רשות ניירות ערך באמריקנית ה-SEC (להלן - הרשות/SEC) נקטה לאחרונה בהליכים מנהליים שכללו צו חדילה כנגד קצינת ציות ראשית של חברת השקעות זאת בגין הפרת הוראות בדבר שמירת רשומות בתאגיד
1.
זהו צעד חריג של נקיטת צעדים כנגד קצין ציות בתאגיד פיננסי, בו הרשות מטילה עליו אחריות לכשלים, המאפשר הצצה על הנורמות המצופות מקציני הציות, ובהם כללי "עשה" ו"אל תעשה" בעת תיעוד סקירת תאימות, קביעות ומסמכי תאימות מרכזיים אחרים.
המקרה
ב-10/2016 העלתה קצינת ציות ראשית כי אחד האנליסטים בחברה עשה שימוש במידע פנימי, בהליך הערכת שווי שוק של חברה לצורך מכירה. למרות זאת, קצינת הציות הראשית קבעה כי הערכת שווי שוק זו בוצעה ללא חשיפה למידע שאינו ציבורי, ואפשרה בכך לאנליסט להמשיך ולעבוד על העסקה.
בסוף אותה שנה, זמן קצר לאחר שהעסקה, שהצליחה מעל המשוער, הוכרזה בפומבי, הורה מנהל החברה לקצינת הציות לתעד בדוח את ממצאי הבדיקה, וזאת כדי שיהיה תיעוד אם הדברים יחקרו על-ידי הרגולטור. ברם, במקום לערוך דוח, יצרה (במחשב) קצינת הציות קובץ ריק הכולל "נושא" ו"תאריך" (21..10..16) אך ללא תוכן, כאשר היא לא מתעדת, לא את דוח הערכה שלה ולא את המסמכים הרלוונטיים לאותה עסקה.
חודשים לאחר מכן, החלה רשות ניירות ערך לבדוק את אותו אנליסט ומצאה כשלים בעמידתו בהוראות. על-רקע זה פנה שוב מנהל החברה לקצינת הציות. בתגובה ערכה (ב-9/2017) קצינת הציות תזכיר (Compliance Memo) כאשר היא מתארכת אותו (backdate) למועד בו היא נתנה בעבר את חוות דעת (10/2016). כתוצאה מכך, תזכיר הציות הכיל אי-דיוקים עובדתיים מרובים, כולל אי-דיוקים לגבי העובדות סביב החשיפה הפוטנציאלית של האנליסט למידע הפנימי. פעולות אלה ופעולות הסחה נוספות שעשתה קצינת הציות הביאו לכך שב 6/2018 קיבלה קצינת הציות צו המורה לה על הפסקת עבודתה וננקטו נגדה בהליכים מנהליים.
ב-30.9.2020 ניתנה כנגד קצינת הציות החלטה של רשות לניירות ערך (SEC) המטילה עליה איסור לפעול בתפקיד קצין ציות עם כל מתווך, סוחר או יועץ השקעות במשך שלוש שנים, איסור לעסוק בפני ה-SEC כעו"ד למשך שנה וקנס אזרחי בסך 25,000 דולר.
כללי עשה ואל תעשה
ממקרה חריג זה ניתן ללמוד על אופן מילוי החובות של קציני ציות בכלל, ועל הליכי "עשה" ו"אל תעשה" בעת תיעוד סקירת תאימות, קביעות ומסמכי ציות מרכזיים אחרים מאידך-גיסא, כדלקמן:
- "אל" תתמהמה בתיעוד סקירות וקביעות ציות. כדאי לעשות זאת במקביל לביצוע הסקירות והקביעות. לכל הפחות רצוי להקפיד בזמן אמת על רישום הערות מהותיות של עובדות והניתוחים העומדים בבסיס הסקירות.
- "אל" תתארך לאחור מסמכים כדי לגרום להם להיראות כאילו הם מהווים רישום זמני לאירועים כאשר לא ביצעת בזמן אמת בדיקות אלה.
- "אל" תמנע משיתוף פעולה מלא וגילו מסמכים מצוות הבדיקה של הרגולטור, גם אם אתה חושב שמסמכים מסוימים עלולים להזיק לך.
- "עשה" מסמך המתעד ביקורות וקביעות ציות לאחר מעשה לא יכול להיחשב כמסמך שנערך בזמן אמת (עם הגילוי).
- "עשה" (ערוך) סקירות והסתמך על הערות מהותיות של העובדות והניתוחים העומדים בבסיס סקירות וקביעות הציות, אם אתה מתעד ביקורת וקביעת תאימות לאחר מעשה.
סוף דבר
כפי שראינו, החקירה של רשות לניירות ערך האמריקנית התמקדה בתיעוד שערך קצין הציות, כאשר היא מצאה סתירות, אי-התאמות ובייחוד תיארוך לאחור, היא בססה על כך את החלטתה לנקוט בעיצומים. אשר על כן אין להתפלא כי קצין ציות משמש עבור הרגולטורים נקודת ציר מרכזית בחקירתם. תאגידים משתמשים בקציני ציות כדי לאשר את דרכי התנהלותם, ולכן קציני ציות חייבים להפנים כי הם אלה שעומדים היום בחזית. והרי כאן, ה-SEC קבע, על בסיס הכשלים בתיעוד כי קצינת הציות סייעה לדבר עבירה, בכך שהיא אפשרה לאנליסט לבצע עסקה תוך שימוש במידע פנימי ולהפר בכך את החוק
2.
מקרה זה ממחיש את החשיבות של תיעוד בעת ובעונה אחת של סקירות וקביעות ציות או, לכל הפחות, של רישום מהותי בזמן אמת. אך מעבר לכך הוא ממחיש את הצורך בהכרה של קציני ציות ובחשיבות עבודתם, ובהקפדה על עבודה בהתאם לכללים מחייבים. בחודשים הקרובים עתיד להתפרסם קובץ תקינה מקצועי לקציני ציות, שבצדו לראשונה בישראל קורס הסמכה מוכר. הגיע העת שגם כאן יפנימו שקציני הציות הם אלה הנמצאים בחזית עמידת הארגונים בהוראות הרגולטורים.
ממצרים העתיקה שבה העבדים העברים סיפרו על יציאת האבות מהגלות, עד ליציאת מצרים של תקופתנו היא מדינת ישראל
