נאומים שנושאים בכירים ברשויות האכיפה הן תמיד מקור למידע חדשני. נאום כזה נשא ב -9.11.2020 פיטר דריסקול (Peter Driscoll), דירקטור במשרד לבדיקות וחקירות ציות (Office of Compliance Inspections and Examinations) בנציבות ניירות הערך האמריקנית (SEC) (להלן - הרשות/נציבות)
1.
הנאום שנגע בהשפעת הקורונה על פעילות החקירה ברשות, התייחס גם לאופן שבו רשות ניירות ערך רואה את תפקיד קצין הציות, ומהווה פרסום נוסף בתחום זה, דבר המעיד על החשיבות שהרשות רואה בפונקציה זו, זאת בין היתר, כשומרת על כספיהם של המשקיעים.
האמצעים בהם נוקטת הרשות כדי לחזק את קציני הציות
רשות ניירות ערך מבינה את האתגרים הכרוכים בתפקיד קצין הציות והיא נוקטת בצעדים כדי לתמוך בשיפור האפקטיביות שלהם ושל תוכניות ציות. אחד הדרכים בהם מנסה ה-OCIE לסייע לקציני הציות הוא על-ידי פרסום מידע רב, ככל שניתן, על הליקויים שהיא מעלה בביקורת/חקירות שהיא עורכת בחברות ציבוריות, כך שקציני הציות יוכלו ללמוד מהן ועל הנקודות העומדות בבסיס תשומת הלב של הרשות.
צעד נוסף בו נוקט ה-OCIE הוא פרסום התראות סיכון (risk alert). מדובר בכלי משמעותי המסיע לחברות ביישום תוכנית ציות. כך למשל ב-19.11.2020 פרסם ה-OCIE התרעת סיכון המצביעה על כי הרשות מתמקדת בהפרות של סעיף 206 (4) -7 לחוק היועצים הקובע כי יועצי השקעות חייבים ליישם מדיניות ונהלים כתובים שנועדו למנוע הפרה של החוק
2.
נקודות אותן בוחנת הרשות
המידע העולה מהחקירות של הרשות יכול כאמור לסייע לקציני ציות, אך הוא גם יכול להבהיר למקבלי החלטות, מהן הציפיות באשר לאמצעים ולסמכויות המצופות שיוקנו לפונקציה זו. להלן ריכוז ההמלצות הנוגעים לקציני ציות, המגלים גם כיצד רשות ניירות ערך, על יחידותיה, רואים ותופסים את קצין הציות:
1. קציני ציות חייבים להיות בקיאים בכל הקשור לחוקים החלים וכי יש, לדעת הרשות, להעצים את האחריות והסמכות המוטלת עליו, לצורך יישום ואכיפת מדיניות ונהלים מתאימים. אשר על כן קצין ציות חייבים ליהנות ממעמד וסמכות מספקים כדי להבטיח שאחרים מצייתים למדיניות ולנהלי הציות.
2. רשות ניירות ערך מזהה חברות השוכרות גורם שימלא את התפקיד קצין ציות וזאת זה כדי לסמן V, אך בפועל הן אינן תומכות או מעצימות פונקציה זו.
3. לאור חשיבות התפקיד, הרשות בוחנת בחקירות שהיא מבצעת גם את האופן שבו קציני הציות ממלאים את תפקידם. לדוגמה האם הם ממלאים בנוסף גם תפקידים אחרים, ביחוד אם אלה שמים אותם במצבים של ניגוד עניינים?
4. הרשות בודקת גם האם החברה מציבה את קצין הציות במעמד נמוך מכדי לאפשר לו לבצע את עבודתו בצורה אפקטיבית, כגון נושא משרה ברמה בינונית או שהתפקיד מוטל על סמנכ"ל הכספים. הרשות גם בוחנת כאשר מטילים על קצין הציות אחריות לקבוע מדיניות ונהלים, אך לא נותנים לו משאבים כדי להעסיק כוח אדם או יועצים הנדרש כדי ליישם את המדיניות והנהלים האלה.
5. הרשות בוחנת מקרים של פיטורים או הזזה של קציני ציות מתפקידם, כיוון שפעילות זו חשודה ככזו הבאה להסתיר פעילות או התנהלות לא חוקית. עוד פוקחת הרשות עין על מצבים בהם קצין הציות אינו משותף ואינו זוכה לשת"פ בוועדת ציות או בדירקטוריון.
6. הרשות גם בוחנת האם קציני הציות מוזמנים באופן קבוע לדיונים בתכנון עסקי ובאסטרטגיה של הארגון, במיוחד כאשר הדבר נעשה בתחילת תהליך קבלת החלטות. אם כן הרגולטור מצפה לראות את קצין הציות מוזמן ומשתתף בדיונים העיקרים שמקיימת הנהלה הארגון
3.
7. ההנהלה צריכה להעמיד לרשות פונקציית הציות משאבים נאותים, זאת כולל תקציבים להדרכה, מערכות מידע והעסקת צוות עובדים מקצועי, אך אולי הדבר החשוב ביותר הוא העצמת פונקציית הציות על-ידי הפיכתה לחלק בלתי נפרד מהפעילויות העסקיות של החברה ומהנהגה הבכירה שלו.
8. הרשות רואה את קציני הציות באופן דומה לאיך שהיא רואה את עצמה (שני צדדים של אותו מטבע), קרי כפונקציה העומדת בקו החזית שנועדה להבטיח כי הארגון עומד בהוראות החוקים ותקנות ניירות ערך.
מסקנות עיקריות
בנוסף למסקנות האמורות העולות מחקירות שקיימת רשות ניירות ערך האמריקנית עלו עוד 3 מסקנות עיקריות שהנהלה בכירה בכל חברה המקיימת פונקציה זו צריכה לבחון, והם:
א. אחריות
קצין הציות לא נמצא בארגון כדי למלא ניירת או כדי לשמש שעיר לעזאזל לכישלונות הנהלה. פונקציית זו צריכה להיות משולבת לחלוטין בעסקי החברה כדי שתהיה יעילה, וזאת מתוך מקום בכיר בשולחן הנהלה. למרות שהאחריות והאתגרים הם משמעותיים, היא לא צריכה להיות מוטלת רק על כתפי קצין הציות. ערבות להצלחת תוכנית אכיפה פנימית היא תמיכת הנהלה.
ב. דיווח
השאלה למי קצין הציות צריך לדווח בארגון. האם זה למנכ"ל, ישירות לדירקטוריון או לגורם אחר אינה קלה. הדבר תלוי בגודל הארגון, במבנה הנהלה, ובתרבות הציות. בעוד שלא בטוח שצריכה להיות בנושא קביעה קטגורית, חשוב שיתאפשר לקצין הציות לדווח ישירות להנהלה הבכירה, אם לא להיות חלק מההנהלה הבכירה. בכל המקרים, יש לתת לקצין הציות סמכויות לטפל ישירות בחולשות הציות ולדווח על כך ישירות להנהלה הבכירה.
ג. תקצוב
בכמה צריך לתקצב את פונקציית הציות? גם זה אזור פרוץ שאינו מוסדר בתקן או כלל מנחה. וגם לא תמיד ניתן לקבוע קורלציה (מתאם) בין בגובה הכנסות החברה (באחוזים מתקציבו או בנכסיו המנוהלים) ובין הוצאות פונקציית הציות. אך עם זאת, נושא זה שעולה על הפרק כאשר נמצא שפונקציית הציות אינה יעילה. אשר על כן הנהלות צריכות להעריך כראוי את צרכי הציות על סמך המודל העסקי שלהן, גודלן, מורכבותן, פיזורם הג"ג, ולהבטיח כי הם מספקים מספיק משאבים העונים על הצורך בעמידה בחוקים. על קציני הציות מאידך מוטלת האחריות להביא בפני הנהלה הבכירה הצעת תקציב הכוללת את כל הצרכים שהם זיהו כנחוצים לביצוע תפקידיהם בצורה יעילה.
סיכום
האתגרים העומדים בפני קציני ציות, בתקופה של רגולציה משתנה ושל סיכונים מאיימים כגון מגיפת הקורונה, הדוחפים הנהלות לבחון את המודל הכלכלי שלהן, מדגישים את החשיבות של קיומה של תרבות ציות בארגון. ללא תרבות המעריכה את קצין ציות, הנתמכת ב"טון בצמרת" (ton at the top) של ההנהלה הבכירה, החברה עלולה לאבד את אמון לקוחותיה, משקיעיה, ובעלי עניין (stakeholders) אחרים. כפי שהצהירה הרשות, על קציני הציות להיות בעלי ידע, בעלי מעמד בכיר בארגון ובעלי קשת סמכויות גבוהה כדי שיאפשר להן לבצע את המוטל עליהם. קציני הציות לא יכולים לעשות זאת לבדם, אלא ההנהלה הבכירה צריכה וחייבת להיות שותפה מלאה למיצוב פונקציית הציות בארגון, אחרת האחריות לכשלי הציות תוטל עליה, והנציבות ורגולטורים אחרים לא יאפשרו להן לפתור את עצמה תוך הטלת האחריות על קצין הציות. יש להניח כי גם בישראל רגולטורים יאמצו דרכים דומות כדי להבטיח את פעילותן של שומרי סף חשובים אלה.
