כשמנהלי כספים יתחילו להאמין בטכנולוגיה

התשובה לכך היא פשוטה. לרוב, מערך BI משמש לקריאה בלבד (READ ONLY) ולכן הוא מובנה, כך שלרוב החישובים והסיכומים מתבצעים באופן פשוט וידוע מראש.

אנשי הכספים דורשים גמישות רבה לגבי אופן ניהול המידע ולא מסתפקים במידע הקיים במערכות התפעול אלא מוסיפים לו נדבכים, כגון רמת סיכון ומידע אחר וכאן נקודת הכשל של תפיסת ה-BI הקיימת.

אתגר נוסף העומד בפני יחידות ה-IT הוא בכך שלארגון הכספים יש שפה משלו ודרך חשיבה המאפיינת אותו ולשם כך נדרש איש-כספים-טכנולוגי שהוא יישות שאינה קיימת ברוב הארגונים. הכשל התקשורתי בין יחידת הכספים לבין היחידת IT מוביל ליצירת אי של מידע פיננסי המנוהל ומתוחזק על-ידי ארגון הכספים במנותק ממערכות המידע הניהולי הכלל ארגוניות. התוצאה: המידע החשוב מסוגו בארגון שעל-פיו מסתמכות החלטות כלכליות חשובות נבנה ומתוחזק באופן ידני בה בשעה שהארגון משקיע הון עתק בבניית מערכות מידע ניהולי.

פתרון BI פיננסי נכון יוכל לסייע לארגון להתמודד עם מקורות מידע שונים (מערכות ERP, ניהול תקציב, חיובים, אשראי ועוד), לעמוד בדרישה לגמישות מרבית ולממשק משתמש ידידותי במיוחד, לבצע אוטומציה של חישובים רבים, שנעשים כיום בדוחות אקסל שונים על-ידי מנהלים שונים, נוסחאות ייחודיות משתנות ועוד, וחשוב לא פחות - יכול לסייע לגלות חריגות בארגון. בנוסף, מבצעת המערכת ניהול סיכונים כדוגמת שינויים קיצוניים בשערי מטבע (למשל עבור חברות תעופה ותיירות).

BI פיננסי מספק למנהלים את התמונה המלאה אודות הביצועים הכספיים של החברה ממגוון נקודות מבט: איחוד מערך החיובים העולמי, ניטור ושליטה מלאה בהתאם לנוהלי החברה, ניהול אחיד של מערך הגבייה, ניתוח ושליטה על מקורות ההכנסה, ניתוח הרווחיות לפי קטגוריות, חיזוי החיובים, הגבייה וההכרה בהכנסה, וכן זיהוי סיכונים: לקוחות בסיכון, מעקב אחר התאמות בתחזית גבייה, Hedging - חשיפה לסיכון בהפרשי שער, סיכוני גבייה ועוד. המערכת משמשת את סמנכ"ל כספים, מנהלי הפרויקטים, מנהלי תחומים, סגני נשיא ואת נשיא ומנכ"ל החברה.

אילו הייתה בחברת פישצ'יפ מערכת BI פיננסית, יכול היה משה לחזות למשל כמה משאבים הוא יכול להסית מיפן למיאנמר, ואיך עליו להתמודד עם קריסת המטבע של איסלנד.

יחידות ה-IT בארגונים, העוסקות לאורך השנים בבניית מערכות המידע שלהם, נהגו עד-כה לאסוף את המידע והנתונים העסקיים, לסכמם ולהציגם בפני הנהלת החברה ומקבלי ההחלטות. אולם, העוסקים במלאכת ניתוח התוצאות אינם יכולים להסתפק בנתונים אלו, מכיוון שישנם פרמטרים רבים נוספים, אותם עליהם לקחת בחשבון בבואם לקבל תמונה מלאה, לדוגמה שיקולי רגולציה או הדרך שבה הארגון מתקשר עם שלטונות החוק והבורסה. על כל ארגון להתאים עצמו לרגולציה או לחוק הרלוונטי לתחום עיסוקו.

אמנם קשה להאמין, אך כיום ניתן למצוא עדיין ארגונים, שלא נערכו מראש ומשתמשים בגיליונות נתונים כדוגמת אקסל, ככלי רגולציה עיקרי. מפתיע, אך גם בחברות גדולות שחלקן נסחר בבורסה לפי שווי של מיליארדי שקלים, ניתן עדיין למצוא את סמנכ"ל הכספים, מחלקת הנהלת חשבונות ופמלייה של האנליסטים עסוקים למשך שבועות רבים מדי רבעון ב"יצירת האמת הארגונית שלהן": בטבלאות אקסל... בארגונים קיים מידע חשוב, שרובו מאוחסן בגיליונות נתונים, הנגישים למספר מצומצם של אנשים, עובדה הפוגעת בעבודה השוטפת של הארגון.

עבודה בגיליון נתונים מצריכה בנייה ידנית, לא מטוייבת של כלל הדוחות מדי חודש בלא אפשרות לבצע שאילתות ולנתח את המידע, וכן לא ניתן לראות רצף פעילויות שנתי והשוואה חודשית, ולכן אין אפשרות להציג בפני המנהלים את כל המידע, המספק להם תמונה מלאה על המתרחש בפועל בארגון.

מסתבר שיש פתרון מחשובי שיכול לעזור למשה ועמיתיו לערוך תרחישים על הנתונים האמיתיים של הארגון בזמן אמת, אפילו במהלך הישיבה. פתרון כזה עשוי לסייע לגלות חריגות בארגון, לסייע בניהול סיכונים ולקבל תמונה מלאה אודות המידע הפיננסי של החברות הבנות.

פתרון ה-BI מוטמע ברמת התהליכים בארגון. על הארגון להבין מהם התהליכים הידניים, הנעשים אצלו היום, במטרה לבצע בהם אוטומטיזציה ולהעביר את הידע, הנמצא בראש העובד למערכת ארגונית-מרכזית, הפועלת בצורה אוטומטית. מדובר על פתרון, המסוגל לשאוב נתונים מכל מקום ובכל פורמט, כולל מאקסל ולטייב אותם באופן נכון.