גוגל - עבודה משותפת על מסמכים <br>

הבעיה

לפעמים יש צורך לערוך מסמך מסוים במשותף עם עוד משתמש\ים. למשל, כאשר משתמש אחד יוצר טבלה כלשהי באקסל ומשתמש אחר נדרש למלא חלק מהתאים בה.

מה לעשות?

במקום לערוך מספר עותקים של אותו קובץ אצל כל משתמש, ניתן להשתמש בעותק אחד מקוון דרך שירות המסמכים המשרדיים של גוגל - Google Docs. שירות זה מאפשר לעבוד על מסמכים במשותף עם מספר משתמשים.

איך לעשות?

• נכנסים לקישור docs.google.com.

• בדף זה, מצד ימין, מקלידים את פרטי החשבון שלכם ב-gmail. אם אין לכם חשבון קיים, ניתן לפתוח בקלות על-ידי לחיצה על הכפתור Get Started.

• בדף הבא פותחים מסמך חדש על-ידי לחיצה על "new" ובחירת סוג המסמך הרצוי.

• בדף המסמך לוחצים על תפריט Share, בוחרים ב-Share with others, ומקלידים את כתובות האימייל של המשתמשים האחרים. על כל המשתמשים האחרים להיות גם כן מנויים לשירות.

כעת, כל משתמש שהוזמן לעריכת המסמך יוכל לראות אותו בחשבון שלו.

התועלת בטיפ

שימוש ב-Google Docs מייעל את העבודה עם מסמכים משותפים וחוסך בזמן.

הערות

מומלץ לבדוק את מדיניות האבטחה בארגון לפני ההחלטה על שימוש בפתרון זה.