עוזר התובע הכללי של ארה"ב, קנת א. פוליט ג'וניור, גילה בנאום שנשא ב 25.3.2022 בכנס ב-NYU בנושא ציות ואכיפה של תאגידים, מהו הכיוון אליו הולכת הרגולציה, בכל הקשור לקציני ציות
1.
בנאום פרט קנת כיצד משרד המשפטים האמריקני (DOJ) בוחן, במסגרת חקירותיהם, תוכנית ציות (אכיפה פנימית). הוא ציין כי בבואם לבחון האם להטיל סקנציות על חברות ציבוריות, הם נותנים קרדיט משמעותי לחברות שבונות בקרות חזקות כדי לזהות ולמנוע התנהגות בלתי הולמת. להלן כמה מן הפרטים הצפויים להתעדכן בקרוב:
האופן שבו תוכניות ציות נבחנות
חקירות ה DOJ בחברות ישענו גם על הערכה של תוכניות ציות. הערכה זו נשענות על שלוש שאלות המפתח:
1.
האם תוכנית הציות תוכננה כראוי? - ה-DOJ בוחן את האופן שבו החברה מזהה ומעריכה את הסיכונים, כיצד תוכנית ציות מבטיחה שהיא מתאימה לניהול פרופיל הסיכון הספציפי שלה. ה-DOJ מצפה לראות שהחברה הטמיעה מדיניות ונהלים שנועדו לתת מענה לתחומי הסיכון המרכזיים שזוהו בהערכות הסיכונים, וכי מדיניות ונהלים אלו נגישים ומובנים לעובדי החברה ולשותפיה העסקיים. עוד בוחן ה DOJ שהתאגיד אכן פועל לידע עובדים וצדדים שלישיים לגבי תחומי הסיכון והאחריות הנגזרת מכך הרובצת עליהם. מדיניות, הדרכה ותהליכים אלה צריכים להתייחס לרכיבים הרלוונטיים לטיפול בסיכונים המהותיים למודל העסקי של החברה, כגון קשרי צד שלישי או מיזוגים ורכישות. ה-DOJ רוצה לראות שהחברה הקימה פרודצדורה לדיווח על הפרות של החוק ו/או מדיניות החברה, שמעודדת עובדים לדווח ללא חשש, וכי דיווחים אלה מתועדים, נלקחים ברצינות, נחקרים, ואם יוכחו שננקטים בהתאם צעדים לתיקון.
2.
האם הוקצו לטובת תוכנית הציות משאבים וסמכויות? - מעבר לתקציב ה-DOJ יבדוק את מספר העובדים וערוצי הדיווח, את הכישורים והמומחיות של אנשי המפתח בציות ותפקידי שומר סף אחרים. ברצוננו לדעת אם לקציני הציות יש גישה נאותה וההנהלה והדירקטוריון מעורבים בהם. ה-DOJ יבקש אם כן להבין האם וכיצד נקטה הנהלת החברה צעדים כדי להבטיח שלציות יש מעמד נאות בארגון והיא מקודמת בהתאם וכי היא מקדמת ערכי ציות ואתיים בכל הרמות - מהמנכ"ל וכלה במנהלים בדרג הביניים והנמוך.
3.
והאם התוכנית אכן ייושמו בפועל? - ה-DOJ יפעל לגבש ראיות המצביעות על אופן יישום תוכנית הציות. כך, תיבחן האם הישום נעשה ברצף, האם הוא אפקטיבי, והאם הארגון עוסק בשיפור מתמיד של התוכנית ופועל לעדכן אותה כדי להבטיח שהיא נותנת מענה הולם לסיכונים המשתנים. עוד יתבקש לדעת האם החברה יכולה לזהות פערי ציות או הפרות של מדיניות ו/או חוק, וכי כיצד היא טיפלה בהפרות שזוהו, והאם עקב כך שופרו הבקרות כדי למנוע הישנות המקרים. ה-DOJ יבחן מקרים כאלה כדי לראות האם ננקטו סנקציות במקרים של התנהגות לקויה, והאם תוגמלה התנהגות חיובית, יסקרו העסקות שנדחו עקב סיכון ציות, הדיווח על חושפי שחיתויות. הם גם מתעניינים ללמוד כיצד חברה מודדת ובודקת את תרבות הציות שלה - בכל רמות הניהול ולאורך כל פעילותה - וכיצד היא משתמשת בנתונים כדי להטמיע ולשפר באופן מתמיד את התרבות האתית שלה.
דהיינו חוקרי ה-DOJ יבחנו האם החברה השקיעה, לא רק בהיבט הפיננסי, בישום תוכנית ציות; האם התוכנית הצליחה לבדוק את הבקרות ולהוכיח שהן אפקטיביות; והיא ביצעה עידכונים רלוונטיים לתוכנית שלה כדי להסתגל לסיכונים המשתנים; והאם היא טיפחה תרבות חזקה של ציות וערכים אתיים.
העצמת קציני הציות
קציני הציות הראשיים ויחידותיהם החייבים להיות בלתי תלויים בהנהלה, והדבר צריך להשתקף בסמכויות ובמעמד שלהם בתוך החברה. על-מנת להעצים עוד יותר מעמדם, ה-DOJ יקח בחשבון ביחס לכל ההחלטות שלו ינקוט בתאגיד (כולל הודאות באשמה, הסכמי תביעה דחויים והסכמי אי-תביעה), לגבות מקצין הציות, בנוסף למנכ"ל, הצהרה המאשרת כי תוכנית הציות של החברה תוכננה ויושמה באופן סביר כדי לאתר ולמנוע הפרות של החוק (בהתבסס על אופי ההפרה המשפטית שהביאה להחלטה), והיא מתפקד ביעילות.
כידוע, כאשר מתקיים פיקוח על-פי החלטה של הרגולטור, החברות לא נדרשות לספק בעצמם דוחות שנתיים על מצב תוכניות הציות שלהן מאחר שהפיקוח עושה זאת. עם זאת, במקרים בהם לא מוטל פיקוח וחברה נדרשת לספק בעצמה דוחות עצמיים שנתיים על מצב תוכניות הציות שלהם, אזי ה-DOJ ישקול לדרוש שהמנכ"ל וקצין הציות יצטרכו לאשר שכל דוחות הציות שהוגשו במהלך תקופת ההחלטה נאותים, מדויקים ומלאים. על-ידי נקיטת צעד שכזה, ה-DOJ מבטיח שקציני הציות יקבלו את כל המידע הרלוונטי הקשור לציות ויוכלו להביע על עמדה/דאגה שיש להם לפני ההסמכה.
הודעה זו הנה כלי חדש בארסנל של ה-DOJ כדי להילחם באתגרים העומדים בפניו. הוא מבהיר שאלה המופקדים על קבה"ח בתאגידים חייבים להיות בעלי שיעור קומה המתאים לעסוק בכך. היא נועדה גם להעצים את אנשי ה-DOJ בתחום הציות לקבל את הנתונים וזכות לשתוף פעולה, וכי הגישה בארגון לציות מבטיחה כי החברה מתנהלת בסביבה ממוקדת באתית ובציות.
התכנסות
שה-DOJ שואל תאגיד לגבי תוכנית הציות שלו והאם היא מקימה, מתחזקת ותומכת בצורה נאותה בתרבות אתית בארגון, השאלה הזו בראש ובראשונה באחריויות (accountability) של הפרט. משרד המשפטים האמריקני רוצה, בבואו לחקור הפרות חוק, ללמוד על ההשקעה של הארגון בציות, לא רק בגלל שהוא רוצה לעודד חברות להשקיע יותר בציות. אלא הם רוצים לדעת האם הארגון עושה כל שביכולתו כדי להבטיח שכאשר עובדיו עומדים בפנים דילמה אתית, הם אכן מצויידים בידע ומידע והם עברו הכשרה ומבטיחה כי הם נוקטים בדרך הנכונה. או לחלופין, כאשר העובד נוהג בדרך לא נכונה, פועלת בארגון מערכת שמזהה, מתקנת, נוקטת בצעדי משמעת, ומתאימה את עצמה כדי להבטיח שאחרים לא יסטו מאותו כלל.
הודעה זו מצטרפת להודעות קודמות (ראה: קוחלני 2.2.2022, ו-19.12.2021, News1) המחדדת את הדגש שה-DOJ שם על חיזוק הציות בחברות מחד-גיסא, ועל שימוש בפונקציה זו כנייר לקמוס כדי לבחון את אפקטביות הטיפול של הארגון בהפרות חוק.
