נשיא המדינה לשעבר, שמעון פרס, המשיך לתת את חסותו ל"וועידת הנשיא" שמומנה מתרומות - בניגוד להמלצתו של מבקר המדינה הקודם, מיכה לינדנשטראוס. כך מגלה (יום ג', 17.2.15) המבקר יוסף שפירא.

עוד מגלה הדוח, כי בעוד שפורמלית הוצגו חמש הוועידות שנערכו מאז 2008 כאירוע של האוניברסיטה העברית, הרי שבפועל בית הנשיא היה מעורב בצורה נרחבת בארגונן, בעוד שליטתה של האוניברסיטה על הנעשה בהן הייתה חלקית בלבד. שפירא קובע עוד, כי בית הנשיא לא הפעיל את הבקרה הדרושה לנוכח העובדה שהגדיר את פרס כ"נותן החסות" של הוועידה.

מתן חסות של נשיא המדינה, הבחירה בַּשם "ועידת הנשיא", שילוב יועץ הנשיא (בהתנדבות) בתפקידי ביצוע במטה הוועידה - כל אלה וסממנים נוספים הופכים את ועידת הנשיא לאירוע בעל מאפיינים ממלכתיים. בשנת 2011 קבע מבקר המדינה דאז, מיכה לינדנשטראוס, כי הוועידה הייתה למעשה אירוע ממלכתי של הנשיא, וכי מן הראוי שאירוע כזה ימומן מתקציב המדינה ולא באמצעות תרומות. אולם בית הנשיא המשיך במתן חסותו של פרס לוועידות הממומנות מתרומות, בניגוד להערתו של לינדנשטראוס.


בלי בדיקות ובלי פיקוח


שפירא אומר: "בית הנשיא לא ערך את הבדיקות הנדרשות לשם קבלת היתר לשימוש בסמל המדינה ובדגלה. כמו-כן הוא לא ביצע בדיקה, ולו ראשונית או חלקית, שתוודא עם מטה הוועידה והאוניברסיטה, כי בפעילות הוועידה מתקיימים התנאים למתן חסות, אשר נכללו בהנחיית היועץ המשפטי לממשלה ובנוהל החסויות של בית הנשיא עצמו. חשיבותה של בדיקה כזו גוברת שעה שמדובר בפעילות מתמשכת שכן עבודת ההכנה לוועידות נמשכה לאורך כמה שנים.

"בין השאר לא נבחנה האפשרות שמתן החסות יתפרש כהעדפה של האוניברסיטה העברית על מוסדות אקדמיים אחרים; לא ניתנו הנחיות כדי להבטיח שניהולה הכספי של הוועידה יהיה תקין ולא יהיה כרוך בתקלות מינהליות ולא ננקטו פעולות לשם כך; לא הובהר שיש להימנע מליווי פעילות הוועידה בפרסומת מסחרית. היות שדובר במתן חסות לפעילות מתמשכת, היה על בית הנשיא לוודא כי באפשרותו לקיים פיקוח כאמור לאורך זמן".

עמדת בית הנשיא עצמו הייתה, כי בעת מתן חסות יש לוודא שהתורמים ראויים, שאין ניגוד עניינים בינם ובין פרס ובית הנשיא, שעובדי בית הנשיא אינם מעורבים בגיוס תרומות, ושהקשר בין בית הנשיא לוועידה יוגבל לתיאום ולחשיבה משותפת בלבד. ואולם בפועל, בית הנשיא גילה מעורבות רבה יותר, דווקא בהיבטים שאינם היבטי פיקוח ובקרה כנדרש בהוראות ובנהלים, ולעומת זאת - לא פיקח על היבטים מרכזיים בניהול הוועידה.

כך למשל, במכתבים ששלח מטה הוועידה למוזמניה בשנת 2009 נכתב, כי ההזמנה נעשית בשמו של פרס, וכי הוא שותף מלא בתהליך קבלת ההחלטות; בנייר הרקע לוועידה בשנת 2011 נכתב, כי פרס מחויב להצלחת הוועידה ויהיה מעורב בה באופן אישי; בבקשות לחידוש ההיתרים לשימוש בסמל המדינה ובדגלה בשנים 2010 ו-2012 נכתב, כי תכנון הוועידה ייעשה "בהשראתו וחסותו של נשיא המדינה".


חריגה ממינהל תקין באוניברסיטה


שפירא אומר: "בפועל הנשיא הוצג כגורם מרכזי בוועידה. מצד אחד הנהלת בית הנשיא הציגה בהקשרים מסוימים קשר עמוק בין הבית לוועידה, ומצד אחר הקפידה לנתק סממנים חיצוניים של הקשר הזה, בין היתר באמצעות פרסום הוראה שעל פיה עובדי בית הנשיא יעסקו בפעולות תיאום בלבד והפחתת מספר המכתבים שעליהם חתום הנשיא... הגם שבית הנשיא הגדיר את מעורבותו בוועידת הנשיא כמתן חסות והצהיר על כוונתו לפעול ברוח הנחיית היועץ, הוא פעל שלא על-פי הנדרש ממנו בכל הנוגע לפיקוח מתמשך בעת מתן חסות".

האוניברסיטה העברית הייתה הגוף המארגן ושימשה הישות המשפטית שבאמצעותה נעשו הכנת הוועידה ותפעולה, ועמדתה הייתה שהוועידה היא פרויקט בתוכה. אולם נוהגה של האוניברסיטה כלפי מטה הוועידה לא היה אחיד. מצד אחד, היא הגדירה את מטה הוועידה כאחת מיחידותיה, ואת הוועידה - כפרויקט שיתקיים במסגרת האוניברסיטה; הייתה המעסיקה של עובדי המטה ונשאה בתשלומים לנותני השירותים, ובהם ראשי המטה; שימשה הישות המשפטית לכלל ענייני תפעול הוועידה והנהלת חשבונותיה ונתנה ייעוץ משפטי שוטף לענייניה של הוועידה.

מצד אחר, האוניברסיטה לא הייתה מעורבת בבחירת עובדי מטה הוועידה ובקביעת שכרם, ובכך לא נהגה בהם כבעובדיה; היא לא קבעה את סכום התשלום לנותני השירותים; לא הקימה ועדת כספים שבה יהיו גם נציגים חיצוניים, לאישור תקציב הוועידה ולבקרה עליו, ולא יישמה את הכללים הנהוגים בה בתחום המכרזים. בכך לא קיבלה עליה אפוא האוניברסיטה, הלכה למעשה, את האחריות לפעילות הוועידה אשר התקיימה באמצעותה, בה היא ראתה חלק מפעילותה, וכך הציגה אותה. לדברי שפירא, התנהלותה של האוניברסיטה בנוגע להתקשרות עם ספקים עבור הוועידה נגדה כללי מינהל תקין.


משרות אמון יתרות


בבית הנשיא הועסקו 14 עובדים במשרות אמון; לקביעת מספר זה לא קדמה בחינת צרכים. ארבע עובדות הועסקו במשרות אמון אף שמשרותיהן אינן נכללות בסוגי המשרות המוגדרים על-פי התקנות משרות אמון. בתחילת כהונתו של פרס התקשר בית הנשיא עם יועץ לקבלת ייעוץ. בדוח הקודם קבע מבקר המדינה, כי על בית הנשיא להפסיק את העסקתו של היועץ. אף על-פי כן, המשיך בית הנשיא להעסיקו עד לסוף כהונתו של פרס.

בית הנשיא התקשר בחוזה עם חברה לביצוע עבודות ניקיון, תחזוקה ואירוח; זוהי אחת ההתקשרויות המרכזיות של בית הנשיא. במשך ארבע שנים הועלו לפני הנהלת בית הנשיא ליקויים בנוגע למעקב אחר עבודתה של החברה וליישום החוזה עימה, אך דבר לא נעשה. להפך: ההתקשרות עם החברה הוארכה שוב ושוב, והיא משרתת את בית הנשיא כבר שש שנים.

בשנים 2014-2012 ביצעה מבקרת הפנים של בית הנשיא ביקורת בתריסר נושאים והגישה דוחות להנהלת בית הנשיא. אולם לא התקיימו דיונים והתקבלו החלטות מפורטות באשר לתיקון הליקויים בנוגע למרבית הדוחות. המעקב של הנהלת בית הנשיא אחר תיקון הליקויים והתיעוד של תיקון הליקויים היו חלקיים ונעשו בתדירות נמוכה מאוד. יש חשש שמצב זה מונע ביצוע של הליכי תיקון סדורים.


להכין תוכניות עבודה


שפירא מסכם: "על הנהלת בית הנשיא לבצע בהקדם ניתוח ומיפוי מקיפים של הצרכים בתחום הארגון וכוח האדם על-פי היעדים והתפקידים של כל אחת מהיחידות והגדרת התפוקות המצופות מהן, ולגבש על-פי תוצאותיהם תקן כוח אדם רצוי, הכולל גם תיאורי משרה מדויקים. לשם קבלת החלטה בדבר המספר המרבי של משרות האמון בבית הנשיא והתפקידים שימלאו המועסקים בהן, על הנהלת בית הנשיא לבצע בהקדם ניתוח מנומק ומתועד של צורכי בית הנשיא, מאפייניו הייחודיים והיקף פעילותו.

"על מנכ"ל בית הנשיא לגבש תוכניות עבודה מפורטות לכלל יחידות הבית. על אגף התקציבים במשרד האוצר ובית הנשיא להכין בכל שנה הצעת תקציב מחייבת, שעל בסיסה תיעשה בקרה. פעולות אלו אמורות להבטיח, כי תוספות תקציביות יינתנו במשך שנת תקציב רק במקרים חריגים ועקב צרכים או נסיבות שלא היה ניתן לחזותם מראש בתהליך התכנון.

"על מנכ"ל בית הנשיא לוודא, כי צוות ניהולי בכיר יקיים דיונים בממצאי ביקורת הפנים, ובהם יוגדרו, בין היתר, הגורמים האחראים לתיקון הליקויים ולוחות זמנים לביצועו, וכי הצוות יתעד את דיוניו והחלטותיו ויפעל לתיקון הליקויים ולמעקב אחר הפעולות שנעשות לצורך זה".