חמש למבצע צוק איתן - כך מנהלים עסק בעוטף עזה

אירועים ביטחוניים ומבצעים צבאיים מלווים בתחושת חוסר ודאות שפוגעים כלכלית ותדמיתית בחלק לא מבוטל של חברות ועסקים בינוניים וקטנים בשטחי מדינת ישראל כלכלית ותדמיתית. בהעדר חוסר רגולציה מסודרת ותמיכה על-ידי ממשלת ישראל באחריותו של כל עסק בינוני וקטן לדאוג ולסמוך רק על עצמו ועליו להתכונן מבעוד מועד לכל תרחיש חרום אפשרי כדי להמשיך להתקיים ולקיים את כל המעגלים העסקיים שתלויים בפעילותו השוטפת.

כיצד עסק או חברה בעוטף עזה יכולים להתמודד עם המציאות היומיומית:

· תרבות ארגונית לחרום - כדי שניתן יהיה להמשיך ולתפקד במצבי חרום ומשבר, על הנהלת החברה לפעול לקידום הכנת החברה לחרום. באמצעות הטמעת תרבות ארגונית להיערכות לחרום. התהליך דורש התגייסות של כלל המנהלים והעובדים למהלכים שיספקו לחברה נקודות זכות, מובילות ומוניטין לטווח הקצר והארוך גם יחד.

· מיפוי סיכונים - בשלב הראשון מתבצע סקר סיכונים, שמטרתו אפיון וניתוח מצב קיים מהם יתגבש מודל העבודה הנדרש. המבדק נעשה על-ידי מומחה חיצוני שמגיש את המלצותיו להנהלת החברה. במהלך המבדק נבדקים: הדרישות, ההכרח וההתנהלות של כל מחלקה ומחלקה בארגון בימי שגרה, ובחינת עבודתה במצב חרום.

· תיעדוף - על-מנת למנוע מצב של השבתה, כל חברה צריכה להחליט באופן מושכל ולתעדף מראש אילו מוצרים או שירותים קריטיים לייצור במצב חרום. ההחלטה נעשית על-פי הגדרת פרמטרים שמעוגנים בחוק עבור חברות שמוגדרות כמפעל חיוני. עבור חברות אחרות מומלץ מראש לעמוד את דרישות הלקוחות, הזמנות הצפויות, וכד'. בתהליך זה נערך תכנון ביקושים מצד לקוחות הקצה.

· מפרט והגדרת עבודה - לכל חברה צריך להיות מפרט עבודה ברור ומפורט עם כל הממשקים הקיימים והנחוצים להמשך פעילות במצב חרום. 1. בין גורמי הפנים-המחלקות שנקבעו כאסטרטגיות לניהול החברה 2. בין גורמי חוץ מחוץ לארגון (רשויות, גופים ממלכתיים, בנקים, חברות ביטוח וכד') שהינם בעלי זיקה ישירה או עקיפה לצורך המשך הקשר השוטף והרצוף עם החברה בחרום ובעזרת קביעת והגדרת נהלי עבודה ברורים וישימים להפעלה במצבי חרום.

· בדיקה פרטנית לתהליך הייצור - על-מנת שהלקוח הסופי לא ייפגע במצב חרום, בתהליך מבדק הסיכונים יש לספק מענה לכל אחת מהמחלקות בחברה שהוגדרו כאסטרטגיות להמשך שרידות הארגון בעתות חרום ולבחון את הקשיים שעולים. מה נדרש מכל מחלקה ומחלקה על-מנת להמשיך לפעול במצב חרום. הבדיקה צריכה לבחון כיצד מבצעים את כל המהלכים הנדרשים בהלימה לפעילות מחלקות קריטיות נוספות בארגון.

· ספקים אסטרטגיים - ארגונים רבים נוטים לחשוב שפעילות הספקים האסטרטגים עליהן נשען הארגון מסודרת מאורגנת ואינה מהווה מכשול להפעלתם בחרום, המציאות בישראל מוכיחה שבאחריותה של חברה לבחון האם הספקים האסטרטגיים שלה ערוכים ומוכנים למצב חרום.

· מינוי נציג שיהיה אמון על מוכנות בשגרה וגם סיוע בעת התרחשות מצבי חרום - על-מנת לערוך סדר והטמעת מדיניות החרום בארגון יש למנות עובד או מנהל לכל מחלקה קריטית בארגון. והגדרתו תהא "רפרנט חרום" דמות זו אמורה להיות החוליה המקשרת בין עובדי המחלקה עליה הוא אמון לבין מחלקות נוספות ונציגי ההנהלה, על-מנת שכל הארגון יפעל ויתקשר בשפה אחת אחידה בעזרת מרכז שליטה ובקרה מרכזי.

· יישום - בהכרזת על מצב חרום נכנסים למוד פעולה בהתאם לתוכנית שהוגדרה ונבנתה במצב שגרה ומתנהלים ע"פ תוכנית זו בלבד אשר מגדירה שפה אחידה, בתוך הארגון ומחוצה לו (גורמי חוץ) מונעת כפל פעילויות כאוס לקראת ובעת הכרזת מצב חרום.

· תרגול - לסיום על כל ארגון לבצע תרגול על-מנת לתת "תוקף" תפעולי להכנות שבוצעו התרגיל מתבסס על תרחיש ייחוס פוטנציאלי בתרגול זה ראוי ועל-פי הצורך לשתף גם גורמי מעגלי תמיכה מחוץ לארגון דוגמת-רשות מקומית, גורמי סיוע (משטרה, מכבי אש, וכד', בסיום התרגול מתבצעים הפקת לקחים והמלצות לשיפור יישום התוכנית.

· ISO-22301- בעת האחרונה החלו עסקים בינוניים וחברות לנסות ולאמץ את תקן החרום ISO-22301. תקן זה עשוי במידה רבה לסייע בהתארגנות מקצועית סדורה שאינה בהכרח מחייבת השקעות ניהול משמעותיות. כאשר התמורה ליישום תקן זה עשויה להיות מועילה בעשרות מונים מעצם תרמותה כהון חוזר לכל עסק או ארגון שיישם תקן חדש זה.