מבקר המדינה מצא ליקויים בסדרי הניהול, הדיווח והבקרה של פרויקט מרכב"ה - מערכת רוחבית כוללת במשרדי הממשלה - המתבצע באגף החשב הכללי של משרד האוצר, ובאחריותו הישירה. מהביקורת מתברר שהפרויקט מפגר בהרבה אחרי לוח הזמנים שקבעה הממשלה וחורג בהרבה מהעלויות שנקבעו. המבקר מדגיש כי החשב הכללי, שתפקידו הוא לשמש גורם הבקרה והפיקוח על תקציב המדינה כולו, לא קבע עד היום נהלים מחייבים במשרד לניהול ולפיקוח על ביצוע פרויקטים של מחשוב בכלל ושל פרויקט מרכב"ה בפרט.
את פרויקט מרכב"ה יזם אגף החשב הכללי בשנת 2000 לצורך הקמת מערכת מחשוב אחידה במשרדי הממשלה שתנהל משאבים בתחומי הכספים, כוח האדם, הלוגיסטיקה והנכסים ותבצע פעולות נוספות כגון ניהול תמיכות. אגף החשכ"ל החליט ליישם את המערכת באמצעות תכנה לניהול משאבי הארגון (תכנת ERP) והחל בעבודות הפיתוח שלה בשנת 2001. ב-2004 התגבש מבנה גופֵי ההיגוי של הפרויקט ובהם ועדת ההיגוי העליונה בראשות החשב הכללי, ד"ר ירון זליכה, מינהלת השינוי וועדות היגוי מקצועיות. לאחראי לניהול פרויקט מרכב"ה ולפיקוח עליו מונה סגן החשב הכללי, יצחק כהן.
לא עמדו ביעדים
משרד מבקר המדינה בדק את יישום הפרויקט בשנים 2004-2006, את התקדמות ביצועו ביחס לתכנון ואת הבקרה על ביצועו. באמצע 2004 הובא פרויקט מרכב"ה לאישור הממשלה. לפי התוכנית שאושרה היה הפרויקט להסתיים עד סוף 2006; אומדן עלות הפרויקט בתוכנית שאושרה היה 375 מיליון ש"ח במחירים שוטפים לשנים 2003-2006.
אבל מדוח המבקר עולה כי אגף החשב הכללי לא עמד ביעדי התוכנית - ביעדים האופרטיביים ולא בלוחות הזמנים שאישרה הממשלה. העלות הכוללת של הפרויקט גדלה מ-375 מיליון שקל ל-635 מיליון שקל במחירים שוטפים ב-2006, ומועד סיומו המשוער נדחה לשנת 2010. למעשה תכנן אגף החשכ"ל מחדָש את תוכנית העבודה של הפרויקט.
על-פי התוכנית מ-2004, הפרויקט היה אמור להסתיים בסוף 2006 לאחר הטמעת המערכת ב-55 יחידות ומשרדים ממשלתיים. אבל עד נובמבר 2006 הופעלה המערכת ב-22 בלבד. כמה משרדים ויחידות, ובהם גופים גדולים, שנכללו בתוכנית מ-2004 הוצאו ממנה ולא נכללו בתוכנית החדשה. בעקבות הוצאת גופים אלה צומצם היקף הפרויקט באופן מהותי, ואף על-פי כן כמעט הוכפל אומדן העלויות שלו.
המבקר קובע כי הגורמים האחראים לביצוע הפרויקט באוצר לא דיווחו לממשלה על השינויים בלוח הזמנים של הפרויקט, במשרדים ובגופים הכלולים בו ובאומדן העלויות שלו. רק בדצמבר 2006 הובאו השינויים לאישור ועדת ההיגוי העליונה, ורק בינואר 2007 הועברו ללשכת שר האוצר.
מנתוני התוכנית החדשה, המעודכנים לאוקטובר 2006 , עולה שהיקף הפעילות שנותר לבצע בתוכנית גדול בהרבה מהיקף הפעילות שכבר בוצע. עוד עולה שב-10 מתוך 45 המשרדים והיחידות הכלולים בתוכנית החדשה טרם בוצעו פעולות כלשהן; במשרדים הגדולים בפרויקט, שבהם אומדן העלויות גבוה במיוחד, 10 מיליון ש"ח ויותר, נותר לבצע בשנים 2007-2010 פעולות בשיעור כ-75% מאומדן עלויות הפרויקט בהם.
לא דיווחו לוועדת ההיגוי
המבקר אומר כי אף שמדובר בפרויקט ייחודי שעלותו גבוהה, היקפו נרחב, והוא אמור להימשך משנת 2001 עד 2010, לא הובאו בדברי ההסבר להצעות התקציב לשנים 2006 ו-2007 פרטים חיוניים על התקציב הרב-שנתי שלו, לוחות הזמנים שלו ותוכניתו הכוללת. על אף הערות ביקורת קודמת של מבקר המדינה, לא שיפר משרד האוצר לא שיפר את אופן הצגת נתוני התקציב.
עוד קובע המבקר כי מנהל הפרויקט אישר נוהל בינואר 2003 לאישור שינויים ותוספות בפרויקט. מתברר שאין בנוהל הפרדה בין הגורם המוסמך לאשר שינויים ותוספות לבין הגורם המבצע אותם. נוהל השינויים גם מאפשר להחליט על שינויים ותוספות בתכולת הפרויקט, העלולים לגרום לחריגה בעלויות ובלוחות הזמנים, בלא לדווח על המשמעות התקציבית של השינויים ובלא לקבל אישור מוועדת ההיגוי העליונה. התהליך גם מאפשר חריגה מהחלטת הממשלה, שבה נקבע כי הגורם שיקצה את התקציבים לפרויקט הוא אגף התקציבים.
המבקר קובע כי מאז יצא פרויקט המחשוב הגדול והמורכב לדרך, בתחילת 2001, לא הופעלו כלים יעילים ותכליתיים לבקרה עליו. אומנם במרס 2005 מינה החשב הכללי ועדת היגוי מקצועית לענייני בקרה, אך מאז מינויה היא לא התכנסה. רק בספטמבר 2006 פרסם אגף החשב הכללי מכרז לאספקת שירותי בקרה על הפרויקט, ובמאי 2007 נמסר שהזוכים במכרז החלו בעבודתם.
יחידת מחשב - בלי אישור
לצורך ביצוע הפרויקט גייס החשב הכללי כוח אדם חיצוני באמצעות יועצים, בתי תכנה וחברות כוח אדם. למעשה, פועלת באגף החשב הכללי משנת 2002 מעין יחידת מחשוב לפיתוח המערכת וליישומה במשרדי הממשלה האחרים, בלא שהקמתה נדונה ואושרה בידי גורם מוסמך. היקף כוח האדם החיצוני שמגייס החשב הכללי לפרויקט גדל משנה לשנה. בסוף יוני 2006 מנתה מצבת כוח האדם בו 180 עובדים. בין מנהלי הפרויקט רק שניים הם עובדי מדינה.
המבקר אומר כי אף שהחשב הכללי הודיע לוועדה לענייני ביקורת המדינה בדיון שהתקיים ביולי 2005 כי נקט שורה של צעדים לשיפור הבקרה ולתיקון ליקויים בניהול הפרויקט, שהעלה משרד מבקר המדינה בביקורת קודמת, הצעדים הללו התמשכו ורק במאי 2007 נמסר שהחברות שזכו במכרז בקרה וביקורת החלו בעבודתן.
החשכ"ל, שמתפקידו להוות גורם בקרה ופיקוח על תקציב המדינה בכללותו, לרבות תקציב הביצוע של פרויקטים ממשלתיים, הוא הגוף המוביל והמבצע את פרויקט מרכב"ה, על יעדיו האסטרטגיים, פעולות הפיתוח והניהול השוטף שלו. עליו להקפיד ולוודא שהתכנון נאות ושהאומדנים מבוססים ומבוקרים, ונדרשת היערכות מיוחדת כדי לבצע כראוי את תוכניות הפרויקט וכדי לוודא שהמטרות האסטרטגיות של פרויקט חשוב זה יושגו.
