איך תדע את כל מה שאתה יודע?

אימרה זו שמרבים לצטט אותה עד היום, מתייחסת לניהול מידע— התחום שמאפשר ליצור, לשתף וליישם ידע באופן משותף ושיטתי, כדי לשפר הישגים.

ברוב המקרים, הפעילויות שאנו מבצעים יחזרו על עצמן שוב ושוב (בין אם מדובר בבניית אתר ובין אם מדובר בעסקה פיננסית). לכן הפילוסופיה שעומדת מאחורי ניהול מידע היא די פשוטה: בכל פעם שאנו חוזרים על פעולה – בואו נעשה אותה טוב יותר בזכות המידע שצברנו בפעם שעברה. וכיום בזכות טכנולוגיות מחשוב עומדים לרשותנו אמצעים רבים להשיג את המטרה הזאת:

ארכיון דיגיטאלי

יש משהו במילה "ארכיון" שנשמע ארכאי, אבל הארכיון המודרני שיש בו יישומי טכנולוגיה מתקדמת הוא אחד הדברים המרתקים שקיימים בתחום של ניהול המידע.

ארכיון הוא למעשה אמצעי לשימור הידע, שבו השתמשו כבר לפני אלפי שנים בסין, ביוון העתיקה וברומא (עוד במאה השמינית לפני הספירה!(. שימור הידע הוא שאפשר לארכיאולוגים לחקור תרבויות עתיקות.

כיום טכנולוגיית סריקת מסמכים ישירות למחשב מאפשרת ליצור ארכיונים דיגיטאליים אשר מהווים תחליף לאחסון קרטונים, קלסרים ותיקיות של ניירת. ניתן לסרוק כמויות עצומות של מסמכים במהירות וביעילות, וליצור עותקים דיגיטליים של כל מסמך מקורי. קבצים אלה יאוחסנו לאחר מכן בבטחה במחשבים, בשרתי החברה, ועל גבי התקני אחסון דיגיטליים. ומכיוון שגודל הקבצים הסרוקים הוא קטן יחסית, ניתן לאחסן כמות גדולה של מידע על גבי תקליטור דיגיטלי אחד בלבד. ולבסוף, את מסמכי הנייר המקוריים מעבירים לאחסון בארכיב או לגריסה באופן מסודר.

משרד דיגיטאלי

הטכנולוגיה והתפיסה של ניהול מסמכים מספקות פתרונות אחסון עכשוויים ונוחים. שיטה זו גמישה מאחר שהאחסון הדיגיטאלי ניתן להרחבה בקלות על-פי צרכי הארגון.

חלק בלתי נפרד ממתכונתו של משרד דיגיטלי, הוא תוכנת ניהול מסמכים חכמה המאפשרת למספר בלתי מוגבל של משתמשים גישה מהירה לספריית המסמכים ולאינדקס הדיגיטלי. המערכת מספקת הרשאות גישה, הרשאות צפייה, או הרשאות עריכה במסמכים כדי להגן כראוי על הידע הארגוני. תוכנות כאלה קיימות בשפע וחשוב לאפיין נכון את הצרכים לפני הרכישה.

פונקציה חשובה נוספת של מערכות ניהול אלה היא "אחזור"— תוך שניות ספורות ניתן לשלוף כל מסמך שאי פעם נסרק לתוך המערכת. אין צורך לבזבז זמן עבודה יקר על חיפושים, ואין מסמכים שנשלפים, נלקחים ממקומם ולבסוף לא מוחזרים (מה שגורם לאובדן מידע ארגוני).

גם פרטיות ואבטחת מידע

הנושא של פרטיות המידע הולך יד ביד עם אבטחת המידע. משרד דיגיטאלי מנוהל לפי הרשאות גישה, כולל מעקב אוטומטי אחרי שינויים כדי להגן על מסמכים משינויים שנעשו בטעות. בדיוק כפי שעסקים משקיעים בפוליסת ביטוח "למקרה ש...", כך, באותו אופן, חובה על חברות ועסקים להיערך לכשלי מחשוב שעלולים להתרחש בין אם מדובר בשריפה, שיטפון, אובדן, גניבה, נזק או כל פגיעה אחרת. אירועים אלה גורמים לנזק ממשי ולאובדן מידע עסקי חשוב. כדי למנוע זאת מומלץ לגבות את המידע באופן סדיר מידי יום במספר דרכים אפשריות: על גבי התקני אחסון דיגיטאליים קשיחים (קבועים או ניידים), בשרתי החברה, בשרתי ענן, ועוד.
מערכת זו תורמת לאבטחת המידע מאחר שסריקת מסמכים והפיכתם לקבצים דיגיטאליים מאפשרים לארגון לגבות את המסמכים באמצעים חיצוניים (דיסק קשיח, דיסק און קי, טייפ גיבוי וכו') וליהנות מאבטחת מידע מתקדמת.

ולסיכום, הערך המוסף של ניהול מידע הוא עבודה בשיתוף פעולה, ברמה גבוהה, שאף הולכת ומשתפרת בהתמדה. ניהול מידע מבטיח שהארגון יפיק את המקסימום מנכסי המידע, ושהעובדים ישתמשו טוב יותר ביכולותיהם - מה שיוביל בסופו של דבר לארגון יותר יעיל ויותר חדשני.