ניהול מידע במקום אחסון?

ארגונים אשר שומרים על כל המידע הארגוני בשל דרישות רשויות המשפט והרגולציה ובשל החשש לאבד נתונים שעשויים מתישהו להיות נחוצים, יגדילו באופן משמעותי את הוצאותיהם על אחסון", כך על-פי חברת המחקר והיעוץ הטכנולוגי גרטנר.

אחסון - פתרון זול?

מנהלי מערכות מידע רבים מצדיקים גישה זו בכך שאחסון הוא פתרון זול שעם הזמן נעשה זול יותר, אך ב גרטנר סבורים שיש לשקול גישות נוספות. "הצפת המידע, אומר וויט אנדרוז, סגן נשיא ומבכירי האנליסטים בחברה, משיגה את הירידה במחירי האחסון, וזה עוד לפני שנלקחו בחשבון עלויות האחזקה של המידע. זה עיתוי מצוין לארגונים, לייעל ולחדש את מערכות המידע והגישה אליהן על-ידי זיהוי מידע מיותר והוצאת אפליקציות שנועדו לטיפול בו, ואין צורך בהן יותר".

מערכות מתקדמות לניהול מידע יכולות לסייע לארגונים להפחית את כמות הנתונים שהם מאחסנים ברמה קריטית ומשנית, וכן לתת להם מענה בזיהוי מידע הנשמר ברמה קריטית וניתן להעבירו לרמה משנית. מערכות לניהול מידע מסוגלות לספק תובנה לגבי מידע שכבר לא נחוץ לחברה או שאין לו כל ערך, כמו גם את המנגנון שיחלץ אותו מהמקום בו הוא נמצא.

"גרטנר מכירה בכך שעלות מערכת מתקדמת לניהול מידע הינה יקרה. עלויות הרישוי למערכות בוגרות ואמינות נעות בין עשרת אלפים דולר להתקנה קטנה לבין שלושה מיליון דולר ויותר עבור אפליקציות מתקדמות, ובנוסף דמי שירות שנתי של כ-18 אחוזים מהסכום הכולל ששולם עבור הרישיון,אומר אנדרוז. "יחד עם זאת, ארגונים רבים יעשו שימוש בתוכנות חיפוש שכבר קיימות במערכת כדי לנקות מידע שמור ועדיין ייהנו מיתרונות שיציעו מערכות חדשות לניהול מידע", כך אנדרוז.

כלים חדשים

לאור ההתעניינות הגוברת בתחום הערכת תוכן, פיתחה גרטנר שיטות להערכת תכנים. שיטות אלו כוללות בחינה של מגוון משתנים כגון זכויות יוצרים, דפוסי שימוש, מהות התוכן והמטרה העסקיות שלשמה הוא נשמר. "חברות שקודם לשימוש בטכנולוגיה לניהול מידע, קיבלו החלטות אינטואיטיביות לגבי המידע החשוב לשמור ,יכולות כעת, לדרג את המידע בהתאם לקריטריונים מקובלים של קריטיות ורלוונטיות לארגון, בהתבסס על גישות מתקדמות יותר להערכת תוכן",אומר אנדרוז."יכולות שיפוט משופרות אלו הנן בעלות ערך רב לאחסון משותף ויכולות לשמש גם משתמשים פרטיים (באמצעות מחשב נייד או מחשב אישי שולחני)".