה היא השילוב בין שתי הגישות. כלומר, כל מנהל IT צריך לשלב בין שני הצדדים – השמרן והיצירתי. שניהם צריכים להזין זה את זה וגם לשלוט ולנתב זה בזה. מידי פעם חשוב להיות יצירתי ולחשוב כיצד לפתור בעיות אולם מבלי לקחת סיכונים מיותרים וזאת, על-מנת להוביל את הארגון, בסופו של יום, הביתה בשלום.