תוכנית אכיפה פנימית כשקול באכיפה בהרצאה היום אתמקד ביישום האכיפה הפנימית, בין היתר על-ידי התייחסות ומתן תשובות לשאלות שונות שהופנו אלינו בעת האחרונה מן הציבור. בטרם ניכנס לנושא זה, ברצוני לומר מספר מילים על יישום האכיפה המנהלית. בעת האחרונה הועלו חששות מסוימים בציבור ליישום אגרסיבי של האכיפה המנהלית על-ידי רשות ניירות ערך. לכך אענה ראשית, כי ההסדר שאושר בעניין מבטח-תנובה-איפקס מצביע באופן ברור על הכיוון המידתי והמאוזן שבו נוקטת הרשות. הא ראיה כי הוועדה המנהלית רמזה בהחלטתה כי העיצום הכספי המוסכם הינו סביר ומידתי אך מצוי על הצד הקל של סקאלת הענישה, לנוכח זהות המפרים וחומרת ההפרות.
החלטת הוועדה ממחישה גם את עצמאותה ואי תלותה ברשות ניירות ערך, שכן בצד אישורו של ההסכם הביעה הוועדה המנהלית את דעתה בריש גלי ובנימה ביקורתית גם לעניין גובה הקנס וגם לעניין עיצוב ההסדר כהסדר שבמסגרתו המפר אינו מודה בעובדות.
שנית, במקביל לחקיקת חוק האכיפה המנהלית ועוד בטרם התחלנו ביישומו, פרסמנו באוגוסט 2012, אחרי הערות ציבור, קריטריונים לאכיפה פנימית של חברות. האכיפה הפנימית נועדה לתת כלי לחברות להגביר את מודעותן ומודעות אנשיהן לחוק ובכך לאפשר סוג של הגנה מפני האכיפה המנהלית.
הקריטריונים שפורסמו באו להמחיש לשוק מה הם המדדים לקיומה של תוכנית אכיפה אפקטיבית בעיני הרשות. הקריטריונים לא באו לעצב מן תוכנית אכיפה לדוגמה עם נוהלים לדוגמה אלא אך ורק לעצב את אמות המידה הבסיסיות שבלעדיהן תוכנית אכיפה לא תחשב בעיני הרשות בבדקה את התוכנית, כתוכנית אכיפה יעילה.
מדיניות האכיפה של הרשות בעניין זה תיושם צעד אחר צעד, תוך הפקת לקחים מיישומה מדי תקופה. בכוונת הרשות לבחון את הקריטריונים וככל הדרוש לעדכן או לשנות מהם כיישום לקחים מהניסיון שיצטבר.
הקריטריונים לא רק העניקו הקלות שאותן אפרט בהמשך, אלא היה להם ערך גם בכך שגרמו לחברות להיערך ולאמץ תוכניות אכיפה פנימיות עוד בטרם האכיפה המנהלית יצאה לדרכה. במעשה זה בפני עצמו, נמנעו הפרות.
מה היא תוכנית אכיפה פנימית?
תוכנית אכיפה פנימית הינה מנגנון וולונטרי אותו מאמץ ומיישם תאגיד באופן שוטף כדי לוודא ציות של התאגיד ושל היחידים בו לדיני ניירות ערך
1.
עלי לסייג את האמירה המוחלטת כי המנגנון הוא וולונטרי לגמרי ולהפנות לתיקון החוק החדש, חוק הממשל התאגידי למנהלי קרנות נאמנות ולמנהלי תיקים התשע"ב - 2011, אשר חייב קיומה של תוכנית אכיפה פנימית בקרנות נאמנות ובחברות ניהול תיקים גדולות ואף יצר סנקציה של עיצום כספי על אי עריכת תוכנית אכיפה פנימית. כאשר אני אומרת חברות ניהול תיקים גדולות הן מוגדרות בחוק החדש כחברות ששייכות לאותה קבוצה ומנהלות מעל לחמישים לקוחות ושווי הנכסים שלהן הוא מעל ל-5 מיליארד שקלים, או חברות ששייכות לאותה קבוצה ומנהלות תיקיהם של מעל לאלף לקוחות. ארחיב על הנושא כאשר אדבר על אחריותו של הדירקטוריון אך קודם לכן ברצוני להסביר כי החיוב לערוך תוכנית אכיפה פנימית חל על שני סוגי הגופים הללו להבדיל מן החברות הציבוריות, כיוון שמדובר בגופים מורשים ובגוף מורשה יש הצדקה לקבוע חיוב ליצירת נהלים שיבטיחו ציות.
החוק החדש רואה את תוכנית האכיפה הפנימית כחלק מכללי הממשל התאגידי שעל הגופים הללו לאמץ. ההגבלה לחברות ניהול תיקים גדולות היא מאחר שככל שחברת ניהול התיקים גדולה יותר ופעילותה מורכבת יותר מבחינת היקף הפעילות ומספר הלקוחות - החשש לפעילות ב
ניגוד עניינים עולה ולכן יש הצדקה להטיל כללי ממשל תאגידי על-אף העלויות הכרוכות בכך לחברות, וזאת לשם הגנה על אינטרסי הלקוחות.
מה מקנה תוכנית אכיפה פנימית?
יחידים
כידוע גם במישור הפלילי וגם במישור המנהלי ישנן עבירות אחריות נגזרת המייחסות אחריות לנושאי משרה מסויימים בחברה בשל מעשי החברה. כאשר האחריות של אותם נושאי משרה הינה אחריות קפידה הנגזרת מחובתם לפקח כי לא יבוצעו בתאגיד עבירות או הפרות. לנושאי המשרה מוקנות הגנות. במישור הפלילי בסעיף 53(ה) מוקנית למנכל או לדירקטור המנויים בסעיף הגנה על-ידי כך שיוכיח כי לא ידע ולא היה עליו לדעת על בצוע העבירה וכן כי נקט בכל האמצעים הסבירים למניעת בצועה. בסעיף המנהלי מוטלת על המנכל אחריות פיקוחית אך כלולה בו חזקה שעל פיה יסוד מערכת של אכיפה פנימית אפקטיבית בתאגיד הכוללת: קביעת נהלים מספיקים למניעת ההפרה; מינוי אחראי מטעמו לפיקוח על קיום הנהלים ; קיום הדרכות ביחס להם ונקיטת אמצעים סבירים לתיקון ההפרה ולמניעת הישנותה, כל אלה יפטרו אותו מן האחריות. המשמעות העולה מסעיפי החוק הינה כי:
1.1. בהליך פלילי - קיומה של תוכנית אכיפה פנימית יבחן כחלק מההגנה על דירקטורים ומנהלים המבקשים להראות כי נקטו בכל האמצעים הסבירים למנוע העבירה כאמור בסעיף 53(ה) לחוק ניירות ערך;
1.2. בהליך מנהלי - קיומה ייבחן אם מקים את החזקה בסעיף 52סד (ג) לחוק ניירות ערך לעניין עמידת מנהל ושותף בחובת הפיקוח.
תאגידים
אמוץ של תוכנית אכיפה אפקטיבית ישקל לטובת התאגיד בבחירה בטיפול מקל יותר בעניינו מאשר העמדה לדין פלילי, כגון העמדה לדין מנהלי. וגם במסגרת ההליך המנהלי ישקל האם בנסיבות אלה יש לפתוח בהליך מנהלי או להתקשר בהסדר אכיפה עם התאגיד וכן כאשר בוחנים מה הם אמצעי האכיפה שנבקש אנו עשויים להתחשב בכך כשקול מקל.
1.3.
בהליך מנהלי - ישקל ככל שיהיה בשלב זה מידע בנוגע לכך,
בהחלטה על פתיחת הליך - סעיף 52מה לחוק ניירות ערך.
1.4.
בהליך מנהלי - ישקל במסגרת גיבוש עמדת הרשות ביחס לאמצעי האכיפה הראויים שיש להטיל בנסיבות העניין - סעיף52נב לחוק ניירות ערך.
1.5.
בהליך מנהלי - ישקל ביחס להתקשרות בהסדרי אכיפה (אי נקיטת הליכים או הפסקת הליכים מותנית בתנאים) וביחס לתנאי הסדרים אלה - סעיף 54ב לחוק ניירות ערך.
1.6.
בהליך פלילי - ישקל במסגרת גיבוש המלצת הרשות לפרקליטות לא להעמיד תאגיד לדין פלילי ולהעביר הטיפול בו להליך מנהלי, סעיף 52סה לחוק ניירות ערך.
יש לזכור גם כי כינונה של תוכנית אכיפה פנימית עשוי להוות אחת מן הסנקציות שיאומצו במסגרת הסדר אכיפה או יוטלו על-ידי ועדת האכיפה בסיומו של הליך בפניה. אפשרות זו כלולה במסגרת הסנקציה של נקיטת פעולות לתיקון ההפרה ולמניעת הישנותה. המותב אף רשאי לדרוש מהמפר ערבון להבטחת בצוע הפעולות הנדרשות. כאמור בסעיף 52נה.
שאלות שהתעוררו מן הציבור בהקשר זה - האם קיומה של תוכנית אכיפה פנימית יפטור מהטלת עיצום כספי פשוט לפי פרק ח3 התוספת החמישית לחוק ני"ע? כזכור במקביל להליך המנהלי קיים גם הליך נוסף של הטלת עיצום כספי פשוט על הפרות קלות וטכניות בידי ועדה פנימית של רשות ניירות ערך, לפי פרק ח3 לחוק ני"ע.
עצם הכנת תוכנית אכיפה פנימית אפקטיבית בתאגיד אינה יכולה להוות הגנה מלאה מפני הטלת עיצום כספי אולם יכול ותוכנית אכיפה פנימית אפקטיבית תהווה שיקול להפחתה בקנס לאחר שהוחלט על הטלת עיצום כספי וזאת לפי תקנה 2(4) לתקנות ההפחתה המדברת על הפחתה בשל "קולת העובדות המהוות את ההפרה ונסיבות עובדתיות אחרות (ובכלל זה, תפקידו של המפר, היקף ההפרה, הרווח שהיה עשוי להיות מופק ממנה, ההפסד שהיה עשוי להימנע או הנזק שהיה עשוי להיגרם בעקבותיה) - של עד 50%". כן על-פי תקנה 2(2) תיקון ההפרה ומניעת הישנותה לגבי תאגיד שמעד והחל בהכנת תוכנית אכיפה.
שאלה נוספת שעלתה בהקשר זה היא האם הליך האכיפה המנהלי חל על חברות דואליות באופן כזה שגם להן יש תמריץ לעריכת תוכנית אכיפה פנימית שתהווה הגנה. התשובה לכך היא שהדין המנהלי לא החריג חברות דואליות. על החברות הדואליות חלות הוראות ההפרות המנהליות העוסקות בשימוש במידע פנים, הנעה ומניפולציה וכן הפרות ספציפיות של פרק ה' לחוק ניירות ערך העוסק בחובת הדווח של התאגידים הדואליים. לאור זאת, תוכנית אכיפה שתתמודד עם האחריות להפרת הדין בתחומים אלה הינה רלוונטית.
שיקולי אכיפה בבדיקת אפקטיביות תוכנית אכיפה פנימית
ראשית, צריך להזכיר כי קיומה של תוכנית אכיפה פנימית בתאגיד ואפילו אפקטיבית איננו שיקול האכיפה היחיד, וישנם שיקולים נוספים כגון חומרת ההפרה ונסיבותיה, האם המפר פעל מתוך מודעות או לא, הענין לציבור שיש בהעמדתו לדין, כיצד נהג המפר לאחר גילוי ההפרה האם שיתף פעולה עם רשויות החקירה וכד'
שנית, נטל הטיעון וההוכחה לקיומה ויעילותה של תוכנית האכיפה הוא על הטוען לכך. יש לעצב את התוכנית לפי הקריטריונים המפורטים במסמך. אך הרשימה שגבשנו אינה רשימה ממצה ומעבר לכך התאגיד יכול לגבש מודל שונה המתאים לנסיבותיו אבל מכל מקום עליו להראות כי האמצעים שנקט הם שווי ערך לקריטריונים המוצעים.
התאמת התוכנית לתאגיד - על כל תאגיד להתאים את תוכנית האכיפה הפנימית למבנהו לנסיבותיו הייחודיות ובמיוחד לחשיפות האפשריות להפרות דיני ניירות ערך עמן הוא מתמודד. בהקשר זה, תתחשב הרשות במאפייני פעילות התאגיד, ובמורכבות פעילותו. אין דומה תוכנית אכיפה בתאגיד בעל פרישה רב-לאומית, אלפי עובדים ופעילות מורכבת לתוכנית אכיפה בתאגיד שבו מספר העובדים מצומצם, מקום הפעילות אחד ותחום פעילות בודד.
אחת ההקלות המוקנות לתאגיד שהוא בעל מספר מצומצם של עובדים היא האפשרות של נושא משרה בכיר בתאגיד לעשות את תפקיד הממונה בנוסף לתפקידו, ולא לייחד לתפקיד הממונה אדם נוסף.
תוכנית האכיפה כעיקרון, מעניקה הקלות רק בקשר לכשלים והפרות שהיו בקשר עם התחומים המוסדרים בה ולא מעבר לכך. עם זאת תוכנית האכיפה אמורה להיות מקיפה. ככלל, תוכנית אכיפה אפקטיבית אמורה להתמודד באופן כולל עם כל החשיפות הנוצרות לתאגיד בתחום דיני ניירות ערך.
כשל בודד אחד אין משמעותו בהכרח כי תוכנית האכיפה הפנימית איננה יעילה. כל כשל יבחן לגופו. תהיה התחשבות בתאגידים שיראו כי הם היו מחוייבים לתהליך האכיפה הפנימית וקיימו אותו לא רק מן השפה והחוץ, ובכל זאת קרתה תקלה והחוק הופר.
התוצאה של תוכנית אכיפה אפקטיבית - תרבות של ציות וכיבוד הדין בתאגיד
ראשית יש לוודא שעריכת התוכנית אינה אירוע חד פעמי אלא התוכנית כל הזמן נבדקת ומתעדכנת. שנית, יש להראות שהתוכנית אינה תוכנית על הנייר בלבד אלא הוטמעה אצל עובדי התאגיד.
כפי שאמרנו אין די שיהיו נהלים כתובים אלא יש לוודא יישום התוכנית באמצעות תהליכים מובנים וגורמים שיהיו אחראים ליישומה. עיקרון יסוד הוא שהתוכנית חלה על כל דרגי התאגיד. החל מן העובדים הבכירים ביותר ועד לאחרון העובדים.
השגת המטרות הללו היא באמצעות יצירת תמריצים חיוביים לכך. כך למשל, אחת הדרכים לעשות כן היא לקבוע כי עמידה בהוראות תוכנית האכיפה תובא בחשבון בבוא התאגיד להחליט על קידום או הענקת בונוסים לעובדים או נושאי משרה. במילים אחרות, תרבות של ציות מושגת על-ידי שילוב הולם של "מקלות" ו"גזרים".
שמונה אמות מידה להצלחתה של תוכנית אכיפה פנימית אפקטיבית
במסמך הקריטריונים ישנן מספר אמות מידה לפיהן תבחן הרשות את יעילות תוכנית האכיפה שתוצג לה. כאמור, רשימת אמות המידה אינה ממצה וניתן לקיים תוכנית אכיפה יעילה גם באופנים אחרים. הקריטריונים אינם מבחינים בין חברות השקעה לבין חברות בעלות פעילות ממשית משלהן ואינן מבחינות בין חברות קטנות ובין קונצרנים. אלה אמות מידה בסיסיות שאמורות להיות נכונות לכל התאגידים. ומתוכן כל תאגיד מוסיף או משנה אותן לפי צרכיו ונסיבותיו.
אני רוצה להתייחס בקצרה לחלק מן הקריטריונים אשר לגביהם עלו שאלות מן הציבור ביחס ליישומם.
אחריות הדירקטוריון וההנהלה לגיבוש אמוץ ויישום של תוכנית האכיפה
הדירקטוריון הוא הגורם האחראי לוודא שהתאגיד יגבש, יאמץ ויישם תוכנית אכיפה פנימית, והוא הנושא באחריות העליונה לפיקוח על ביצועה הלכה למעשה.
על הדירקטוריון להיות מעורב באופן פעיל בתהליך גיבוש התוכנית, ולדון בהמלצות המתקבלות כתוצאה ממיפוי הסיכונים המשפטיים. עליו להיות שותף ישיר במיפוי הסיכונים של התאגיד, ככל שסיכונים אלה נובעים מפעילותו שלו, ולוודא כי התהליך בכללותו מבוצע באופן מהותי ויסודי, כמפורט בהמשך. כן ידון הדירקטוריון בפרטי מנגנוני האכיפה הפנימית של התאגיד ויאשרם. כמו-כן, ידון בעיקרי הנהלים האחרים שיקבעו במסגרת תוכנית האכיפה הפנימית,
הדירקטוריון יקבע מי הגורם האחראי מבחינתו לפיקוח ומעקב שוטפים על ביצוע תוכנית האכיפה, בין הדירקטוריון עצמו ובין ועדת הביקורת או כל ועדה אחרת שלו.
על הגורם האחראי לקבל דיווחים תקופתיים על יישומה ולדון בהם, לבקר את בצועה למשל על-ידי מבקר הפנים, ולטפל באירועי אכיפה.
ההנהלה אחראית על עיצוב וגיבוש תוכנית האכיפה והבאתה לאישור הדירקטוריון. כמו-כן היא אחראית על יישומה השוטף של התוכנית. ההנהלה תפעל באמצעות הממונה על האכיפה.
עיגון בחוק של הגישה הזו כי הדירקטוריון אחראי על אישור התוכנית ופקוח על פעולתה, ניתן לראות בחוק הממשל התאגידי החדש הקובע כי אחד מתפקידיו של הדירקטוריון בחברת המנהלת קרן או בחברת ניהול תיקים גדולה הוא לאשר את תוכנית האכיפה הפנימית. החוק קובע כי הדירקטוריון יאציל את סמכותו לדון בתוכנית האכיפה הפנימית לוועדת הביקורת שתדון בה ותגיש את המלצותיה. לגבי התוכנית, והדירקטוריון כאמור יידרש לאשר אותה. בחברת ניהול תיקים גדולה הדירקטוריון לא יכול לאצול את סמכותו לדון בתוכנית לוועדת הביקורת ועליו לעשות כן בעצמו.
בהקשר הזה התקבלה שאלה האם הדירקטוריון מחוייב לכך שהגורם האחראי מטעמו לפקוח ומעקב תהיה ועדה של הדירקטוריון שכל חבריה דירקטורים או כל ועדה אחרת מטעמו של הדירקטוריון? לפי סעיף 110(ב) לחוק החברות בוועדת דירקטוריון שהדירקטוריון אצל לה מסמכויותיו לא יכהן מי שאינו חבר דירקטוריון. לעומת זאת, סעיף 110(ג) קובע כי וועדה שתפקידה לייעץ לדירק' או להמליץ בלבד יכול שיכהנו בה גם מי שאינם חברים בדירקטוריון. לטעמנו, בעניין הזה יש האצלה של סמכות הדירקטוריון לעקוב ולפקח לגורם האחראי ולכן הוועדה הינה וועדה נאצלת על-פי טיבה וכל החברים בה צריכים להיות חברי דירקטוריון.
מיפוי דרישות הדין ובצוע סקר ציות
השלב הראשון לגיבוש תוכנית אכיפה הוא מיפוי הוראות הדין ומיפוי הסיכונים.
הבנה ומיפוי דרישות הדין: מיפוי הוראות הדין הרלוונטי, לרבות גם פרשנות בפסיקה ועמדות רשות בתחום ניירות הערך;
ביחס לתאגיד מדווח ככל שהוראות הגילוי בחוקי ניירות ערך משקפות קיומן של הוראות חוק החברות או הפרתן, חייב הליך המיפוי לכלול מיפוי הוראות אלה ומתן מענה בתחומם. כך גם לגבי הוראות מדינים אחרים ככל שהן משתקפות בחובות הגילוי לפי חוק ניירות ערך והתקנות לפיו.
איתור הסיכונים בתחום הציות לדיני ניירות ערך: איתור פעולות או מצבים שבהם עלולים לקרות כשלים בקיום הוראות דיני ניירות ערך- בהתבסס על ניסיון התאגיד, ניסיון תאגידים בתחום, הנחיות הרשות ולקחים מתקלות שאירעו בעבר. האיתור ייעשה בין היתר על-ידי הערכת החשיפות על-ידי גורמים רלוונטיים בתאגיד, כגון: בעל השליטה, חברי הדירקטוריון, המנכ"ל, חברי ההנהלה, והעובדים המיישמים באופן ישיר את הוראות.
במסגרת תהליך האיתור יושם דגש על איתור מצבים שיוצרים ניגודי עניינים או משפיעים על מערך התמריצים של היחיד בתאגיד. מצבים כאלה שיש בהם סיכון מוגבר להפרה.
האיתור יכול להיעשות באמצעים פנימיים על-ידי גורמים בחברה, או באמצעים חיצוניים על-ידי מומחים ויועצים.
בדיקת ההסדרים הקיימים בתאגיד והאם יש בהם מענה הולם להתמודדות עם הסיכונים בתחום הציות לדיני ניירות ערך שמופו: לאחר איתור ומיפוי הסיכונים יש לבחון האם נהלי החברה ומערכות הבקרה וההטמעה מתמודדים עימם, אם לאו. יש לבחון באלו עניינים יש מקום לשפר, לעדכן או ליצור נהלים. במסגרת זו יש לבחון גם את נוהלי הבקרה הקיימים בארגון ולעדכנם.
תוצאת תהליך זה היא רשימה של פערים ונושאים הטעונים טיפול ושיפור.
לאחר מכן יש להרכיב תוכנית עבודה ולוחות זמנים ויש לתעד את תהליך איתור הסיכונים, ובדיקת ההסדרים הקיימים בתאגיד, על-מנת לבסס כי התהליך אכן נעשה בשקידה ראויה.
יצירת ואימוץ נהלים שיתמודדו עם הסיכונים
הנהלים מיועדים להסדיר ולקבוע כללי פעילות והתנהגות שמטרתם למנוע הפרות דיני ניירות ערך.
אין הכרח שכל הנושאים הללו יוסדרו/יוכללו דווקא בתוכנית אחת או בנוהל אחד. מובן כי אין הכרח ליצור נהלים חדשים, ככל שהנהלים הקיימים בתאגיד נמצאו הולמים ומתאימים לסיכונים שמופו.
נושאי הנוהל או הנהלים - הנהלים יסדירו את כל הנושאים הרלוונטיים לתאגיד בתחום דיני ניירות ערך, כפי שאלו עלו בסקר הציות, כמפורט לעיל ויעסקו, בין היתר, בנושאים הבאים:
מנגנוני האכיפה הפנימית בחברה - ברוח אמות המידה המוצעות במסמך זה - ובכלל זה הסדרת תפקידי הדירקטוריון, ההנהלה, הממונה, סמכויותיו ודרכי פעילותו וכן את הבקרות על ביצוע התוכנית והטיפול בכשלים ובהפרות.
מידע פנים - מניעת שימוש לרעה בו, מסירתו או סחר לפיו; נוהל נכון בנושא כזה יכול למנוע, למשל, שימוש בלתי מודע במידע פנים על-ידי דרגים נמוכים של החברה.
דווח לרשות ניירות ערך ולציבור. יצירת נוהל המבטיח דווח שוטף מדויק ומלא לרשות ולציבור בנושאים המוסדרים בדיני ניירות ערך והתקנות על פיהם ובין היתר בנושאים הבאים: נוהל כזה גם יסדיר מי הוא הגורם האחראי לדווח לרשויות ולציבור המשקיעים, כיצד מועבר המידע בין מחלקות החברה השונות למשל בין השטח לבין הגורם המדווח, על-מנת שדברים לא יפלו בין הכיסאות.
אי הבניית שרשרת הדיווח ואופן הדווח מגורם אחד למשנהו בתוך החברה יכולה לגרום לאיחורים בדווח למשל מתוך רשלנות, או לאפשר למישהו לעכב דווח במודע כדי לעשות שימוש במידע פנים, למשל.
בין היתר יוסדרו נושאי:
- הדוחות התקופתיים והדוח התקופתי ביניים2;
- עסקות שיש לבעלי עניין או בעלי שליטה עניין בהן;
שינויים באחזקות בעלי שליטה ונושאי משרה בכירה;
- גיוסי הון וגיוסי חוב - הצעות פרטיות תשקיפים
תרמית ומניפולציה - נהלים שיבטיחו ציות לדין בתחום זה.
תאגידים העוסקים בחברות לניהול תיקים למשל יכלילו נהלים המתייחסים לחשיפות הקשורות בפעילות בתחומים אלה. כמו למשל, יצירת נוהל אסור הטרמה. או בחברות המנהלות קרנות נוהל שימנע בצוע עסקות בנגוד למגבלות אישיות המוטלות על העובדים. נוהל שימנע בצוע עסקות שטעונות אישור הדירקטוריון, ללא אישור ועוד.
נוהל נוסף שניתן לחשוב עליו הוא -
שמירה על סודיות ואבטחת מידע; נוהל כזה עשוי למנוע בעקיפין שימוש במידע פנים על-ידי אנשים בחברה שאינם אמורים להיות חשופים למידע. נוהל כזה הינו גם נוהל טוב לעסקי החברה מבחינת אי חשיפת המידע שלה למתחרים.
מינוי ממונה מתאים על האכיפה
הממונה על האכיפה הוא ציר מרכזי ביישום תוכנית האכיפה. על התאגיד למנות לתפקיד אדם מתאים, בעל מעמד בכיר בתאגיד, בעל תפקיד ניהולי בתאגיד במעמד של חבר הנהלה, או עונה על הגדרת נושא משרה. ניתן למנות לתפקיד בין היתר את היועץ המשפטי הפנימי, ה-CFO, או כל בכיר אחר בתאגיד. יש לוודא שיש לו הכשרה וניסיון הולמים והכרות עם התאגיד ועסקיו.
בנוסף, יש להבטיח כי לממונה על האכיפה הוקנו הסמכויות, הועמדו לרשותו משאבים מתאימים והוטלו עליו מטלות באופן שיאפשר לו למלא תפקידיו כהלכה. למשל יש להקנות לו גישה חופשית למסמכים במסגרת משרדי התאגיד וכד'.
מנוי הממונה יאושר על-ידי הדירקטוריון או על-ידי ועדה שהוסמכה על-ידי הדירקטוריון לפי המלצת ההנהלה וכן גם החלפתו טעונה אישור הדירקטוריון.
הממונה הוא למעשה נושא המשרה עליו הטיל הדירקטוריון את יישום ובצוע תוכנית האכיפה. האחריות העליונה על פקוח ויישום התוכנית נשארת על כתפי הדירקטוריון והמנכ"ל.
הנושא בו הופנו אלינו מרבית השאלות בתקופה האחרונה נגע לעניין הממונה כאשר התבקשו הקלות שונות כמו - מינוי ממונה על האכיפה שהינו אדם חיצוני לחברה שאינו נושא בה כל תפקיד ומשרדיו ממוקמים מחוץ לחברה כמו יועץ משפטי חיצוני לחברה.
הרעיון העומד מאחורי הממונה על האכיפה הוא כי יהיה מדובר באדם פנימי השייך למבנה ההיררכי של החברה ומצוי במיקום הגאוגרפי של החברה וזאת כאמור כדי להגביר את מחויבותו לה, את היכרותו עם אנשיה ועסקיה וכן להבטיח את הציות המלא של אנשי החברה אליו בנושא האכיפה. מינוי של אדם חיצוני שאינו מהווה חלק מן החברה שיושב במקום אחר גורמת לכך שמידת מעורבותו תהיה מוגבלת כמו גם מידת ידיעתו על המתרחש בחברה והנגישות שתהיה לאנשי החברה אליו.
שאילתא נוספת הייתה האם המנכ"ל יכול להיות הממונה על האכיפה בתאגיד גדול ברור שהדבר אינו רצוי. שכן הממונה אמור לפקח גם על התנהגות המנכל וההנהלה. במידה ומדובר בתאגיד קטן יתכן כי בנסיבות מסוימות בהן לא תוותר ברירה אחרת, נתיר זאת.
האם הממונה על האכיפה יכול להיות מישהו בדרג נמוך יותר מאשר חבר הנהלה או נושא משרה הרציונל העיקרי בקריטריונים היה למצב את הממונה על האכיפה במקום גבוה יחסית בהיררכיה של החברה על-מנת שיוכל לעשות את תפקידו כהלכה וללא מורא, שתהיה לו גישה ישירה לכל עובדי ומסמכי החברה וגם לדירקטוריון ותהיה לו הסמכותיות הנדרשת על-מנת שעובדי החברה יפנו אליו במקרים המתאימים. ישנה גמישות במסמך מכוח זה שנתנו שתי אלטרנטיבות למינוי הממונה האחת, שיהיה חבר הנהלה, והשניה שיהיה נושא משרה בחברה. אם ידורג פחות מזה המשמעות תהיה שהוא יאבד את מעמדו הבכיר בתאגיד וזאת בניגוד למטרה.
האם יכול להיות ממונה אחד לקבוצת חברות? באשכול חברות בו פעילותן העסקית של החברות הבנות הינה פעילות דומה ובאותו ענף ניתן למנות ממונה אחד, שימונה כממונה על האכיפה בכל אחת מן החברות באשכול, ובלבד שיוכח כי יוכל לבצע את תפקידו בכל אחת מן החברות באופן יעיל. לרבות מעמד בכיר בכל אחת מן החברות, גישה מלאה לכל המידע הדרוש ויצירת ערוצי דווח אליו. לגבי האחריות העליונה לאישורה וביצועה של התוכנית לא יתאפשר לדירקטוריון אחד להאציל סמכותו לשני. בכל חברה בקבוצת החברות על הדירקטוריון לקחת אחריות על התוכנית.
האם המבקר הפנימי יוכל להיות ממונה על האכיפה על-פי תפיסתנו המבקר הפנימי עוסק בביקורת הדרג הביצועי אשר הממונה על האכיפה נכלל בו. על כן לכאורה מתקיים ניגוד עניינים בין שני התפקידים ולכן הוא לא יוכל למלא תפקיד זה.
האם לא יווצר ניגוד עניינים בין יועץ משפטי פנימי שחל עליו חסיון עוד לקוח שהוא גם ממונה על האכיפה.
ראשית הממונה על האכיפה איננו המלשן של התאגיד. במידה ומתרחשת הפרה של הנהלים או החוק הממונה ידווח על הכשל לגורמים שמעליו - המנכל, ובמקרים המשמעותיים יותר גם יו"ר הדירקטוריון והדירקטוריון. אם הכשל הוא של המנכל יפנה הממונה ליו"ר הדירקטוריון, ועדת הביקורת והדירקטוריון. ההחלטה האם לדווח לרשות וכיצד לטפל נתונה אם כן לגורמים שמעליו.
אם הגורמים המחליטים בחברה יחליטו לפנות לרשות ולדווח על הכשל הוא יעשה כן מתוקף תפקידיו ובהוראת החברה. חסיון עו"ד לקוח על מידע שקבל בכובעו השני כיועץ משפטי של החברה לא יחול באם החברה שהיא למעשה הלקוח תבחר להסיר אותו, למשל באמצעות החלטת דירקטוריון.
עד כאן על קצה המזלג שאלות שהתעוררו בתחילת יישום האכיפה הפנימית, אנו רואים באכיפה הפנימית נדבך חשוב במסגרת האכיפה המנהלית ומקווים ליישום נכון ואפקטיבי של הקריטריונים.
שירתה הזכה של דלית בת אדם ידעה לשבות לבבות, שירה שהלכה במסלול השיבה המאוחרת, שיבה למחוזות ילדותה, למחוזות הקסם של ימי האתמול
