עולם העסקים ועולם הטכנולוגיה קיימים גם בשני מישורים נפרדים וגם מתקיימים במקביל עם קשרים הדדיים אשר משפיעים רבות על כל אחד מהם בנפרד, למרות שאולי ממבט ראשוני קשרים אלו אינם כל-כך ברורים. מאמר זה יציג קשר אחד כזה שיכול לעזור רבות לבעלי עסקים ועצמאים.
תוכנות אינטרנטיות לניהול עסק וניהול חשבונות אונליין מלוות עסקים קטנים ובינוניים עוד מהעשור הקודם. עצמאים רבים משתמשים בתוכנות מבוססות-ענן אלה על-מנת
להפיק חשבוניות אונליין, ליצור דוחות עבור רשויות המס, לנהל את המלאי העסקי שלהם, לחשב את מס הערך המוסף אשר עליהם לשלם ועוד אפשרויות מייעלות אחרות. למעשה, בתחומים רבים השימוש בתוכנות אונליין לניהול העסק הפך לאפשרות הכי נפוצה ופופולרית כיום.
ועכשיו, המצאה מהפכנית חדשה נכנסת לעולם העסקי מאחת התוכנות האינטרנטיות המובילות להנהלת חשבונות:
עיבוד מסמכים אוטומטי.
תוכנת AccountIT (אקאונט איט) היא מערכת היושבת בענן לניהול חשבונות מלאה (חד צידית וכפולה), ובתקופה האחרונה המערכת הכניסה אפשרות חדשה ומלהיבה שיכולה לחסוך זמן ומשאבים רבים לעצמאים ובעלי עסקים. אפשרות זו מאפשרת לשלוח צילום פשוט של מסמך חשבונאי כמו חשבונית או קבלה ממצלמת הטלפון הנייד היישר למערכת - דרך העלאה ישירה או לכתובת אימייל ייחודית לחשבון - והתוכנה כבר תדע לבד לקרוא ולעבד את המסמך ולהוציא ממנו את כל הנתונים הנדרשים (שם, תאריך, אסמכתא, סכום וכו').
אפשרות חדשה זו טומנה בחובה יתרונות רבים לעצמאי: היא מאפשרת מעקב מסודר ומאורגן הרבה יותר של התנועות בעסק, גישה מהירה ואיתור זריז של מסמכים אשר מתועדים ושמורים בחשבון, עידכון נתוני העסק בזמן אמת ועוד. היתרון הגדול ביותר יכול להיות דווקא מבחינה כלכלית - אפשרות זו יכולה להפחית את עלויות רואה החשבון וניהול חשבונות העסק, שכן, כעת המערכת מבצעת פעולות לבד שלפני כן היו מבוצעות על-ידי אדם שכמובן זמן עבודתו עולה כסף.
אפשרות זו גם מבוססת על מנוע בינה מלאכותית דיגיטלי אשר לומד את פעולות המשתמש ואת מסמכיו, וככל שהשימוש באפשרות זו יגבר, כך גם היא תזהה ותלמד מהר יותר לעבד בהצלחה חשבוניות וקבלות רבות ואף מורכבות יותר ויותר. יש להגיד שבשלב הזה, בסיום תהליך עיבוד המסמכים על-ידי מנוע התוכנה, העצמאי צריך לאשר את תוצאות העיבוד ולוודא שאכן כל נתוני המסמך שנשלח הם נכונים בלחיצה פשוטה על כפתור האישור.
תוכנת AccountIT להנהלת חשבונות באינטרנט היא חברת-הבת של משרד רואי החשבון אהרן ושות' אשר לו ניסיון רב בייצוג עסקים קטנים ובינוניים מול רשויות המיסים, ומנוסה מאוד בהתנהלות השוטפת של ניהול חשבונות. המשרד שם לעצמו כמטרה לרתום את האמצעים הטכנולוגיים החדשים ביותר כגון בינה מלאכותית לטובת ייעול מקסימלי של ניהול עסקים ופונקציה מלהיבה זו היא חלק מחזון זה.
