תהליך הסגירה והדיווח הכספי הינו חלק בלתי נפרד משגרת העבודה של מחלקות כספים בחברות ציבוריות, אשר מתחיל משלב סיום תקופת החתך (ואף קודם לכן) ועד מועד פרסום הדוחות. כידוע, קיימת שונות גבוהה בין מועדי הדיווח בין החברות, שעל פניו למי שמסתכל מהצד, נראה כתאריך אקראי וחסר משמעות, עם זאת, מהסתכלות מזווית אחרת, ניתן להבין כי למועד הדיווח הכספי ישנן משמעויות נוספות, אשר יכולות להצביע על תפקוד ויעילות המערך הפיננסי בארגון.
היכן נמצאת חברתך ביחס לחברות אחרות? לפי נתוני הבורסה לניירות ערך בדבר מועדי פרסום הדוחות הכספיים של החברות הנסחרות בישראל, משך הזמן עד למועד פרסום הדוח השנתי הקודם, לשנת 2015, ארך בממוצע 80 יום, בקרב נתוני 450 חברות ציבוריות שנבחנו, ולצורך פרסום כלל הדוחות ברמה שנתית (כולל דוחות רבעוניים) הזמן הממוצע שהושקע במצטבר הינו כ-240 יום בשנה.
מניתוח הנתונים עולה כי במגזר הפיננסי וההייטק החברות מפרסמות את דוחותיהן תוך זמן קצר יותר, מיתר החברות. דבר הנובע בעיקר כתוצאה מרגולציה המחייבת את החברות לזמני דיווח קצרים.
כך למשל, בשנת 2013 המפקח על הבנקים, דאז דודו זקן, הורה לתאגידים בנקאיים על הקדמת מועד פרסום הדוחות לציבור ל-60 יום בדוח השנתי ו-45 יום בדוח הכספי הרבעוני. כאשר המטרה המרכזית הייתה "התאמת מועד הדיווח למקובל בארה"ב וכדי לאפשר לקוראי הדוחות הכספיים לקבל מידע על המצב הכספי של הבנק ותוצאות פעילותיו במועד מוקדם יותר".
למעט חברות אלו, במרבית המקרים מועד הדיווח הכספי נקבע בעיקר על-פי שיקולים פנימיים, ובכפוף להחלטת ההנהלה והדירקטוריון, תוך שמירה על מסגרת הימים המותרת על-ידי הרשות לני"ע - 90 יום לפרסום הדוח השנתי.
מאידך-גיסא, כאשר מסתכלים על חברות הנסחרות בארה"ב הכפופות לדרישות רשות ניירות ערך האמריקנית ובורסות נוספות, ניתן לראות כי משך הזמן עד למועד פרסום הדוחות בחברות אלו הינו קצר משמעותית, ביחס למרבית החברות הנסחרות בישראל.
אומנם חברות הנסחרות בבורסה בישראל אינן מחויבות על-פי הוראת החוק לפרסום דוחותיהן בזמן קצר יותר, עם זאת, מעבר להיבט הרגולטורי, יש להבין שכאשר הזמן המושקע בהכנת הדוחות הינו ארוך ומתמשך, תחושת העומס בקרב העובדים גוברת, בדגש על עובדי מחלקת הכספים אשר עיקר האחריות על הכנה ועריכת הדוחות הכספיים נשענת על כתפיהם. כמו-כן, יש לציין כי במהלך תקופה זו, תשומות אלו אינן מופנות לטובת פעילויות אחרות היוצרות ערך עסקי לארגון, למשל, פעילויות ניתוח נתונים עסקיים ופיננסיים המייצרים תובנות עסקיות למקבלי ההחלטות.
האפשרות לקצר את מועד הדיווח הכספי הינה ממשית וברת ביצוע, וטומנת בחובה תועלות רבות, ביניהן:
- הפחתת העומס ופינוי הזמן של כוח האדם במחלקת הכספים לטובת פעילויות עסקיות
- חיסכון בעלויות כתוצאה מייעול התהליך
- יצירת ערך לבעלי המניות וההנהלה בפרסום מוקדם של הדוחות הכספיים, ועוד.
לפיכך,
על סמנכ"ל הכספים בחברה לשאול עצמו, האם הוא עושה מספיק על-מנת להוביל לקיצור זמני הדיווח הכספי בחברתו? בשנים האחרונות, ניתן לראות יותר ויותר חברות אשר הטמיעו תהליכי סגירה ודיווח כספי אפקטיביים, באמצעות יצירת סטנדרטיזציה של הפעילויות והבקרות לאורך התהליך, הוספת מיכון ואוטומציה וכן סנכרון מיטבי של הממשקים בין היחידות המעורבות.
הפוטנציאל הוא עצום ומאפשר קיצור ממוצע של כ-50-70 ימים בשנה! חישבו: כמה משאבים הינכם משקיעים באותם 50-70 ימים הנוספים? מה הייתם עושים אילו הזמן הזה היה מתפנה עבורכם? איזה ערך הייתם יכולים לייצר עבור חברתכם בזמן הזה? חברה המעוניינת בשיפור וייעול תהליך הסגירה והדיווח, צריכה להסתכל על התהליך בראייה רוחבית אינטגרטיבית, תוך הבנת הפעילויות, הממשקים והתלויות בין היחידות המעורבות בתהליך, בתוך ומחוץ למחלקת הכספים, וכן הכלים והמערכות בהם נעשה שימוש.
קיצור תהליך הסגירה והדיווח הכספי כולל מספר שלבים עיקריים:
1. התאמת יעדי הדיווח הכספי לאסטרטגיה הארגונית הכוללת.
2. ביצוע אופטימיזציה של התהליך והמשאבים התומכים בו, תוך הקדמת הפעילויות בנתיב הקריטי.
3. זיהוי הזדמנויות לשילוב אוטומציה ושימוש יעיל בטכנולוגיה להשגת שקיפות, זמינות ודיוק של המידע.
4. גיבוש תהליך סגירה ודיווח כספי מיטבי הנותן מענה לצרכי הארגון.
בנוסף, שלב קריטי בתהליך הינו רתימה מלאה של כל בעלי העניין ומחויבות של ההנהלה, אשר תאפשר השגת התוצאות העסקיות הרצויות.
ההזדמנות ליצירת השינוי קיימת, והערך שלה הינו משמעותי עבור הארגון בכלל ומחלקת הכספים בפרט.
אם כך נשאלת השאלה, האם חברתך ערוכה לתקופת הדוחות הקרבה? 
