לא מעט מנהלים ובעלי עסקים בטוחים כי בעבודה גלובאלית, כאשר המשכורת קבועה ללא קשר לשעות העבודה בפועל, אין צורך במעקב על שעות העבודה של העובדים. הדעה הזו עולה לעיתים קרובות מתוך רצון לחסוך בזמן ולמנוע ביורוקרטיה, אבל היא למעשה טעות שעלולה לעלות לעסק לא מעט בטווח הארוך.
- קשה להעריך את אפקטיביות העובד אם לא יודעים מה שעות העבודה שעבד.
- מבחינת החוק, האחריות על דיווח שעות היא על המעסיק בלבד ואחרת יהיה חשוף לתביעות עובדים על שעות נוספות, בלי ניהול שעות בית המשפט יפסוק לטובת העובד.
הנה הסיבות מדוע כדאי וחשוב לנהל שעות גם במקרה של עובדים גלובאליים:
נושא תיאום הציפיות והמשמעת בעבודה הוא חשוב ומורכב, במיוחד כשמדובר בעובדים גלובליים העובדים בשכר קבוע ולא לפי שעות. כשמדובר במצב שבו עובד גלובלי חולה, נעדר או עובד פחות שעות, ישנם מספר כללים וטכניקות לניהול נכון של הסיטואציה והגנה על זכויות המעסיק. הנה פירוט על האתגרים והפתרונות.
1. תיאום ציפיות והתנהלות בעבודה גלובלית
חשוב להתחיל בתיאום ציפיות ברור עם העובד, שיכלול הבנה של שעות העבודה והיקף המטלות, גם אם מדובר במשרה גלובלית שבה לא תמיד ניתן למדוד את השעות. יש לציין את החשיבות של המשמעת העצמית ואת הצורך במעקב אחר ביצוע משימות. ככל שהעובד מבין את דרישות המעסיק והמשמעות של עבודה מלאה, כך הסיכוי לניצול קטן.
2.ניהול חיסורים ומעקב אחר שעות עבודה
במקרה שעובד גלובלי נעדר עקב מחלה, או שעבד פחות מהנדרש, המעסיק צריך להסתמך על דוחות שעות עבודה, גם אם העבודה נמדדת לפי תוצאות ולא לפי זמן. מערכת ניהול נוכחות דיגיטלית יכולה לעזור בתיעוד הנוכחות בצורה אוטומטית ומדויקת, כך שגם אם העובד עובד מהבית או בשעות גמישות, ישנה שקיפות בנוגע לשעות בהן עבד.
3.הערכת תפוקה אפקטיבית ויעילות
המעקב אחר השעות מספק נתונים חשובים לבחינת היעילות של העובדים. עסק שמבצע מעקב יכול להעריך טוב יותר את תפוקת העובדים שלו ולנתח את האפקטיביות שלהם בפועל. אם יש עובדים שמבצעים את העבודה במהירות וביעילות, כדאי אולי לשקול לתת להם אחריות נוספת או תמריצים.
4.חיסכון כלכלי ומניעת תשלומים מיותרים
ללא מערכת לניהול נוכחות ומעקב על השעות, קיימת סכנה שתשלומים יתבצעו גם על זמנים לא יעילים, כגון הפסקות בלתי מתוכננות או עבודה פחות פרודוקטיבית. מערכת מתקדמת לניהול נוכחות תוכל להתריע על סטיות ולמנוע עלויות מיותרות על שעות עבודה שלא מנוצלות כראוי.
5.גמישות בעבודה מרחוק וניהול עובדים בינלאומיים
בשוק העבודה הגלובלי יש דרישה הולכת וגוברת לעבודה מרחוק, עם עובדים שנמצאים בכל העולם ופעמים רבות עובדים בכפיפות לחוקים המקומיים שלהם. מערכות נוכחות מתקדמות מאפשרות מעקב אחר שעות העבודה באופן גמיש, ובכך הן תומכות ברגולציות מקומיות ועוזרות למנוע הפרות חוק אפשריות.
6.שיפור חווית העובד
כשאין מעקב על שעות העבודה, עובדים עלולים לחוות בלבול וחוסר ודאות לגבי המעמד שלהם או הדרישות מהם. שימוש במערכת נוכחות מתקדמת מספקת להם בהירות, שכן היא מבהירה מתי מתחילות ומסתיימות שעות העבודה ומפחיתה את המתח סביב ניהול הזמן האישי שלהם.
לסיכום,
ניהול שעות עבודה אינו מיועד רק לעובדים שמקבלים שכר לפי שעה. בעידן המודרני של היום, שבו הגמישות ואפשרות העבודה מרחוק הופכים לסטנדרט, ניהול שעות עבודה
ושעון נוכחות הם כלים קריטיים לשמירה על יעילות ושקיפות בעסק
