כיצד למזער גניבות במקום העבודה

אחד הגורמים הבעייתיים המאיימים על חסינותם של עסקים הוא גניבות פנים ארגוניות המתבצעות על-ידי עובדי המקום.

תופעות שכיחות מן הסוג הזה יכולות להיווצר כתוצאה מגיוס עובדים ברמת אמינות נמוכה, פיקוח רופף ואי יישום בקרות פיננסיות בסיסיות. כל אלו יוצרים סביבה המאפשרת גניבות והונאות פנימיות כפי שגילו בשנים האחרונות בתי השקעות גדולים, מפעלים, ולאחרונה חברת הכבלים יס.

מרבית הארגונים לא משקיעים מחשבה או תקציב לטיפול בגניבות של עובדים או במניעת התנהגות שאינה נאותה. ארגונים שמטפלים בבעיה עושים זאת באמצעות פונקציות שונות מתוך הארגון, כגון: קציני ביטחון, מנהלים ולעיתים אף מחלקת משאבי אנוש. מאחר שבעלי התפקידים הללו, אינם מוכשרים ייעודית לטיפול בתופעה הזו, הדבר מוביל לא פעם לבחירה לא נכונה של שיטות בקרה ואמצעי התמודדות.

פעמים רבות צפויים בעלי התפקידים הללו לנקוט בפעולה נקודתית לבעיה מזדמנת, תוך התעלמות - לא מכוונת - מהתמונה כולה. על-מנת לטפל בתופעה ולמגר אותה עדיף לפנות לגישה מתודולוגית מערכתית שתקטין את הנזקים לארגון, ותספק כלים טובים יותר להתמודדות פנימית.

כדי להימנע מתופעות של מעילה וגניבות צריך המעסיק להקפיד על פעולות הכרחיות כגון:

- בדיקות רקע טרום תעסוקה שימזערו את הסיכוי להעסקת עובדים שיש פגם ברמת אמינותם. רצוי מעבר לשני השלבים הראשונים, המקובלים של קורות חיים וראיון עבודה, לערוך בירור רקע על מועמד לעבודה דרך גורמים שונים אשר יכולים לתת תמונה ברורה ומקיפה יותר על התאמתו לתפקיד כמו חיפוש בפרופילים, אתרים ורשתות חברתיות. ניתן ללמוד על אופי, פעילויות, יציבות ועוד תכונות על המועמד. השימוש בפוליגרף, שהיה עד לא מזמן מקובל בקרב חברות במסגרת תהליך קבלת עובדים נתון למגבלות והסתייגויות משפטיות וארגוניות.

חשוב מאוד לתת את משימת חיפוש המידע, לאדם אשר מכיר את האתרים השונים, מקצועי ולמד את התחום ואף יודע ומיומן לערוך את החיפוש / ראיון עבודה בצורה מיטבית.

- תקשור מדיניות האתיקה של הארגון - יש ליידע את העובדים בנהלים הקשורים להונאה, להשריש ולהפנים את האינפורמציה וליידע מה הן ההשלכות הכרוכות בהפרות מדיניות זו.

- יש לייצר סביבת עבודה חיובית, שמעודדת את העובדים לעקוב אחר המדיניות והנהלים, על-מנת שיפעלו לטובת האינטרסים של הארגון.

- יש לבצע ביקורות פנימיות אקראיות ומתוזמנות על-מנת לאתר נקודות תורפה חדשות. רצוי לבצע מבדק - ביקורת תקופתית, שבוחנת אם חלה שחיקה ברמת האתיקה התעסוקתית ומוסר העבודה של העובד בשל השפעות שליליות בתוך הארגון או בשל אירועים ונסיבות החיים הפרטיים. בהמשך יש לבדוק את האפקטיביות של הביקורות. מבדקים אלה שומרים את העובד "במתח" תמידי ובידיעה שיש פיקוח ואכיפה כך שהעובד ישקול את הכדאיות שלו בטרם יבצע נזק או מעילה כלשהי בארגון.

- רצוי לספק לעובדים, ספקים ולקוחות מערכת דיווח אנונימית על כל הפרה של המדיניות והנהלים.

- יש לחקור כל אירוע ולדווח עליו. חקירה יסודית ומהירה של הפרות מדיניות ונהלים, והאשמות וחשדות על הונאה - יסייעו לקבל החלטות מושכלות ולצמצם את ההפסדים.

לסיכום, על הנהלת החברה לשמש דוגמה לעובדים, להוביל מהלכים ובעזרת יישום המלצות אלו ונוספות ניתן להפחית באופן משמעותי את פרצי האבטחה ואפשרויות המעילה/גניבה על-ידי העובדים, ובכך להגן על נכסי הארגון.

אם אתם חושדים בפעילות הונאה של עובדים, ורוצים למנוע הישנותם של מקרים כאלו, רצוי לפנות לסיוע מקצועי כדי לנהל בדיקה / חקירה מהימנה ולהגיע לתוצאות יעילות.