עבודה נכונה

בשנים האחרונות חלו שינויים מהותיים מבחינת נטלי ההוכחה החלים על מעביד במחלוקות מול העובד. לאור זאת, בשורות הבאות מוצגים מספר כלים בסיסיים לניהול נכון מבחינת משפט העבודה.

הודעה בכתב על תנאי עבודה. רוב המעסיקים סבורים, שהחובה היא לערוך הסכם עבודה. אולם החוק מדבר על הודעה על תנאי עבודה בכתב, אשר יש לכלול בה מרכיבים מהותיים הקבועים בחוק ובתקנות. זהו מסמך מהותי המהווה את לב העסקתו של כל עובד, ואשר חובה לתת לעובד תוך 30 יום מתחילת עבודתו, ולעדכן בו כל שינוי בשכר העובד.

מסמך זה אמור לעגן את תנאי השכר של העובד ובכך למנוע מחלוקות ביחס לגובה השכר, אופן התשלום, חישוב זכויות, השכר הקובע, מהות עמלות/פרמיות שמשולמות ועוד. בהעדרו של מסמך כזה, הנטל לסתור את טענות העובד מוטל על המעסיק. לכן קיומו של מסמך זה יקנה הגנה מירבית למעביד.

ניהול רישום של שעות עבודה. על המעביד להוכיח את קיומן של 60 שעות נוספות בחודש, ומעבר לכך הנטל הוא על העובד. לכן יש חשיבות רבה לניהול רישום שעות עבודה אלקטרוני ו/או על-ידי מערכת ביומטרית, אשר תתעד באופן מדויק את שעות העבודה, רצוי - כולל זמני הפסקה.

פנקס חופשה. כל עובד זכאי לצבירת ימי חופשה בכל שנת עבודה בהתאם לקבוע בחוק. החוק דורש ניהול פנקס חופשה, בו יהיה תיעוד של תאריכי החופשה והתשלום בגינם.

הלנת שכר. מעבידים רבים נוטים לחשוב שהמועד החוקי לתשלום שכר הוא עשרה לחודש, אולם מדובר בטעות יסודית. התשלום אמור להיות מבוצע עד תשעה לחודש. תשלום מאוחר יותר מהווה הלנת שכר.

ניהול תלושי שכר כדין. עובד יכול לקבל פיצוי של עד 5,000 שקל בגין כל תלוש שכר שאינו ערוך כדין. לכן, יש לוודא שהתלוש כולל בין היתר שעות עבודה, פירוט שעות נוספות/שבת, ניהול ימי חופשה וניהול ימי מחלה. בתי הדין לעבודה רואים נתונים אלו כראיה מכרעת ולכן יש חשיבות רבה לדיוק בהם.

הפקדות לקופת גמל. מ-1.1.08 קיימת חובת עריכת פנסיה לעובדים, גם אלו שלא חלים עליהם הסכמים קיבוציים. חובת ההפרשה לגמל ופיצויים היא לאחר חצי שנת עבודה, אלא אם לעובד קופה פעילה ממקום עבודה קודם, והנטל להוכחת נושא זה הוא על העובד. את הניכויים יש להפקיד עד 15 בכל חודש, ואיחור גורר קנסות ותביעות אפשריות מצד הקופה.

נוהל שימוש ברכב. יש לוודא שעובד המקבל רכש ממקום העבודה חתום על נוהל שימוש ברכב, המתייחס לנושא קנסות, דוחות חניה, עבירות תנועה ותאונות. זהו מסמך חשוב שיאפשר למעביד לנכות כספים במקרה של נזק שגרם העובד.

הליכי פיטורים. יש לבצע הליכי פיטורים מסודרים הכוללים מכתב מפורט של זימון לשימוע, ניהול פרוטוקול שימוע מפורט ומכתב פיטורים או מכתב על המשך עבודה, לאחר סיום השימוע. כל עובד אשר סיים לעבוד, חייב לקבל מסמך מהמעסיק ובו מועד תחילת העבודה ומועד סיומה.

טופס 161 ומכתבי העברת בעלות בפוליסות. יש להנפיק מסמכים אלו בכל מקרה של סיום העסקה (למעט מקרים חריגים של עבירות משמעת חמורות וקיומם של תנאים לשלילת פיצויים), בתוך 15 יום מסיום ההעסקה.