מנתונים עובדתיים שמתקבלים מעסקים עולה כי פחות מ - 13% מכלל המיילים שמערכות אנטי ספאם מסננות הם דואר לגיטימי וכל השאר הם וירוסים ודואר זבל מסוגים שונים או מיילים שנשלחו לכתובות שאינן קיימות עוד. עוד עולה מדוח ניטור הספאם של קספרסקי לרבעון הראשון, כי 85.2% מכלל הדואר הנשלח היום בעולם מכיל הודעות ספאם.
רוב דואר הזבל מגיע בכלל מחו"ל, מקבוצות של ספאמרים שכותבים, מפיצים ומחדירים לאלפי מחשבים בעולם וירוס חבוי ושקט אשר מפיץ לכל רשימות התפוצה במחשב את הקמפיין החדש של הויאגרה או כל קמפיין דואר זבל אחר.
מעל 90% מדואר הזבל והוירוסים נשלחים ממחשבי זומבי. מחשבי זומבי הינם מחשבים או שרתים אשר ניזוקו על-ידי וירוסים וסוסים טרויאנים ונשלח מהם דואר זבל שלא באופן רצוני. בדרך כלל, בעלי המחשבים או השרתים הנ"ל כלל אינם מודעים לכך שהמחשבים שלהם "נחטפו" והפכו לזומבי.
המלחמה בספאמרים הפכה לאתגר, כיוון שהספאמרים משפרים ללא הרף את הטכנולוגיות שלהם בניסיון לעקוף את מערכות האנטי-ספאם השונות. הזנים החדשים ביותר של דואר הזבל ידועים בשמות "דואר זבל מבוסס תמונה" (Image-based Spam) ו"דואר זבל מבוסס PDF" (PDF-based Spam).
בניתוח מהיר אנו יכולים לראות שעובד ממוצע, שמקבל נניח רק 30 הודעות דואר אלקטרוני ביום, מקדיש למעשה לפחות 80% מזמן מיון הדואר למחיקת פריטים לא רצויים.
במקרה הגרוע, הוא מתעכב על הפריטים הללו ומבזבז את זמן העבודה בניסיון להבין מה שלחו לו. אבל זה יכול להיות אפילו גרוע מכך, והוא עלול ללחוץ על לינק שיכול להשבית את כל רשת המחשבים במשרד - ודברים כאלה קורים באופן תדיר.
רוב בעלי העסקים לא יודעים מספיק על תופעת הספאם או במילים אחרות, דואר הזבל, ולא מודעים לאיום האמיתי שכרוך בכך. מרביתם אף לא מודעים לכמות הזמן המבוזבז של עובדיהם רק על מחיקת הודעות מיותרות ואינם יודעים כיצד לטפל בכך בצורה יעילה ולכן נגרם נזק ארגוני ממשי.
כאשר למחשב של המנכ"ל מגיעות בממוצע שלושים הודעות זבל ביום, הוא לא יודע שיש סבירות מאד גבוהה שכל אחד מהעובדים שלו מקבל כמות דומה, וכך, אם יש לו עשרה עובדים, אז מדי חודש הם מקבלים כ-6,500 הודעות, לא כולל ההודעות שלו, שאינן קשורות לעבודה השוטפת. עכשיו תגדילו את המספרים האלה לממוצע של 50-100 הודעות זבל ביום לכל כתובת מייל (כולל הכתובות הלא פעילות של עובדים שהיו ואינם) ותקבלו עומס משמעותי על העובדים ועל השרת הארגוני. מערכת אנטי ספאם יעילה לא רק עוצרת את אותם 6,500 מיילים מלהגיע לעובדים, למשוך את תשומת ליבם, לגרום להם להשקיע כ-2 דקות בממוצע על מחיקתם ובמקרים גרועים יותר להתעניין בהם עד כדי כניסה לקישורים מפוקפקים. די בפתיחת קובץ אחד קטן כדי לגרום לנפילה של כל הרשת ולעיתים לגרום לנזק יקר מאד. רוב מערכות האנטי ספאם כוללות סינון וירוסים מובנה בנוסף על סינון דואר הזבל."
לטפל או להתעלם מהספאם?
התעלמות מהבעיה לא רק שאינה פותרת דבר - היא עלולה לגרום לנזקים של עשרות אלפי שקלים. לא פעם ולא פעמיים משרד מושבת קורא לטכנאי שלו בגלל טעות פעוטה של לחיצה על לינק "תמים", שגרם לכל הרשת לקרוס. העובדים יושבים בחוסר מעש, הלקוחות מאיימים לא לשלם, והמנכ"ל שובר את הראש איך להתמודד עם הבעיה.
הטיפול בספאם על-ידי מערכת אנטי ספאם הינו פשוט וקל מכדי להתעלם ממנו. בעל העסק לא נדרש לשום רקע טכני או ניסיון בתחום המחשוב, ספק האנטי ספאם מסוגל להתחבר מרחוק ובלחיצת כפתור לנתב את תעבורת הדואר מהענן הווירטואלי אל שרתי האנטי-ספאם ורק משם אל השרת הארגוני של בעל העסק.
המכנה המשותף לכל אנשי העסקים שמתחילים לעבוד עם תוכנת אנטי ספאם יעילה היא ההפתעה שמהרגע הראשון כמות התעבורה פוחתת באופן דרמטי. במידה ובעל העסק מעוניין בכך, הוא יכול להיכנס לדוח המיילים שנדחו על-ידי המערכת, שעלולים להיות שנויים במחלוקת, ולאשר את המיילים הבודדים שיתכן והוא מסכים לקבל למרות הכל.
כמה מהיתרונות של מערכת אנטי ספאם בעסקים:
- מערכת אנטי ספאם מוצבת בחזית קו האש, בנקודת הכניסה הקדמית ביותר, ולפיכך סופגת כל מידע שמגיע לשרת החברה. בזכות עובדה זו היא גם משמשת חומת מגן נוספת. מערכת אשר חוסמת 80% מהמיילים חוסכת למעשה 80% עומס מהשרת ומרוחב הפס לאינטרנט.
- מערכת האנטי ספאם כולל סינון אנטי וירוס חזק וכך מגבה את האנטי וירוס בשרת ומחזקת אותו. עסקים רבים עושים שימוש בתוכנות אנטי וירוס חינמיות כדי לחסוך בעלויות, אך הן לא כוללות שירות תמיכה. וכך, בסופו של דבר עסקים אלה מוצאים את עצמם מבזבזים זמן יקר על טיפול בתקלות מחשב שנגרמות מוירוסים או טיפול לקוי במערכות המחשב.
- מלבד המיילים שנראים ב"דואר הנכנס", השרת שלנו עובד קשה גם מבלי ידיעתנו. למשל אם היה לנו את העובד "משה" והייתה לו תיבת דואר, אולי פיטרנו אותו כי הוא איחר כל הזמן אך לא "פיטרנו" את תיבת הדואר שלו. כעת, תיבת המייל הזאת מקבלת הודעות, השרת שולח בחזרה הודעות שגיאה וכל התעבורה הזאת מעמיסה את קו האינטרנט.
- רוחב הפס לאינטרנט חסום למחצה עקב כמות הודעות זבל שמגיעה לשרתי הדואר, זה מאט את העבודה, לעתים באופן "בלתי מוסבר". זו עילה לקרוא לטכנאי מחשבים, שכל שעה שלו עולה מאות שקלים. לא בטוח שהוא יגלה את המקור האמיתי של הבעיה ועובדה זו תגרור קריאה נוספת, שתעלה שוב כמה מאות שקלים וכך זה ממשיך.
- חשוב מאד למנהל העסק לקיים מפגשי הסברה לעבודה בטוחה עם המחשב והאינטרנט, מאחר שעובדים מתחלפים והדרכות כאלו בכל זאת גוזלות את זמנו של המרצה או כספו של המנהל ואת זמני העובדים ולכן גם לא מתקיימות בדריגות גבוהה אלא אם כן זו חברה מאד מסודרת, כדאי שיהיה אמצעי אוטומטי שימנע כמה שיותר טעיות אדם הרסניות.
- אין צורך לעדכן את המערכת כשמשתנה שם של עובד, נוסף עובד חדש או נמחק עובד שנגרע. מערכת האנטי ספאם בודקת מול השרת את רשימת המשתמשים ומתעדכנת אוטומטית.
רוב החברות המספקות שירותי אנטי ספאם מציעות אותו ב-saas, התוכנה כשירות, בתשלום רק על השימוש החודשי ולפי כמות רשיונות. כך ניתן לקבל גמישות בגודל חבילת הסינון ובעלותה. אם כמות העובדים משתנה ניתן לשנות מיידית את השירות כך שיתאים לגודל המשרד החדש.
בתור בעל עסק בעצמי ונותן שרותי מחשוב למעלה מ-10 שנים, השירות הזה מחזיר את עצמו בקלות בחישוב של עלות מול תועלת.
מסקנה, יהיה נבון לטפל בזבל בעסק.
הערות על נצח יהודה ומינוי ראש אמ"ן, ולקח מאיר עיניים ממשה רבינו
