תזרים המזומנים של חברה הינו ה"חמצן" המוזרם ל"עורקיה" ומאפשר לה להמשיך ולפעול. חברה אשר תזרים המזומנים שלה שלילי, לא תוכל לפעול לאורך זמן ו"תיחנק למוות". תזרים המזומנים של החברה מושפע ממכירות החברה, מהוצאותיה, מתנאי התשלום שהחברה מעניקה ללקוחותיה ותנאי התשלום שהחברה מקבלת מספקיה, ממקצועיות אנשי הכספים שלה בתזמון התנועות, וממיומנותם בביצוע תהליך גבייה מקצועי. בימים כתיקונם, כ-70%-80% מהתקבולים נכנסים לחברה באמצעות ניהול תהליך פשוט של גבייה (שליחת חשבונית, העברה בנקאית או קבלת צ'ק ובמקרים בודדים גם הרמת טלפון ללקוח). בענפים מסויימים מוסר התשלומים גבוה יותר או נמוך, אולם בממוצע, פרטו התשלומים מתקבל ללא מאמץ משמעותי.
בימים כתיקונם, יתרת הסכום (20%-30%) שלא נגבתה בתהליך הגבייה הפשוט, מכניסה את החברה לבעיות תזרים והתמודדות לא פשוטה מול הבנקים הרואים בכך התנהלות לא מקצועית של החברה. בימים של משבר כלכלי, המצב מורע משמעותית ויש צורך בנקיטת אמצעי גבייה שונים ומגוונים כדי לקבל את הכסף מהלקוחות, והשונות בין חברה לחברה גדלה בהתאם למידת המשבר בכל ענף וענף והמקצועיות של צוות הכספים בחברה.
ניהול תהליך גבייה נכון לא יבטיח את גביית הכסף, אולם כל פעולה אשר מתבצעת בתהליך הגבייה, מטרתה להעלות את הסיכוי לכך שהכסף ייגבה.
מהו תהליך גבייה מקצועי?
בבואנו לדבר על תהליך גבייה, אנו מתייחסים בעיקר לגבייה B2B, או גבייה של עסק אחד מעסק אחר. לרוב, תהליך גבייה של B2C, או גבייה של עסק מלקוח יחיד, הינו פשוט, מכוון שברוב המקרים היום השימוש הינו בכרטיסי אשראי וגם אם יש תשלום בצ'קים, הרי לרוב הסיכון נמוך בשל הסכומים הלא גבוהים פר צ'ק והיכולת לקבל מידע על השיק מחברות כמו ERN.
ראשית עולה השאלה מתי מתחיל תהליך הגבייה? רבים יטענו כי תהליך הגבייה מתחיל עם הוצאת החשבונית ללקוח. בפועל, תהליך הגבייה מתחיל הרבה קודם, בנקודת ההחלטה אם לעבוד עם לקוח מסויים או אם לאו. ישנם כיום אמצעים זולים באופן יחסי (D&B, BDI, CIA) אשר מאפשרים לבדוק הן את החברה והן את בעלי השליטה בחברה ולזהות בעייתיות בהתנהלותם. ניתן לעצור כבר כאן את הקשר עם הלקוח הפוטנציאלי ולחסוך הרבה כאב לב ובזבוז אנרגיות בהמשך. במכירות בהיקפים גדולים חייבים לבצע בדיקה זו.
אולם, נניח והחלטתם להמשיך להתנהל מול הלקוח, ונראה כי הן העסק והן בעליו אינם בעייתיים. רצוי לחתום הסכם מפורט עם הלקוח (חובה בעסקות משמעותיות), על-מנת למנוע אי הבנות בהמשך. חשוב (מאד!) לציין בהצעת המחיר וגם בהסכם במפורט את תכולת העבודה, התמורה בגין העבודה, מרכיבי התשלום, תנאי התשלום, תהליך קבלה אם קיים, מרכיבי תהליך הקבלה, תנאי משלוח, אחריות, וכל פרט אחר אשר יעזור למנוע אי הבנות בהמשך הדרך. כמו-כן, תנאי התשלום אינם גזרת גורל! אומנם השוק הישראלי בעייתי בנושא תנאי התשלום ואוהב את השוטף+ (30,60,90 והיד נטויה), אולם ניתן לשאת ולתת עליהם ולהשיג תנאים טובים יותר. לעיתים "המחיר" של הקדמת התשלום הינו מתן הנחה ולעיתים באמצעות מתן "ממתק" אחר.
דבר נוסף אותו הינכם יכולים לעשות הוא לבדוק מהי מדיניות התשלומים של הלקוח? האם הוא משלם פעם בחודש? בסופו? האם 3 פעמים בחודש ב-10, 20 וב-30 לחודש? עם קבלת המידע ניתן להתאים את תנאי התשלום למדיניות של הלקוח. אם עולה חשש של עבודה עם הלקוח או כניסה לפרויקטים גדולים, יש לבקש ערבות בעלים, צ'ק ביטחון, מכתב אשראי (LC – Letter of Credit) וכיוצא בכך, על-מנת למזער את הסיכון. ישנה חשיבות גבוהה לשביעות רצון הלקוח ועל כן יש לבצע את העבודה ולספק את השרות או המוצר בצורה מיטבית. לקוח מרוצה לא יטה לדחות תשלום. חשוב גם לנהל את ציפיות הלקוח. הלקוח אוהב שקיפות. אם החברה צופה כי יתכן ויהיה פיגור בזמני האספקה או שנוצר מצב שאי אפשר לספק משהו שהחברה התחייבה עליו, יש לידע את הלקוח מוקדם ככל האפשר ולנסות למצוא פתרון יחד. הלקוח לא יהיה מרוצה מהסיטואציה, אולם יעריך את הכנות ואת אופן התנהלות החברה. דבר זה יבוא לידי ביטוי גם בסוף כששלב התשלום יגיע. בחלק הבא, השני בסדרה, נסקור את תהליך הוצאת החשבונית וגבייתה.
