למבקר הפנימי מגיע לעתים, בעת עבודתו, מידע על חשדות למעשים חריגים ואי סדרים בארגון. המידע יכול להתקבל בצורה אנונימית באמצעות מכתב או שיחת טלפון, או כחלק מתהליך הביקורת. מידע זה מאלץ את המבקר הפנימי להתמודד עם דילמה: מחד גיסא, הנהלת הארגון רואה בו אחראי לטיפול בנושאי טוהר המידות, הניהול התקין ושלמות נכסיו. מאידך גיסא, הכשרתו של המבקר הפנימי אינה כוללת ניהול חקירות, תשאול, איסוף מידע וכישורים נוספים הנדרשים לשם ביצוע חקירות.
בנוסף, הנחיה מקצועית של לשכת המבקרים הפנימיים קובעת כי "ביצוע חקירות איננו תפקיד מובהק של ביקורת פנימית, אלא בנסיבות מאוד מיוחדות" (הנחיה מקצועית מספר 8, סעיף 2.1 ).
גם בסעיף 10 א' לחוק הביקורת הפנימית התשנ"ב - 1992 נקבע: "דוח חוות דעת או כל מסמך אחר שהוציא או הכין המבקר הפנימי לא ישמשו ראיה בכל הליך משפטי, אך לא יהיו פסולים בשל כך לשמש ראיה בהליך משמעתי". סעיפים אלה גורמים לכך שממצאי החקירה מוגבלים רק לשימושו הפנימי של הארגון. במקרה של תביעה פלילית או המשך טיפול משפטי, לא רק שלא ניתן להשתמש בממצאי הדוח של המבקר הפנימי, אלא שלעתים המבקר הפנימי אף עלול להיות חשוף לתלונה בגין שיבוש הליכי חקירה.
נשאלת השאלה מה צריך המבקר הפנימי לעשות במקרה של גילוי חשדות להונאה או לפגיעה בטוהר המידות של הארגון. בשלב ראשון על המבקר הפנימי להעריך את המידע המצוי ברשותו. הנחיה מקצועית מספר 8 של לשכת המבקרים הפנימיים קובעת, כי המבקר הפנימי יעסוק בבדיקה ולא בחקירה. אף שאין הגדרה מדוייקת לגבי ההבדל בין חקירה לבדיקה, הפרקטיקה המקובלת בעניין גורסת כי בכל מקרה שבו המידע או הממצאים הם ראשוניים בלבד, צריך המבקר הפנימי להעמיק בבדיקות, כדי לשלול אפשרות שנפלה טעות ולהגיע להחלטה שאכן קיימים סימנים לביצוע עבירה.
לאחר שהגיע המבקר הפנימי למסקנה לפיה אכן קיימים סימנים מצביעים על ביצוע עבירה, עליו להפסיק את תהליך הבדיקה, שכן בשלב זה מדובר בחקירה המתמקדת באיתור החשוד והוכחת אשמתו. יש לזכור כי שלב התשאול שייך לחקירה ולא לבדיקה. ההחלטה על מועד הפסקת הבדיקה והתחלת החקירה נתונה למבקר הפנימי ומושפעת מגורמים שונים, בהם החומר שאסף, היקפה הכספי המוערך של העבירה והחשש מכך שהחשוד בעבירה יימלט.
לאחר שלב הבדיקה, על המבקר הפנימי להמליץ על גורמים בעלי התמחות המתאימה לעניין החקירה, בהתאם לסטנדרטים 280-300 של לשכת המבקרים הפנימיים. הניסיון מלמד כי הדרך הטובה ביותר לביצוע חקירה היא הקמת צוות, הכולל את המבקר הפנימי המצוי בפעילות הארגון, היועץ המשפטי של הארגון וכן חוקר הונאות.
בהתאם לצורך ניתן לצרף גם חוקר פרטי ומומחים בתחום המחשבים. שיתוף פעולה מסוג זה מסייע לארגון להגיע לפתרון מקצועי יותר, פותר את בעיית השימוש בממצאי החקירה בהליך חיצוני, ואף מאפשר לארגון לקבל חוות דעת של גורם חיצוני בלתי תלוי.
אף שתפקידו של המבקר הפנימי אינו כולל חקירות, סטנדרטים 280-300 של לשכת המבקרים הפנימיים קובעים כי על המבקר הפנימי לשים לב לתנאים שבהם סביר כי יימצאו אי סדרים בארגון, ולהיות בעל ידע מספיק בתחום ההונאות, כדי שיוכל לזהות דגלים אדומים המעידים על חשד להונאה.
הנחיה מקצועית מספר 16 של לשכת המבקרים הפנימיים מונה את הגורמים האחראיים לפתיחת חקירה על-פי הסדר הבא: הביקורת הפנימית, הגופים המוסמכים בארגון, כלומר הדירקטוריון, ועדת הביקורת, או המנכ"ל, וכן גורמים מוסמכים מחוץ לארגון, כלומר משטרת ישראל, רשות ניירות ערך, המפקח על הבנקים או המפקח על הביטוח.
לסיכום, תפקידו של המבקר הפנימי הוא לבחון ולהעריך את יעילותה וטיבה של מערכת הבקרה הפנימית בארגון. בכל הקשור להונאות ולמעשים פליליים תפקידו של המבקר הפנימי הוא לזהות את החשד, לדווח לממונים, להגיש דוח ראשוני המפרט את ממצאיו ולסייע בהמשך החקירה.
בגילוי דעת בינלאומי מספר 3 העוסק בגילוי, חקירה ודיווח על מקרי הונאה, מוגדר תפקידו של המבקר הפנימי בהקשר לחקירה, ונקבע כי במקרה שהתגלו חולשות משמעותיות של בקרה, על המבקר הפנימי לערוך בדיקות נוספות מתוך כוונה לזהות סימני הונאה אחרים. כחלק מכך על המבקר הפנימי לקבוע אם צריך להנהיג או לחזק בקרות, לעצב בחני ביקורת שיסייעו לגלות קיומן של הונאות דומות בעתיד, וכן לרכוש ידע מספיק בנושא ההונאות, כדי שיוכל למלא תפקידו כראוי. בתום החקירה חלה על המבקר הפנימי חובה להוציא דוח כתוב.
_______________________________________
הכותב הוא רו"ח, מוסמך במשפטים, CFE, CIA
