איך לשלב מערכת BI בניהול העסק?

מערכת BI היא פלטפורמה לניתוח נתונים, המתאימה לעסקים המתמודדים עם היקפי מידע נרחבים. באמצעות מערכת ה-BI ניתן לשפר את תהליכי קבלת ההחלטות בארגון, לייעל את התהליכים העסקיים ולצלוח את אתגרי התחרות. מהי מערכת BI ובאילו דרכים ניתן לשלב אותה בניהול העסק?

מהי מערכת BI?

כאמור, מערכת BI היא כלי ניהולי, המורכב ממנוע רב עוצמה, השואב נתונים ממגוון מקורות:

• מערכות ניהול פנים ארגוניות כמו CRM, ERP, פריוריטי, מערכות לניהול הייצור, מערכות הנהלת חשבונות וכדומה;

• מקורות פנים ארגוניים כמו תיקיות, תיבות דואר, מסמכים, נהלים;

• מקורות חוץ ארגוניים - פורטלים אינטרנטיים, חנויות, מסעות פרסום דיגיטליים, רשתות חברתיות, אתרי חדשות.

ולמעשה כל מקור ידע הדרוש לארגון לטובת קבלת החלטות עסקיות. את הגדרת מערכת ה-BI מבצעים בתהליך של אפיון, שמטרתו לרכז את הצרכים העסקיים של הארגון ולתת להם מענה טכנולוגי באמצעות "לוח מחוונים" ("דשבורד") המציג את תוצאות הניתוח בתצורה גרפית ומותאמת לעולמות התוכן המקצועיים של המשתמשים.

באילו דרכים ניתן לשלב את פלטפורמת ה-BI בארגון?

מערכת ה-BI משתלבת בארגון במספר דרכים:

• חקירה עצמאית של המידע הארגוני ללא כל תלות בצוותי פיתוח - חקירת המידע מתבצעת על בסיס לוח המחוונים עצמו, ללא כל תלות בשאילתות מובנות, שאופיינו ופותחו על-ידי צוותי הפיתוח. מערכת BI מהדור החדש, מאפשרת לחקור את המידע בצורה עצמאית לחלוטין על-ידי הקלדת ערכים בשורת החיפוש והצגת מידע, שנמצא "מחוץ לטווח החיפוש", אך מקושר לו מבחינה לוגית במערכת. כך למשל, אם מנהל מכירות מעוניין לדעת אילו מוכרנים ביצעו מכירות של מוצר מסוים, הוא יקבל באותה שאילתה גם את שמות המוכרנים שלא מכרו את המוצר, המידע הנוסף מעודד אותו להמשיך בחקירה ולהגיע לתובנות חדשות.

• ייצור, עיצוב והפקת דוחות ניהוליים ושליחתם באופן יזום או מתוזמן - כלי מובנה בתוך מערכת BI המאפשר לרכז מידע מתוך הדשבורד (לוח המחוונים) לעצב דוחות בשילוב טבלאות וגרפים ולייצא את הדוחות למיילים פנים וחוץ ארגוניים בהתאמה להגדרות האבטחה הארגוניות, כך למשל - ניתן בלחיצת כפתור אחת להפיק דוח לקבוצה של אנשים, אך כל אחד מהם יראה את הנתונים שלהם הוא מורשה. אמצעי זה חוסך משאבים יקרים של זמן ותלות בגורמים טכניים.

• שיתוף ידע, ניתוחים גרפים ומודלים עם עמיתים - אחד הכלים המתקדמים במערכות ה-BI החדשות הוא היכולת ליצור "תסריט" של תהליך קבלת ההחלטות על-ידי צילומי מסך, הוספת גרפים, טבלאות, סמלילים ותבליטים. מנהלים נעזרים בכלי ה-Story כדי להמחיש תהליכים במהלך ישיבות הצוות.

• התחברות לכלי ה-BI מכל מכשיר ומכל מקום עם חיבור אינטרנטי - מערכת BI היא מערכת רספונסיבית, המאפשרת חיבור מרחוק גם למכשירים ניידים ומסכי טאבלט ולכן מתאימה גם לעבודה מרחוק. חשוב לציין שהחיבור מרחוק מאובטח ומוצפן.

• הגדרת יעדים עסקיים - בתוך לוח המחוונים האישי וגם כחלק מעמידה ביעדי KPI בנוסף ניתן לקבל התראות מהמערכת כאשר חורגים מיעד מסוים.

• בקרה וניטור עומסים על צוותי העבודה - התצוגה החזותית נעימה וידידותית למשתמש, ומאפשרת לעקוב באמצעות תרשימים שונים אחר מספר רשומות, לנטר ולטפל בעומסים.

• חיבור למקורות מידע פנים וחוץ ארגוניים - מהות מערכת BI היא למשוך מידע ממספר בלתי מוגבל של מקורות, לעבד אותו במנוע עוצמתי, באופן מהיר ולהציג באמצעות גרפים, טבלאות ותרשימים. באופן זה ניתן לחסוך משאבים יקרים באיסוף מידע מפורטלים אינטרנטיים למשל, ויותר מכך, קל יותר לארגן את המידע אל תוך מקשה אחת ולקבל, תמונה רחבה על הזירה העסקית- פנים וחוץ ארגונית.

תכונות אלו מאפשרות למערכת ה-BI לייעל ולשפר תהליכים פנים ארגוניים ולתמוך בהשגת המטרות העסקיות.