הגבלות על השימוש במידע על מועמדים לעבודה

מועמדים לעבודה יהיו זכאים לעיין בכל החומר הנוגע אליהם, אשר נאסף בידי מכוני מיון. כך קובעת הנחיה שפרסמה (יום ד', 29.2.12) הרשות למשפט טכנולוגיה ומידע (רמו"ט) במשרד המשפטים, וזאת במטרה להגן על פרטיותם של המועמדים.

רמו"ט מסבירה, כי בשלב גיוס עובדים למקום עבודה חדש או לתפקיד חדש במקום העבודה, נאסף מידע אישי רב על מועמדים פוטנציאליים. כתנאי לקבלה לעבודה, דורשים מעבידים רבים שהמועמדים יעברו מבחני מיון והתאמה. ואולם, לא כל מכוני המיון מקפידים על קיום הוראות חוק הגנת הפרטיות, ומכאן הצורך בפרסום ההנחיה המפורטת.

ההנחיה מבהירה את מעמדם של המעסיקים ומכוני המיון ביחס למידע שנאסף על המועמדים ומפרטת אלו שימושים מותר למכונים לעשות במידע האישי הנצבר אצלם, מה תוכן ההסכמה שהמכון נדרש לקבל מן המועמדים כתנאי לעיבוד המידע, וכיצד על המכון לממש את זכותו של המועמד לעיין במידע האישי שנאסף עליו ולתקנו. היא באה לאחר מספר שנות מגעים בין רמו"ט לבין מכוני המיון.

ההנחיה קובעת, כי כל מעביד ומכון מיון הפועל מטעמו, חייבים לאפשר למועמדים לעיין ללא תשלום בחוות הדעת כפי שנמסרה למעביד שהזמין את המבדקים, ובמקרים המתאימים גם למסור להם העתק מחוות הדעת. רק במקרים חריגים הקבועים בחוק, לצורך מניעת נזק חמור לבריאות של הנבחן, ניתן לסרב לחשוף את המידע ישירות בפניו. בהסכמה מוקדמת של הנבדקים, ניתן להשמיט מחוות הדעת מספר מצומצם של נתונים החיוניים למניעת פגיעה במהימנות המבחנים או חשיפה של סודות מסחריים, בהתאם לתנאים המפורטים בהנחיה.

למכון המיון אין זכויות שימוש או עיבוד במידע על המועמד המופנה למבדקים אצלו, אלא לצרכיו ועל-פי הגדרותיו של המעביד ששלח את המועמד למכון (בכפוף להוראות החוק והסכמת המועמד). הוא גם אינו רשאי להשתמש במידע על אודות הנבחן למטרות נוספות, ובכלל זה מסירה למעסיק פוטנציאלי אחר, אלא אם הנבחן נתן הסכמה מודעת ונפרדת לכל שימוש ושימוש במידע, לאחר שנמסרה לו הודעה מפורטת כנדרש בחוק.

הסכמתו של מועמד לעבודה היא תנאי הכרחי לאיסוף מידע על אודותיו ולשימוש בו, אך אינה מספיקה. הסכמת המועמד יכולה להכשיר שימוש במידע על אודותיו רק אם השימוש עומד גם במבחן התכלית הראויה ובמבחני המידתיות. זאת, מפני שבפני המועמדים המבקשים להתקבל למקום עבודה, אין ברירה אמיתית, אלא להסכים לביצוע המבדקים. עוד נקבע, כי חובה למחוק את המידע על המועמד, או להפוך אותו לאנונימי לחלוטין, מיד כשהמידע אינו נחוץ עוד למימוש המטרה לה הסכים המועמד.