ועידת ויקימניה נערכת מדי שנה במדינה אחרת, במטרה, בין היתר, לתמוך ולעודד את פעילות הקהילה והשפה המקומית. ועידות קודמות של ויקימניה נערכו בפרנקפורט (גרמניה, 2005), בבוסטון (ארה"ב, 2006), טאיפי (טאיוואן, 2007), אלכסנדריה (מצרים, 2008), בואנוס איירס (ארגנטינה, 2009) ובעוד חודשיים, בחודש אוגוסט הקרוב, הוועידה תיערך בגדנסק, פולין.
במהלך החודשים האחרונים עמלו מתנדבי העמותה, ביחד עם עיריית חיפה, אתוס - חברת ההפקות של עיריית חיפה, אוניברסיטת חיפה וגורמים נוספים על תכנון הלוגיסטיקה של הכינוס, גיוס חסויות פוטנציאליות ותיאום בין כל הגורמים. כל העבודה בוצעו כאמור בהתנדבות, על-ידי מתנדבי העמותה ומתנדבים בוויקיפדיה בצוות עבודה מיוחד שהוקם לצורך הפרויקט.
התקציב הכולל של הוועידה מוערך בכמיליון שקל, אשר רובו ימומן על-ידי נותני חסויות ותרומות. את הפקת ותכנון הכינוס עושים מתנדבי העמותה, לצד צוות ההפקה הבינלאומי של הוועידה, שמורכב גם הוא ממתנדבים שיתמקד בנושאי התוכן בוועידה.
במסגרת המאמץ לאפשר ייצוג של נציגים מרחבי העולם בוועידה, כבכל שנה, יוקצו עשרות מלגות השתתפות כחלק מתקציב הכינוס לסייע לפעילי הפרויקט מרחבי העולם להשתתף בכינוס - זאת בנוסף לתמיכה שמקבל הכינוס ממשרד החוץ הישראלי וגורמים נוספים במטרה לאפשר השתתפות רבה ככל שניתן בכינוס לנציגים מהעולם וכמובן - גם למשתתפים מישראל.
רבים מהמשתתפים בכינוס הם מובילי דעה באינטרנט והם אלה שלוקחים חלק בכתיבת מאגר הידע הפופולרי והנפוץ בעולם - האנציקלופדיה ויקיפדיה. כחלק מהחשיבות שרואה ויקימדיה ישראל בחשיפת פניה של ישראל לעולם, הייתה ויקימדיה ישראל היחידה שבנוסף לתוכנית הכינוס במסגרת המכרז, הציעה לכל משתתף לבחור לאחר סיום הכינוס גם טיול ברחבי הארץ - בגליל, בירושלים, בעכו או בחיפה עצמה כחלק מחיזוק הזיקה של המשתתפים לתיירות בישראל. בנוסף לכך, יוקצו מתנדבים בצוות ההפקה שיסייעו למשתתפים שירצו לטייל ולהישאר בישראל עוד מספר ימים.
הוועידה השביעית של ויקימאניה תתקיים במקביל לשנה ה-250 לייסודה של חיפה המודרנית במהלך חודש אוגוסט 2011 באודיטוריום חיפה.
ויקיפדיה, האנציקלופדיה השיתופית החופשית, נוסדה על-ידי ג'ימי ויילס ב-2001. כיום היא פועלת ב-265 שפות ומכילה למעלה מ-12 מיליון מאמרים. ויקיפדיה זוכה ללמעלה מ-300 מיליון עמודים נצפים בחודש. רשת אתרי ויקימדיה היא כיום בין חמשת אתרי האינטרנט הנצפים ביותר בעולם.
עמותת ויקימדיה ישראל היא עמותה רשומה (ע"ר 580476430) הפועלת בשיתוף פעולה עם קרן ויקימדיה הבינלאומית לקידום הידע וההשכלה בישראל באמצעות איסופם, יצירתם והפצתם של תכנים חופשיים. העמותה היא חלק מרשת אגודות ויקימדיה הפועלות ברחבי העולם. קרן ויקימדיה העולמית היא הגוף העומד ותומך במיזמי קוד פתוח רבים שהפופולרי שבהם היא האנציקלופדיה ויקיפדיה כאשר מטרתה העיקרית לאפשר לכל אדם בעולם גישה חופשית למקורות ידע ומידע.
