למה פרויקטים נכשלים

דעו שבכל פרויקט רוב האנשים נותנים מעצמם את הממוצע כאשר הם נדרשים לביצוע משימה, זהו הטבע האנושי. תחילה אנשים מגששים, בוחנים ולא מסתערים על מטלות ומשימות שהוטלו עליהם מיידית.

כדי להניע אדם לפעול ולתת את המקסימום מעצמו על-מנת לבצע את המשימה שהוטלה עליו במהירות, צריך לייצר עבורו גירוי חיצוני משמעותי מאוד.

בנוסף, דעו שבאופן לא מודע, לאדם יש נטייה טבעית לחקות את הבינוניות של הקבוצה בה הוא נמצא. כלומר, אנשים מכוילים לבינוניות של הסביבה הארגונית שלהם ולעיתים קיים לחץ חברתי סמוי או גלוי לא להצטיין בכדי לא להגיע לסיטואציה שבה מחלקה אחת בארגון פורצת את הדרך ומראה שאפשר לעשות הרבה בפחות אנרגיה וזמן.

מנהל פרויקט שרוצה לשפר את התפוקות מהאנשים ולא להישאב לבינוניות בגלל הסביבה הארגונית בה הוא פועל ומלכתחילה לא להיות מובל לבניית תוכנית עבודה בינונית שיישומה ייקח זמן רב יותר ממה שזה באמת יכול לקחת, צריך לפעול במספר מישורים:

• תחילה, מנהל פרויקט צריך להבין שבראש וראשונה, תפקידו להיות מאסטר ברתימת אנשים לפעול באופן יוצא דופן;

• כאשר הצלחת הפרויקט מוגדרת בהתאם לתבנית השגורה. כלומר, בעמידה בתקציב, תכולה וזמן, המשמעות היא שמלכתחילה יגדירו זמן, תקציב ותכולה "ריאליים". ה"ריאליות" הזו, לרוב בינונית ומסתמכת על ניסיון העבר. מנהל פרויקט אפקטיבי צריך להיות מודע לכך ולאתגר את כל מערכות הארגון.

אנשים נוטים לדחות משימות, זה טמון באופי האנושי. האם גם אתם מיישנים את דוח החניה שקיבלתם מספר שבועות באוטו, לאחר-מכן, עוד כמה שבועות על המקרר? האינסטינקט הראשוני של כל אדם הוא תמיד לדחות את המשימה שהוטלה עליו. כאשר מנהל הפרויקט שואל שאלה הקשורה ללוחות זמנים של המשימה, לרוב התשובה המתקבלת תהיה בסוף שבוע או בסוף החודש. התשובה הזו מעידה שאין תכנון אמיתי, אלא רצון לדחות את הקץ ולהרוויח זמן.

בפועל, כמו כל סטודנט שלומד למבחן, רוב האנשים מתחילים לפעול סמוך למועד הדד ליין שהוגדר. מנהל הפרויקט צריך להיות מודע לתופעת הדחיינות הזו ולא לקבל כתשובה לגיטימית את תאריך הדד ליין שהוגדר. הוא צריך לשאול לא עד מתי תתבצע המשימה, אלא מתי היא תתבצע, כמה זמן לוקח לעשות את המשימה, האם כבר אפשר להתחיל את המשימה, האם היא תלויה בגורמים נוספים וכדומה. השאלות המכוונות יוצרות שינוי משמעותי ומגדילות את הסיכוי לביצוע מהיר של המשימה.

זהו פחד טבעי, התקף גם כלפי מנהל הפרויקט וגם כלפי האנשים בתוך הארגון. הפחד לאכזב טמון בהגדרת הלו"ז ומכאן שכל גורם בפרויקט מנהל לעצמו באפר על באפר רק שלא ייצא שהוא לא עמד במשימה מסוימת. תפקידו של מנהל הפרויקט הוא לנהל את הפרויקט בקפדנות, כך שהבאפר קיים אך ורק אצלו וברמת הפרויקט ולא ברמת המשימה. על-מנת שזה יתאפשר, עליו ליצור סביבה ארגונית בטוחה שמאפשרת גם להיכשל ולא לעמוד ביעדי לו"ז. בין בינוניות ועמידה בלו"ז שהוגדר לבין ביצוע מעבר לגבולות הנוחות עם דחייה בדד ליין, האופציה השני עדיפה בהרבה לארגון ולעובדיו בטווח הרחוק.

בכל ארגון יש פוליטיקה. פוליטיקה בהגדרתה היא תחרות על משאבים במחסור ובמקרה של פוליטיקה בארגון המשאבים יכולים להיות קידום, כוח, שליטה, יוקרה וכו'. מנהלי פרויקטים רבים רואים בפוליטיקה את הרעה החולה המעכבת את סיום הפרויקטים.

תפקידו של מנהל הפרויקט הוא לא לחמוק מפוליטיקה ארגונית. הפוליטיקה היא המגרש הארגוני ועליו לשאוף להיות השחקן הטוב ביותר על המגרש. על מנהל הפרויקט לדעת ולאתר מי מבין האנשים בארגון יכול לעצור או לעכב את הפרויקט וכיצד ניתן לרתום אותו, כאשר לכל אחד יש את "שביל הגישה" הייעודי שלו. שביל שיש לאתר ולטפח במיומנות רבה.

אנשים לא אוהבים שינויים ואין פרויקט שלא יוצר שינוי משמעותי בארגון. לרוב, עולה חשש שאם מייעלים משהו בארגון, אז עובדים חוששים שהם לא יהיו נחוצים יותר. בנוסף, אנשים חוששים גם משינויים טכנולוגיים המשנים את תהליך העבודה המוכר ונדרש מהם ללמוד ולהסתגל מחדש לשינויים. כדי להתמודד עם כך באופן יעיל, מנהל הפרויקט בראש ובראשונה צריך להיות מומחה בניהול שינוי ולדעת כיצד לתקשר את השינוי והשלכותיו בסביבה הארגונית ובאמצעות כך לרכך ולהוריד את מפלס הלחץ בקרב האנשים.

לסיכום, מנהל פרויקט ראוי המוביל את הארגון להצלחת הפרויקט חייב להיות אדם המאמין באנשים ובעוצמתם. למרות שהסיבות המובנות באופי האנושי הן כביכול לא לטובתו של מנהל הפרויקט, הרוח האנושית יכולה להפוך את הבלתי אפשרי לאפשרי, לשבור פרדיגמות ולייצר מציאות אחרת המובילה להצלחת כל פרויקט.