מחקר עדכני של מטה גרופ קובע כי 80% מאנשי העסקים שנשאלו בסקר מעדיפים להשתמש בדואר אלקטרוני על פני השימוש בטלפון ככלי לתקשורת עסקית. נתונים אלה מדגישים את החשיבות שארגונים יקימו לעצמם מערכות דואר אלקטרוני יעילות ומאובטחות.
לדברי עינת שמעוני, אנליסטית במטה גרופ ישראל: "נתוני המחקר גם מעלים, כי הדואל (אי מייל) הולך ומחליף את הפקס כאמצעי תקשורת להעברת מסמכים. תעבורת הפקס ירדה בחמש השנים האחרונות ביותר מ-50%, ורוב החומרים מועברים באמצעות דואר אלקטרוני".
לפי מטה גרופ, בישראל הדואר האלקטרוני חדר בצורה עמוקה ככלי בעיקר להתכתבות פנימית בתוך הארגון ורב הארגונים משתמשים בו למטרה זו. אולם רק החברות הגדולות ביותר בישראל רואות בו כלי קריטי להתכתבות בין ארגונים, ללקוחות לדוגמא.
המחקר גם העלה, כי משתמשים שמעדיפים טלפון בוחרים בו כיוון שהוא יותר אישי, יוצר הקשר טוב יותר לשיחה ומבהיר את טון ההודעה המועברת. נתונים אלה מבהירים, כי דואר אלקטרוני נתפס כלא אישי וחסר אפשרות להביע מסרים בטון השיחה ולא רק במסר המועבר. מחקרים אחרים הראו בעבר, כי שימוש ממשוך בדואר אלקטרוני גוזל זמן רב משעות העבודה וכי חלק מהעובדים עושים בו שימוש גם לצרכיהם הפרטיים.
לדברי הנשאלים היתרונות המרכזיים של הדואר האלקטרוני הם היכולת לתקשר עם מספר מכותבים במקביל (83%),גמישות בתגובה (84%) והיכולת ליצור רישום לפניה (78%).
שמעוני מוסיפה: "אחד הנתונים המרכזיים הוא שכאשר נשאלו הנבדקים אם היו צריכים לוותר על אחד מאמצעי התקשורת, 74% סבורים, כי הפסקת האי מייל גורמת לנזק המירבי, לעומת 24% שסבורים שהפסקה באספקת טלפון תגרום לנזק משמעותי לארגון. גורם זה מדגיש, כי יש להשקיע ביצירת מערכות אי מייל יציבות עם זמינות גבוהה".
