אוטומציה של תהליכים: אל תהיו רובוטים

כנס ה-RPA הבינלאומי הראשון בישראל, שנערך (יום ד', 8.1.19) בשבוע שעבר, היה הראשון מבין הכנסים המקצועיים של אנשים ומחשבים ב-2020. היה בזה הרבה יותר מסתם מקריות, כי אם פתיחת השנה החדשה עם אחד התחומים שצפויים לעבור צמיחה מסיבית בשנים הקרובות. התחזיות הן כי הוא יביא למהפכה של ממש בדרך בה ארגונים יבצעו תהליכים שמהווים את ליבת הפעילות שלהם, חלקם הגדול תהליכים עתירי כוח אדם, שהוא משאב יקר וקשה להשגה. במקום זה, ארגונים רבים יטמיעו מערכות רובוטיות שידעו לבצע תהליכים שחוזרים על עצמם, לעתים הבסיסיים ביותר, כמו בקרת חשבוניות, בקרת יומן ותהליכי גבייה.

אם לפני שלוש שנים בערך השאלה הייתה האם להטמיע אוטומציה של תהליכים בעזרת רובוטים, הרי שכיום השאלות הן מתי ואיך עושים זאת, כאשר שאלת ה-איך הופכת להיות היותר מרכזית מבין השתיים. ובשוק שמאופיין ברצון ללמוד ולהבין, כדי להטמיע חשוב מאוד לזקק את התובנות השונות שעלו בכנס.

תובנה אחת היא שכמו בהרבה תחומים אחרים, הטכנולוגיה כאן היא לא הדבר המרכזי. אמנם, הפלטפורמה היא דיגיטלית, אבל היא לא יכולה לעמוד בפני עצמה. לכן, התובנה השנייה, והמרכזית, היא שלפני שבכלל חושבים להטמיע RPA, כדאי להגדיר מה רוצים, אילו מטרות מצפים שתהליכים אלה יובילו אליהן, ובהתאם לכך להתחיל לבדוק.

התובנה השלישית, שנובעת מהשנייה, היא שאוטומציה של תהליכים אינה תהליך רובוטי. או, במילים אחרות, כאשר בארגונים מחליטים לאמץ טכנולוגיה כזו, הדבר האחרון שהם צריכים לעשות הוא ליישם אוטומציה באופן אוטומטי, כי מערכות RPA זקוקות לבסיס של נתונים, לוגיקה ושיטות עבודה נקיות מטעויות ומתהליכים שגויים, וזה כבר מצריך מגע יד אדם. כי בסופו של דבר, הרובוט הוא רובוט, ומה שתכניסו אליו זה מה שתקבלו. ביצוע תהליך עסקי רובוטי מבלי שנעשו ההכנות והתהליכים הנכונים עלול להביא לנזק חמור יותר מאשר אילו היו בארגון ממשיכים לבצע את התהליכים ללא רובוטים.

מהי ההכנה הנכונה?

כאן כבר נכנסים לעולמות מוכרים: התרבות הארגונית וניהול ההון האנושי. רוב הדוברים בכנס אמרו שכדי לבצע RPA, יש לעבור קודם תהליכים של ניהול השינוי, בחינה מדוקדקת של התהליך שאותו רוצים להפוך לאוטומטי ובעיקר לא לדלג על העובדים.

כיום יש כבר מוסכמה שה-RPA לא נועד לגרום לפיטורי עובדים. כמעט שלא ידוע על עובדים שפוטרו מאחר שהכניסו רובוט שמסייע להם בעבודה. יש הרבה דוגמאות למערכות RPA שהביאו לשדרוג ולהעצמה של העובדים, מה שאפשר להם להיות טובים יותר בביצועיהם. הסיבה לכך היא שהרובוטים ביצעו את התהליכים האוטומטיים ואפשרו לעובדים להתמקד בליבת הפעילות.

מילות הקסם בכל מה שקשור ל-RPA הן מיקוד, התייעלות, חיסכון במשאבים והכי חשוב: תוצרים טובים יותר - ברמות המערכות, השירות, שהופך יעיל יותר, והבידול שכל זה משיג לארגון אל מול המתחרים.

כריס דן הודט, מנהל מכירות פתרונות אוטומציה דיגיטלית ביבמ אירופה, שפתח את הכנס, אמר שמיכון תהליכים עשוי לחסוך בשנה הקרובה 120 מיליארד שעות עבודה בארגונים. החיסכון הזה דוחף את הארגונים לבדוק את ההיתכנות של שימוש ברובוטים.

מהצד השני, תובנה נוספת, וחשובה לא פחות, שעלתה בפנל מומחים שסיכם את הכנס, היא שצריך מאוד להיזהר ולא להטיל את כל האחריות על הרובוטים, משום שזה עלול להוביל למצבים לא נעימים, עד כדי קריסת התהליך שהעובד והרובוט שלצדו אחראים עליו. האחריות הייתה ותמיד תהיה של העובד, זה שהרובוט עובד לצידו ועוזר לו, עם דגש על עוזר לו ולא פוטר אותו. של העובד ושל המנהל שמעליו.

השורה התחתונה: כאמור, הטמעת תהליכי RPA כבר אינה שאלה של האם אלא של מתי ואיך. כדי להבטיח הטמעה מוצלחת של אוטומציה של תהליכים נדרשת הכנה נכונה, ניהול שינוי לפי הכללים ושילוב העובדים - אלה שהרובוטים צריכים לסייע להם, אבל גם לא לשחרר אותם מאחריות.