בעלי מקצועות חופשיים מוזמנים להעביר אלינו לפרסום מאמרים, מידע בעל ערך חדשותי, חוות דעת מקצועיות בתחומים משפט, כלכלה, שוק ההון, ממשל, תקשורת ועוד, וכן כתבי טענות בהליכים בבית המשפט.
דוא"ל: vip@news1.co.il
|
|
|
חשיבות תיעוד התהליכים העסקיים ותִחזוקם
|
הכנסת מערכת מידע לארגון מקטינה את תלותו בעובדים ומאפשרת ייעול תהליכים ושיתוף ידע ● אך כדי לנהל את הנכס האסטרטגי הזה לא מספיקה מערכת מעולה, אלא תרבות ארגונית של שיתוף ידע ● מערכות מידע - לא רק לעסקים גדולים
|
הכנסת מערכת מידע לארגון דורשת נכונות של העובדים לחלוק בידע שלהם
|
|
|
|
|
|
הכנסה או הקמה של מערכת מידע, הינה נקודת זמן חשובה במיוחד לתחילתו של תיעוד התהליכים העסקיים, וזוהי הזדמנות פז לנצל מהלך זה לעשות "סדר" בפעילות והתיעוד הארגוני. הארגון נדרש להשקעה עצומה של זמן ומשאבים רבים. הצלחת היישום תלויה בעבודה נכונה ובליווי נכון של היישום ותהליך ההטמעה בארגון. לפיכך, חשיבה על העתיד היא חלק מהותי בפעילות הנדרשת בתהליך הכנסה של מערכת מידע חדשה לארגון. תפקידם של המשתתפים במהלך זה אינו מסתכם רק במתן מענה לצרכים מיידיים, אלא כולל גם צפייה מראש של הצרכים העתידיים ובניית הפתרון המתאים, אשר יהיה מסוגל להתפתח ולתמוך בצרכים אלו. לכן, חשוב מאוד הוא שיתוף ההנהלה והמשתמשים בארגון לאורך כל שלבי הפרויקט: אפיון תהליך, כולל ניתוח המצב הקיים לעומת המצב הרצוי, התאמת התהליך במערכת, הובלת תהליך השינוי הנדרש וכו'. מניסיון בשטח עולה כי למרות שהושקעו מאמצים ומשאבים רבים בנושא, תהליכים עסקיים רבים מבוצעים עדיין באופן ידני או באופן חלקי או לחלופין, התהליכים קשיחים מאד וקשה לנהל אותם. תהליכים אלה, הנבדלים מארגון לארגון, מתאפיינים בעיקר בצרכים נוספים כמו: ניהול ידע ותיעוד, מעקב ובקרה יעילים, שרשור של תהליך לרמות שונות, איתור מידע וקבלת דוחות בחיתוכים שונים לניתוח והסקת מסקנות. בשורה התחתונה: תמיכה בהשגת אפקטיביות ארגונית מושתתת על הגדרה נכונה וברורה של "מי אמור לעשות מה - וכיצד" ובנוסף, תיעוד התהליך בכל מגזר של הארגון. קיימת נטייה לחשוב שניהול ידע נחוץ רק בארגונים גדולים. בארגונים גדולים הרבה ידע מפוזר בקרב אנשים רבים. החשיבות נראית ברורה יותר, שכן, פעמים רבות יותר יכולים להיווצר בארגון גדול מצבים בהם אנשים שונים עוסקים בפרויקטים דומים ללא שידעו אחד על קיומו של השני. או לדוגמה: מחלקה מסוימת פונה ללקוח מסוים מבלי לדעת שנוצר קשר בעבר ללא ידיעת הסטטוס ללקוח זה. ומה קורה בארגונים קטנים? האם בהם לא נצבר ידע לא פורמאלי וניסיון בקרב העובדים? האם בהם אין בעיית עזיבת עובדים? לעיתים בארגונים קטנים, בעיה זו יכולה להיות חמורה אף יותר. ניתן לחוש זאת במיוחד כאשר החברה תלויה באדם אחד היודע הכל ובלעדיו לא ניתן יהיה לנהל את הפעילות המסוימת בחברה. ארגונים קטנים יכולים להיות לפעמים מפוזרים ביחידות גיאוגרפיות קטנות המהוות יחידות עצמאיות אך מבצעות פרויקטים דומים. ברור, אך לא פשוט, שיש מקום לניהול ידע בקרב ארגונים קטנים. תיעוד התהליך, הן מבחינת התהליך העסקי והן בפן של כיצד ליישמו במערכת, הינו נדבך חשוב מאוד. ארגונים רבים לא נותנים את הדעת לחשיבותו של תיעוד זה, אולם נתקלים בבעייתיות הרבה הן בעת תחלופה של עובדים וזליגת הידע אל מחוץ לארגון, והן כאשר באים לבחון היכן הן הנקודות הבעייתיות בתהליך. הניסיון בשטח מלמד כי ארגונים אשר דאגו לתיעוד זה, הושפעו פחות מנושא תחלופת העובדים בארגון, היות ותמיד ניתן היה לחזור ולפנות לחוברות ההדרכה, ואילו כאשר הגיעו לנקודה בה רצו לבדוק ולבחון תהליך על-מנת לשפרו, נחסכו משאבי זמן וכסף באפיון המצב הקיים היות והכל מתועד. לצורך שימור הידע בארגון נדרש אם כך, לדאוג למסמכי הדרכה ומסמכי תיעוד לתהליכים העסקיים המתנהלים בארגון אשר יאוחסנו בספריה הנגישה לעובדים בארגון, וכמובן לגורם שינהל מרכז ידע זה. עם הזמן תופתעו לגלות את היתרונות הגלומות ממהלך זה, כמו: א. הנגישות למידע מאחדת, הידע הקיים הופך לנחלת הכלל (בהתאם להרשאות, כמובן). ב. סביבת עבודה תומכת הדרכה גורמת לעובדים לדבר ב"אותה שפה". ג. קל יותר לשפר את התהליכים העסקיים, כי כל העובדים בארגון שותפים להם. ד. הפחתת סיכון כתוצאה מעזיבת עובדים. ה. מקצר ומייעל את תהליכי העבודה. מניסיון בניהול ידע בארגונים אנו למדים כי תרבות של שיתוף הידע הינה תנאי הכרחי לניהול אפקטיבי של הנכס האסטרטגי הזה. בהעדרה, לא נהלים חכמים ומערכות מידע מעולות יספיקו. במקום בו עובדים מאמינים ששיתוף אחרים בידע שלהם יגרום לאובדן כוחם, ואם יבקשו ידע מאחרים יחשפו את חולשתם – כל מאמץ לקדם את ניהול הידע לא יצלח. ולכן, חשובה מאוד כאן צורת פעילות ההנהלה והתרבות הארגונית שהיא מנחילה בארגון.
|
|
מורן נסיר - מנכ"ל חברת More Choices Ltd
|
|
תאריך:
|
09/09/2008
|
|
|
עודכן:
|
11/09/2008
|
|
מורן נסיר - מנכ"ל
|
חשיבות תיעוד התהליכים העסקיים ותִחזוקם
|
|
כך באמת צריך לנהוג בעת משבר: חברות הסלולר לא מגיבות באופן רשמי לפרסום ההנחיות של משרד הבריאות לצמצם את השימוש במכשירים סלולריים. בשביל זה יש להן את הפורום המקצועי. התקשורת בעת משבר תמיד מחפשת אשמים: מי מסכן את ילדינו? כל חברות הסלולר שותקות כרגע, ובצדק. השאלה אם הן אחראיות באיזושהי דרך אינה רלוונטית כעת, ורק בניהול מושכל של אסטרטגיה תקשורתית, הן גם לא יצטרכו לקחת אחריות לעולם. ואולי, אפילו, גם להרוויח מהמשבר.
|
|
|
הגענו לפרשת קרח, שתוכנה אקטואלי תמיד כידוע, ולא רק בשבוע בו קוראים אותה. זהו שאומר לנו רש"י בפירושו הראשון למלים הראשונות בפרשה: ויקח קרח. פרשה זו יפה נדרשת במדרש רבי תנחומא: ובפירוש השני הוא אומר: לקח את עצמו לצד אחד להיות נחלק מתוך העדה לעורר על הכהונה. וזהו שתרגם אונקלוס "וְאִתפְּלֶג" נחלק משאר העדה להחזיק במחלוקת. נו, אז אם מדובר במחלוקת ופילוגים, ברור מדוע הנושא אקטואלי תמיד. כל כך אקטואלי, עד שנכון לרגע זה – עדיין לא החלטתי במה בדיוק להתרכז. מצאתי שכל רעיון שעלה בדעתי כנושא לרשימה זו, כבר כתבתי עליו בשנים קודמות. בעיה.
|
|
|
השומרים היו עם עתיק שחי במסופוטמיה, עירק של היום, באלף הרביעי עד האלף השני לפני הספירה. הם חיו, תוך מלחמות מתמידות בין עריהם, ערי מדינות, אך בשלום ושלווה עִם עַם אחר, שחי בסמיכות להם ובקרבם - העם האכדי, שהיה עם שמי ושעימו הם היוו ממלכה אחת - ממלכת כי אויר וכי אנגי, ממלכת אכד ושומר.
|
|
|
מדד המחירים שזינק בחודש אפריל בשיעור של 1.5% ופורסם לפני ימים אחדים, הדהים/הביך את האנליסטים הכלכליים שצפו עלייה של עד אחוז במדד זה. אולי עכשיו ילמדו שלא להתנבא בעטיפה של מומחים. הכישלון המקצועי של "המומחים" במירכאות אינו העיקר. גם לא התגובה התקשורתית/ ציבורית לנתון הכלכלי. זו התרכזה בעיקר במדורי הכלכלה ולא טיפסה לכותרות הראשיות.
|
|
|
יאיר גרבוז מספר בתערוכתו 'כתבתי ציור חדש' באומר ובחומר על ארץ-ישראל והגולה המזרח-אירופאית, בתקופה קובעת ומכרעת בתולדות עם ישראל, כמו גם בתולדות האנושות, מראשית המאה ה-20 עד אמצעיתה. הגעגועים שגרבוז מבטא למילים ומושגים, מצבים ואורח החיים של אותה תקופה, שלובים בהתרסה, מרד, מרי ומהפכנות כלפי ומבעד למה שהיה ואיננו עוד.
|
|
|
|