הדבר היחיד שבאמת חסר למנהלים הוא זמן. לעיתים הם מבצעים את עבודתם שלהם לצד פיקוח על אחרים. עליהם לנווט במבוכי הביורוקרטיה ולהתמודד עם משברים. אבל – טוען אקונומיסט – יש ארבע שאלות שאפילו המנהלים העסוקים ביותר צריכים לשאול את עצמם.
האם אשכור שוב את האדם הזה? זוהי שורה שלמה של שאלות על חרטה. גורו הניהול פיטר דרוקר קרא למנהלים לחלק מחדש וטוב יותר את המשאבים בכך שישאלו על הפעולות השונות: אם לא עשינו זאת, האם נעשה זאת כעת כאשר אנחנו יודעים את מה שאנחנו יודעים? כדי להימנע מעומסים, יש לשאול האם הישיבות נחוצות; יש חברות המוחקות את היומן ומחייבות את העובדים למלא אותם מחדש.
שאלה זו מועילה כאשר מנהלים תוהים האם היו שוכרים מחדש את אנשי צוותם לאותן משרות. אם התשובה חיובית, אפשר להישען אחורה ולחשוב מדוע עובדים אלו מצליחים. אם התשובה שלילית, אין זה אומר שצריך לפטר אותם, אך ודאי שצריך לתת משוב ולחשוב האם אפשר להפיק מהם יותר.
באיזו תכיפות אני שומע התנגדות? רוב המנהלים יכולים לחזור על הטיעונים בעד יצירת אווירה בה אנשיהם חשים בנוח שלא להסכים; חלקם אפילו מאמינים בהם. אבל השאלה האם זה קורה במציאות. מנהל האומר שהוא רוצה דיון כן, אך אינו יכול לומר מתי לאחרונה אדם הכפוף לו אמר שהוא טועה – ייתכן מאוד שאווירה כזאת אינה קיימת.
מה אנחנו צריכים להפוך לאוטומטי? הבינה המלאכותית יוצרת סיבה ברורה לשאול זאת דווקא כעת, משום שהיא מציעה דרכים חדשות לחשוב מחדש על עבודות צווארון כחול. אבל המנהלים צריכים להציג אותה דרך שגרה. הזמן המבוזבז על פעולות בלתי נחוצות החוזרות על עצמן, פוגע בתפוקה ובמורל. איתור נקודות שעמום אלו יכול להוביל לצוות מעורב יותר וליעילות גבוהה יותר.
כאשר צוותים שונים מבצעים אוטומטיזציה ללא תיאום ופלטפורמות טכנולוגיות מתרבות לרוחב הארגון, העומס הכולל עלול לעלות במקום לרדת. כך שאם יש צורך באוטומטיזציה, לרוב יש לבצע אותה בפיקוחו של צוות מרכזי. אפילו אם בסופו של דבר לא יועברו עבודות לידי מכונות, סביר להניח שבדרך יתגלו הזדמנויות אחרות לשפר את תהליכי העבודה.
כמה אנשים עוזבים את הצוות שלי? התשובה הנכונה איננה "כולם, ברגע שיוכלו". אבל "אף אחד" גם היא איננה בהכרח תשובה טובה, משום שאחת המחלות הבולטות בארגונים היא מנהלים השומרים לעצמם את הכשרונות העובדים לצידם. התנהגות כזו לא רק פוגעת בעובדים, שנחסמות בפניהם הזדמנויות לקידום, ולחברות העלולות לאבד אנשים טובים. היא פוגעת גם במנהלים עצמם.
מחקר שפרסמו לאחרונה ג"ר קלר וקתרין דילוגוס בדק 100,000 בקשות פנימיות שהוגשו במשך חמש שנים בחברה אמריקנית גדולה בתחום הבריאות. הם מצאו, כי מנהלים שלכפופים להם היו יותר סיכוי להתקדם, קיבלו יותר בקשות להצטרף לצוותיהם.
שאלות אלו אינן רשימה סגורה, מדגיש אקונומיסט; אפשר למשל לשאול "האם לצוות שלי יש מטרות ברורות". יש סוגיות אותן לא יכול לפתור מנהל בודד. אבל כדרך למנהלים לחוצים בזמן לעצור ולבדוק את עצמם, שאלות כאלו הן התחלה טובה.
