במסגרת החומר הנדרש בכל פרויקט ישנה רשימה ארוכה של מסמכים שיש להגיש ללקוח - להלן מספר דוגמאות.
מסמכים לשלב התכנון וההתנעה:
Project Management Guidance
Project Plan
Request for Proposal
מסמכים בשלב הבקרה והמעקב:
Project Monitoring & Controls
Customer User Acceptance
מסמכים במסגרת תיאור ותיעוד המוצר:
Product Description
Quality Management Plan
Project Risk Categorization
- הערה - מדובר לעיתים בכמה מאות מסמכים הנדרשים על-ידי הלקוח במסגרת חייו של פרויקט.
הכנה של מסמך בצורה מקצועית וללא טעויות שעלולות לעלות ביוקר, דורשת רמה טכנית מקצועית גבוהה של הכותב, הכרה רחבה של מסמכים דומים מפרויקטים אחרים, שליטה טובה מאוד בשפה שבה נכתב המסמך (בדרך-כלל המסמכים נדרשים בשפה האנגלית) וכמובן השקעה של לא מעט זמן יקר בכתיבה של המסמך וכן בתיקונים הנדרשים לאחר סבבי ההתייחסות.
טיפ מספר 1 מכיוון שאנו נמצאים בעולם טכנולוגי מתפתח ומסמכים שכאלה נכתבים בכל רגע נתון על-ידי אלפי גופים שונים ברחבי העולם, הטעות הכי קשה היא לנסות ולהמציא את הגלגל. כלומר, להתחיל לכתוב את המסמך ללא שום מסמכים דומים לייחוס, ללא שום רקע קודם וכולי... סביר מאוד שהתוצאה שתתקבל תידחה מיידית על-ידי הלקוח, שלא לדבר על היקפי השעות שיתבזבזו לחינם.
טיפ מספר 2 כיום ניתן לרכוש במחיר מצחיק תבניות Templates של מסמכים מוכנים מראש. התבניות הנ"ל חוסכות לא מעט כאבי ראש וזמן, ומומלץ מאוד להשתמש בהן.
טיפ מספר 3 הכירו מראש היטב את מבנה המסמך הנדרש, כך שתוכלו לאסוף את החומר הראשוני הנדרש אם ממהנדסי המערכת, כותבי התוכנה, אנשי המנהלה ואחרים. הכינו רשימת סטאטוס המתארת את החומרים שהתקבלו, החומרים החסרים (אשר קיימים בחברה) והחומרים החסרים אשר אינם קיימים בחברה. מול כל שורה יש לרשום מי האדם האמור להעביר את החומרים הנ"ל ומתי.
טיפ מספר 4 לאחר סיום רשימת הסטאטוס (המופיעה בטיפ 3) יש להכין תרשים של לוחות הזמנים (גנט) לסיום הכנת המסמך.
טיפ מספר 5 שילחו את תרשים לוחות הזמנים לכל אלה שמעורבים בתהליך הכנת המסמך, כמובן על-מנת ליידע אותם, אך חשוב יותר על-מנת להדגיש את החשיבות של עמידה בלוחות הזמנים של כל אחד מהמשתתפים לצורך סיום המסמך בזמן.
טיפ מספר 6 מהנדסי ומנהלי הפרויקט מטבע הדברים רוצים להשקיע כמה שפחות זמן ב"ניירת" וכמה שיותר ב"דבר האמיתי". ולכן חשוב להדגיש לכולם את הנקודה שפרויקט מוצלח ככל שיהיה אשר מגיע ללא המסמכים הנדרשים ללקוח, הופך למעשה לפרויקט שנכשל.
בהצלחה.
