מפגשים עם היפנים - כללי משחק שונים

בעשור באחרון תפסה יפן את המקום השני והמכובד, אחרי השוק האמריקני, כשוק יעד בעל פוטנציאל מסחרי עצום ובמיוחד בתחומי המכשור הרפואי והרפואה הדיגיטלית. בעוד אנשי העסקים הישראלים בוחרים להתמקד בשווקים בעלי תרבות דומה ובשמיכות גאוגרפית, כגון אירופה וארה"ב ונמנעים מכניסה לשוק זה. ייתכן שגם תדמיתו של עולם העסקים היפני מדיר את רגליהן של חברות מהתמודדות זו.

ביפן כללי המשחק שונים לגמרי. עד כדי כך שמי שלא מודע לקיומם ואינו יודע כיצד יש להתנהל בו, סביר שימצא את עצמו מחוץ למשחק ולפעמים גם "להישרף" מול חברות מסוימות. ברוב המקרים אנשי עסקים ישראלים מצליחים להתמודד עם האתגרים העסקיים הקיימים במדינות יעד שונות, אולם ביפן, חייבים להכיר את דרך קבלת ההחלטות היפנית, את הגינונים והמנהגים התרבותיים בכדי להצליח.

האופן שבו התנהלה הפגישה אם פיזית או בזום, תתווה את המשך ההתקשרות, שכן היפנים לא מעניקים הזדמנות שניה כך שגם פגישה אחת לא מוצלחת יכולה לחרוץ גורלות עסקיים. אחת הדוגמאות שממחישה עד כמה עולם העסקים היפני שונה מזה הישראלי היא באופן שבו מתקבלות החלטות ביפן. שלא כמו בישראל ובמערב, ביפן התהליך מתחיל ברמת הצוותים המקצועיים, אשר יבחנו את רמת החדשנות הטכנולוגית, את המודל העסקי ואת מידת ההתאמה לשוק היפני. לאורך התהליך ידרשו קבוצות מנהלים בכירות יותר לגבש החלטה בהתאם להמלצות הצוות המקצועי. בדרך כלל המנכ"ל לא לוקח חלק בתהליך עצמו, אלא מאשר את שהתקבלה על-ידי הצוות המקצועי. זו אחת הסיבות לכך שתהליך קבלת ההחלטות גם מאוד ארוך ויכול להמשך לאורך חודשים ולעיתים אף שנים.

שתי הדוגמאות האלה מדגישות את החשיבות להגיע מאוד בלבד מסבירות מדוע כל כך קשה לאנשי עסקים מישראל לחדור לשוק היפני ולמה יש חשיבות רבה להיות מודע לכללים ולהתאים את הארגון שלכם לפני שאתם עושים את הצעדים הראשונים לשוק מופלא זה.

טיפים ודגשים חשובים לקראת פגישה עם אנשי עסקים יפניים:

• כאשר נכנסים לחדר ישיבות יש להמתין למארח כדי שיושיב אותך במקום המתאים, ואין רנדומליות, אלא בחברות יפניות קיים פרוטוקול ישיבה אשר בבסיסו הרצון לגרום לאורחים להרגיש כמה שיותר בנוח ולתת להם כבוד להושיב אתכם.

• בינם לבין עצמם היפנים נוהגים לקוד ולא ללחוץ ידיים, עם זאת, הם מודעים לעובדה שבמדינות העולם נהוג ללחוץ ידיים ולכן הם משתדלים לפעול כמצופה מהם. ברוב המקרים איש העסקים היפני ייגש אל איש העסקים הישראלי, יגיש כרטיס ביקור שלו עצמו יאמר את שמו ויקוד קידה. רצוי לעשות בדיוק את אותו הדבר ואם יגיש את ידו ללחיצה אז פשוט לחצו את ידו. וכמובן, לא לשכוח להביא הרבה כרטיסי ביקור.

• מי שמוביל את הפגישה הם המארחים היפנים. תחילה יציגו את עצמם כל חברי הצוות ולאחר מכן יתבקש הצוות הישראלי להציג את עצמו.

• היפנים אינם נוהגים לדבר הרבה ובפגישות ולפעמים משתרר שקט. לנו הישראלים מאוד לא נוח להיות בסיטואציה שבה אין שיח קולח, אך במידה אכן משתרר שקט, אני מציע לא לחוש צורך למלא את השקט במילים או מידע נוסף, אלא לתת לדברים להתנהל באופן טבעי. אגב שקט אינו סימן רע לבאות.

• לרוב היפנים יש תחומי עניין רבים ומגוונים והם אוהבים לשוחח עליהם. בארוחה או במינגלינג, שאינם דיון או פגישה עסקית כדאי ורצוי למצוא נושאים ותחביבים משותפים ולפתח שיחה. יפן ענקית וייתכן שתבלו עם המארחים שלכם שעות רבות ברכבת.

• תהליך קבלת ההחלטות של היפנים הוא ארוך ויכול להיות מייגע. חשוב לשמור על רצף תקשורת אבל לא ללחוץ לקבל תשובה מהירה. אם יהיה עניין הקשר יימשך ואם אתם לא מקבלים תשובות לאורך זמן, זה אומר שאין להם עניין.

• החשיבה היפנית היא לטווח הארוך וכך גם ההחלטות שלהם מתקבלות ולכן בפניה אליהם יש לחשוב כמוהם ולא להגיע עם הצעות ופעולות שמיועדות לטווח הקצר בלבד. יש צורך להכיר את העסק המוצג עד לפרטי פרטים ולהיות מוכנים להציג אותו ברמה הטובה ביותר.

• כמו שכבר צוין, קבלת ההחלטות מתחילה דווקא בדרגים הנמוכים ועולה לאט למעלה כך שאם נפגשתם עם מנכ"ל החברה והייתה פגישה טובה אין זה מחייב שהעסקה חתומה. הדרך הטובה ביותר והנכונה ביותר להתקדם לאחר מכן היא בהתקשרות ישירה לצוות עמו נפגשתם ואם יש צורך לידע את המנכ"ל ניתן לכתב אותו בהתכתבויות במייל, אלא אם כן מדובר בחברה גדולה במיוחד ואז אין מכתבים את המנכ"ל.

• הלבוש בפגישות עסקיות עם היפנים הוא לבוש רשמי ומכובד. ענידת עניבה מקובלת מאוד, אך יש לשים לא לשלב עניבה לבנה וג'קט לבן, אותם לובשים לחתונה או עניבה שחורה וז'קט שחור שאותם לובשים ללוויה. הכי מקובל ללבוש חליפה בצבע כחול, אפור או שחור. נשים יכולות להגיע במכנסיים או חצאית ורצוי ז'קט. בכל מקרה יש לשים דגש על נעליים ותיק באיכות גבוהה.

• בעוד ליפנים חוש הומור נהדר, לוקח זמן להבין אותו. כמו חלק ניכר מהיפנים לא רגילים לדבר אנגלית, כך שלא תמיד יבינו את ההומור שבבדיחות. ההמלצה היא להימנע מלספר בדיחות בשלבים הראשונים לקשר. בנוסף, חשוב מאוד להימנע מלדבר על פוליטיקה ובעיקר לא להעביר ביקורת העל הממשלה - לא של ישראל ולא של יפן.