ניהול משרד אדריכלים, מודדים או מהנדסים הוא אתגר לא קטן. כל בעל עסק יודע שניהול יעיל כולל היערכות מוקדמת, חשיבה לטווח ארוך, תכנון תקציבי ודבקות בו, אבל במציאות, שינויים מאוד מהירים מתרחשים בטווחי זמן קצרים— שוק הנדל"ן תנודתי, המצב הכלכלי בארץ ובעולם משפיע, פרויקטים צצים ונעלמים, צוותים גדלים וקטנים, תוכנית בניין העיר מתעדכנת... העסק מנסה להיערך בצורה הטובה ביותר — עם תקציבים, כוח אדם, מחשוב... אבל לפעמים ממש קשה להדביק את הקצב.
משרדי אדריכלים ומהנדסים, הם בדרך כלל עסקים קטנים-בינוניים ולא תאגידי ענק. העסק רגיש להוצאות בלתי צפויות שבסופו של דבר מצטברות לנטל כבד על העסק.
בנוסף, תחומים אלה כוללים פעולות חישוביות רבות, הדורשות שעות עבודה ארוכות של
צוות המשרד. המורכבות שלהן גורמת לכך שכל טעות אנוש יכולה להחזיר את הפרויקט צעדים רבים לאחור. מצב בהחלט לא רצוי, בזבוז משאבים, ושוב הוצאות בלתי צפויות. לכאורה מדובר בעבודה "השחורה" של המשרד, אבל האמת היא שאי-אפשר להוציא אף פרויקט אל הפועל בלעדיה. ודווקא בנקודה זו אפשר להכניס הכי הרבה ייעול על-ידי כמה צעדים פשוטים.
אביב איינהורן, מנכ"ל RVM מערכות בע"מ: "אנחנו עובדים עם משרדי אדריכלות והנדסה רבים ומכירים את התחומים הללו מקרוב. אני רואה שוב ושוב שהצטיידות נכונה יכולה לעשות את ההבדל. וכיום כאשר העולם עובר למודל של 'תוכנה כשירות' זה אפשרי יותר מתמיד".
הנה מספר צעדים בדרך להתייעלות:
1.
אוטומציה - פעולות פשוטות כמו שרטוט (ובמיוחד הכנסת חלונות ודלתות, סגירת קירות וכו'), , חישובי שטחים, הכנת תב"עות, ומפות מדידה - יכולות להפוך מנטל כבד לפעולה מהירה ומדויקת עם תוכנות עזר לתוכנת ה-AutoCAD או ה- BricsCAD.
התוכנות עובדות בצורה אינטיליגנטית וידידותית, מתריעות על טעויות חישוביות ועל חריגות שטחים. הן תואמות תמ"א 38, נוהל מבא"ת ודוחות גושים וחלקות - המשמעות של זה מבחינת חסכון בשעות עבודה ברורה. כתוצאה מכך אדריכלים, מודדים ומהנדסים יכולים להתרכז בתכנון עצמו.
2.
השכרה - העולם כבר מזמן החל לעבור למודל של מחשוב עננים (תוכנות כשירות) וזה בהחלט מרחיב את טווח האפשרויות—קניה היא כבר לא האופציה היחידה. גרטנר דיווחה שמחשוב ענן הוא אחד מלהיטי 2011 והאמת היא שזה קורה כבר עכשיו. לא חייבים לרכוש כל תוכנה ולהיכנס להשקעה כספית גדולה, אפשר לשלם דמי מנוי חודשיים וליהנות מעידכונים שוטפים והדרכות. עוד חסכון בזמן!
צוות המשרד לא יבזבז שעות עבודה יקרות כדי לעדכן, לתחזק או כדי למצוא את התמיכה המתאימה. לדוגמה: בכל פעם שמשרד הפנים מעדכן את נוהל המבא"ת, התוכנה הרלוונטית במשרד מתעדכנת אוטומטית. מנהל מקרקעי ישראל וועדות מנהל משנות זכויות בניה - והתוכנה מתעדכנת גם בשינויים אלה.
יתרון משמעותי נוסף - במידה וצוות המשרד מצטמצם או גדל או כאשר הצרכים במשרד משתנים, מאוד קל לשנות את ההתקשרות עם ספקית השירות.
3.
תחנות עבודה - מי לא מכיר את הסיטואציה שבה אחד מעובדי המשרד ניגש לעובד אחר ומבקש ממנו לקום רגע... כי בדיוק עכשיו הוא חייב לעשות חישוב שטחים להגשה, אבל התוכנה שהוא צריך מותקנת רק במחשב אחד, וזה דווקא המחשב הזה. זה יוצר ניגודי אינטרסים בין העובדים, כולם רוצים להספיק כמה שיותר וגם נמדדים על זה. לא בטוח שעובד אחד יסכים לקום מהכסא עבור עובד אחר וכך נקטע רצף העבודה.
פתרון פשוט וידידותי שכדאי לשקול הוא רישיון "צף", כלומר, המשרד רוכש רישיון של תוכנת עזר, התוכנה מותקנת על השרת של המשרד וזה מאפשר לכל עובד לעבוד איתה מכל מחשב.
אביב איינהורן מסכם: "באופן טבעי, המשוואה המוכרת של זמן-מול-כסף טורדת את מנוחתם של בעלי עסקים רבים. בשנים האחרונות אנחנו עדים ליותר ויותר פיתוחים, מישהו אי שם כבר חשב על הצרכים שלך ויצר עבורך כלי עבודה מדהימים, אז למה לא לרתום אותם לטובת העסק?"
