עשרת הדברות לניהול הקמת אתר אינטרנט מנצח

רגע לפני שרצים להקים אתר חדש לחברה ויוצאים למסע שופינג מפרך, כדאי שתצללו לעשרת הדיברות למנהלים שאמורים להוביל פרויקט אינטרנטי.

התעוררתם בוקר אחד והארגון שם אתכם בחוד החנית להוביל ולנהל הקמת אתר חדש לחברה. אתם לפתע מוצאים את עצמכם רצים סביב הזנב כדי לאתר ספקים טובים שיובילו אתכם לפרויקט מנצח.

כיום רוב האתרים נשענים על אפליקציות ווב כאלה ואחרות, והשוק מציע מגוון רחב של פתרונות. רבים פועלים בגישה של Multi Suppliers, לרכז לתוך הפרויקט מגוון ספקים ולנהל אותם בנחישות, מה שנחמד ויפה בתאוריה אך לא תמיד עומד במבחן המציאות. כבר יצא לי לראות, לצערי, רבים וגדולים שכושלים במשימה זו. היכולת לנהל מגוון רחב של ספקים מקצועיים לא מסתכם ב"יכולת ניהול"; דרושים כלים נוספים למנהל כדי שיוכל לנהל בהצלחה את התזמורת הרחבה, הבנה רוחבית של כל מרכיבי הפרויקט, והיכולת להפעיל כל ספק בתמהיל הנכון היא לפעמים ההבדל הקטן בין הצלחה לכשלון.

כיום, בתהליך פיתוח אתר ממוצע משתתפים בחגיגה מגוון ספקים: פיתוח אתרים, עיצוב אתרים, SEO, אבטחת מידע, תשתיות, שיווק ופרסום באינטרנט ועוד. אין ספק שכולם רוצים בטובת הפרויקט של הלקוח, אך תוך כדי תנועה האחריות מתפזרת והרבה מהתהליכים מונעים מתוך אינטרס אישי של כל ספק (כמו שנאמר: "להצלחה אבות רבים, הכישלון יתום"). כדי להימנע מכאבי בטן מיותרים בכל בוקר מחדש, ומשיחות תיאום אינסופיות, לפניכם עשרת הדיברות:

1. חלוקת אחריות ברורה בין הספקים שלוקחים חלק בפרויקט, והגדרת ספק אחד (בדר"כ ספק המפתח את האתר) שאחראי על כל התהליך, ובעצם מנהל עבורכם גם את יתר הספקים ביומיום.

2. הגדרת לו"ז ואבני דרךברורים לפרויקט, הצבת ספק אחראי לכל משימה. השקת אתר חדש הינו אבן דרך אסטרטגית לחברה, ולכן הרגישות של ההנהלה גבוהה בתהליך. הם רוצים (ובצדק) לקבל סטטוסים לאורך הפרויקט, לקבוע לו"ז להשקת האתר (שזה תמיד לאתמול...) ולדעת שבסוף התהליך יתקבל מוצר WOW. הכל נכון ומוצדק, אבל כדי שתוכלו לנהל מצד אחד את הספקים ומנגד להתנהל מול הנהלת החברה, תאמצו לכם כלל זה. וכדי שזה יהיה גם טעים לפניכם, דוגמה לאבני דרך בפרויקט הקמת אתר אינטרנט (בטבלה למטה).

3. הצפת רגישויות. לפני שיוצאים לדרך, בקשו מכל אחד מהספקים להציג בפניכם מנסיונו את נקודות הכשל שהוא רואה בפרויקט, הרגישויות הצפויות. כך תוכלו לנטרל לפחות 50% מהבעיות לפני שהן מתרחשות.

4. קביעת נוהל עידכון סטטוס. כדי להימנע ממצב בו אתם מבקשים באופן ספונטני מכל ספק עידכוני סטטוס בפרויקט, קבעו נוהל שנוח לכם איתו (ואל תשכחו שיהיה גם ריאלי ונוח לספק). אין כוונה "לעבוד בזה", אבל כדי להקנות לעצמכם כלים שיטתיים ויעילים להיות בעניינים, ולעדכן גם את הנהלת החברה, מומלץ להטמיע מתודה כלשהי. לדוגמא: ספקו לספק המוביל של הפרויקט קובץ אקסל המכיל דוח חריגות שבועי/חודשי, בקשו מכל הספקים עד יום מסוים בשבוע להעביר את הנתונים לספק המוביל, באחריותו לרכז את כל הנתונים בטבלה ולהציג תמונה רוחבית וכוללת של הפרויקט.

5. שיטת המקל והגזר. כחלק מובנה בהצעת המחיר מול כל ספק, התעקשו להכיל כבר בשלבי המו"מ עם הספקים מודל תגמול ופיצוי כלשהו כמרכיב בהצלחת הפרויקט. לדוגמא: אי עמידה בלו"ז באבני דרך קריטיות יגררו קנס שיקוזז לספק מתגמולו, ולהיפך .. עמידה ביעדים ובלו"ז יקנו בונוס לספק. חשוב שהסכומים (בתגמול ובפיצוי) יהיו סבירים והגיוניים להיקף הפרויקט. סך כל הפיצוי או התגמול לא אמור לעלות על כ-15% מהיקף התקציב לפרויקט.

6. ייעוץ ייעוץ ייעוץ. במקומות בהם אתם לא בטוחים, היעזרו ביועצים שישפכו אור על תהליך קבלת ההחלטות שלכם ויסייעו לכם למצוא פתרונות מנסיונם בתחום. אל תביאו את עצמכם למקומות בלתי הפיכים. כדימוי אתם יכולים לזכור את מודל ה"אדריכל והבית" – כולנו מכירים מקרוב או דרך מעגל חברים את הסיטואציה בה זוג מעוניין לעצב את הבית, ואחד מבני הזוג קופץ ואומר "בשביל מה צריך אדריכל - יש לנו טעם טוב, נחסוך ונעצב בעצמנו!", ואז מוצאים את עצמם יושבים על האסלה עם דלת פתוחה (כי אי-אפשר ממש לסגור את הדלת כשיושבים בשרותים). תהיו מספיק אמיצים וכנים עם עצמכם לדעת מתי אתם בטוחים ויש לכם את הכלים לדהור קדימה, ומתי כדאי לעצור, לחשוב ולקבל סיוע.

7. תכנון תקציב. ברור לכם שההנהלה תשפוט אתכם גם על-פי עמידה בתקציב (ולא רק ע"פ התוצר). זכרו תמיד להוסיף כ-20% בהצגת תקציב להנהלה לכל הצעה שאתם מאשרים מול ספק. כך תוכלו להתנהל ביתר נוחות במידה ותוך כדי תנועה עולות סוגיות תקציביות בגין תוספות ושדרוגים של נושאים בלתי מתוכננים.

8. תעשו סדר בתוך הבית. ברוב המקרים השקת מוצר אינטרנטי חדש דורשת תכנון תחומי אחריות וכ"א בתוך הבית. מי מאשר מה? מי מעדכן את מי? מי מספק חומר כזה או אחר? וכו'. קיימו פגישה פנימית עם כל הגורמים שאמורים להשפיע בצורה זו או אחרת על הקמת האתר, ואף יותר חשוב מזה, על תחזוקת האתר בשוטף. הגדירו משימות ולו"ז לבעלי התפקידים ובקשו מההנהלה לגבות אתכם בתהליך ובהחלטות.

9. אי קבלת החלטה זו החלטה בפני עצמה נקודה זו רלוונטית לכל מנהל בתפקוד היומיומי. ברור לכולנו שתפקידו של המנהל לקבל החלטות נכונות בזמן אמת. בפרויקט מסוג זה החלטות בזמן אמת מקבלות משמעות עמוקה יותר - כל החלטה שלכם בצמתים השונים בפרויקט משפיעים על מספר ספקים. החלטה שגויה יכולה להוביל לאפקט הדומינו. לפעמים, מחוסר ידע המוביל לחוסר ביטחון, אתם עלולים להתמסמס עם ההחלטות שאתם מתבקשים לקבל מול הספקים, ובעצם אי קבלת ההחלטה לגרום לפרויקט להתקדם באופן חלקי או פגום. חשוב בכל נקודת זמן לקבל החלטה מבוקרת ולא להשאיר סוגיות פתוחות שיוצרות אי וודאות בקרב הספקים שאמורים לעמוד בלו"ז ולספק לכם מוצר מנצח.

10. חייכו כל יום לאורך כל היום. ספקים יעבדו טוב יותר על המוצר שלכם ויקריבו יותר אם יהיה חיוך מנגד. אם כל שיחת טלפון שלכם מול הספקים תתחיל ותסתיים בצעקות והאשמות, זה יהרוג כל חדוות יצירה ועשייה. במקרה הטוב תעמדו בלו"ז ובתקציב, אך למוצר שלכם לא תהיה נשמה. כדי שתהיה שם נשמה, צריך לעשות ולפעול באהבה ובחיוך. כבר נאמר שכך עושים חומוס... כך גם מקימים אתר אינטרנט מנצח!