כיצד להתמודד בעסק קטן ובינוני

סימני המיתון והתנהלות המשק מסביב מביאים ארגונים רבים לבדוק כיצד ניתן לעשות יותר עם הרבה פחות.

נושא שכיח עימו מתמודדים היום עסקים קטנים ובינוניים (SMB) הינו: כיצד לגרום להגדלת ההכנסות והצמיחה העסקית ללא הגדלת מצבת העובדים בצורה משמעותית.

בעוד שחברות גדולות יכולות להרשות לעצמן להתחרות עם משאבים פיננסיים גדולים יותר, ולעיתים קרובות יכולות להשקיע משאבים רבים יותר הכוללים עובדים, ציוד, קבלני משנה וספקים ליוזמות חדשות, עסקים קטנים ובינוניים (SMB) אינם יכולים להרשות לעצמם יתרון תחרותי זה, ופעמים רבות מרגישים בחסרון ברור.

מרבית המיזמים וחברות סטרט-אפ מחפשים לגדול בתוך מסגרת האמצעים העומדים לרשותם. שמירה על גבולות התקציב מהווה מתכון המאפשר להימנע מפיתוי של מינוף באמצעות מימון המהווה סיכון של איבוד שליטה על עסקיהם.

אף-על-פי-כן, על-מנת להצליח להישאר עצמאי ולגדול באופן אורגני, ארגונים חייבים למסד מודל עסקי רזה לתעשיה בה הם פועלים, על-מנת למקסם הפקת תועלות והקטנת הוצאות תקורה .

מובן, שהדחף להתחיל/להקים עסק הינו בצורה אופיינית ממוקד במציאת פתרון מוגדר (משולב מוצרים ושירותים), אשר ממלא את החסר ועונה לצורך העולה מכיוון שוק המטרה.

בנוסף ל"רעיון גדול", הארגון חייב להיות בעל חזון מעבר למוצרים והשירותים שהוא מביא, כל הפרטים המקיפים סביב כמו: נושא התכנון, עיצוב, ייצור ושיווק המוצר/השירות לשוק.

בעלי עסקים צריכים לשאול את עצמם שאלות כמו:

- כיצד אוכל לפתח ולהפיק את המוצרים שלי מהר יותר תוך שמירה על סטנדרטים ואיכות?

- מהם תחומי ההתמחות העסקית שיאפשרו לי להפעיל את העסק ביעילות המירבית האפשרית?

- מהו כמות/אחוז העובדים שלי, התורמים ישירות לפיתוח המוצר, הייצור, שירותי ההפצה, או פעילויות אחרות בעלות ערך מוסף?

- כיצד אוכל למזער את הפעילויות חסרות הערך המוסף?

- מהי הנוסחה אשר תאפשר לי למדוד את ביצועי העסק שלי?

- כיצד אוכל להעלות את שיעור החשיפה של המוצרים שלי?

- האם אני מודע למחירי העלות והרווח הקשורים לכל אחד מהמוצרים שלי?

כיום, ארגונים יכולים להיות בעלי רעיונות מבריקים למוצרים חדשים. אולם, אם לוקח זמן רב מדי להביא אותם לשווקים, והם כרוכים בתהליכים הדורשים הוצאות גבוהות ועלויות המקשות תמיכה ברווחיות, סביר מאוד שהם לא ישרדו.

בתחילת המיזם/הפרויקט, ממוקמת שימת לב קטנה בדרך כלל לתשתיות ונהלים עסקיים פנימיים מאחר ובתחילה נדרשת כמות קטנה של עובדים וקיים מספר מוגבל של לקוחות לשרת.

במצב זה, בעלי עסקים רבים מרגישים שיותר קל לתת לעובדים להתמודד עם תהליכים לקויים וטיפול בחריגים, כאשר הם מופיעים, מאשר להקדיש זמן לסדר הפעולות הקשורות למטלה מסוימת מתחילתה ועד השלמתה. לדוגמא, תכנון לוח זמנים וניתוח דפוסי התנהגות צרכנים.

ברגע שעולה בעיה חדשה, עובדים נוספים מגויסים על-מנת לטפל במספר הגדל של החריגים.

האפקט השלילי של תהליכים ידניים אלה, וההסתמכות על הוספת צוות במטרה לטפל באותם חריגים ונושאים עסקיים אחרים, יוצר מצב של העדר יכולת ואמצעים למקסם ולשמר רווחיות, כדאיות ותועלת.

בזה אחר זה, חוסר רווחיות יכולה להגביל באופן משמעותי את יכולת הארגון לבצע השקעות אסטרטגיות שאפשרו שימור חדשנות המוצר או שמירת היתרון בשירות הלקוחות.

שורש הבעיה הראשי הגורם לארגון למעוד, להתנודד ולהיות לא יציב, מתרחש כתוצאה מחוסר נהלים פורמאליים התומכים במשמעת עסקית ויעילות העובדים. נקיטת גישה של פעולות מניעה, לשיפור התהליכים הפנימיים, לא רק שתסייע בשיפור היכולת שלך לגדול ולצמוח כארגון, אלא תעזור לך גם לתחזק ולכלכל את הרמה הנוכחית של העסק.

מחקרים מראים כי בקרב כל תעשיות ה-SMB, 27% מהמוצרים החדשים המושקים נכשלים בעמידה בציפיות העסקיות המקוריות. כאשר מעל שליש הינם יצרנים קטנים (פחות מ-500 עובדים) וקרוב לרבע של עסקים בינוניים חסרים את התהליך הפורמאלי על-מנת להביא מוצרים/שירותים חדשים לשוק. לעיתים קרובות, רבות מחברות אלה נוהגות על-פי תהליכים בלתי פורמאליים המשתנים בכל אחד מהפרויקטים. דבר זה מצביע על היעדר תהליכים מוגדרים, ואלה, לא זאת בלבד שמעקבים ארגונים ולעיתים גורמים לנסיגה בצמיחה, אלא גם יכולים לתרום לכישלון אפשרי של החברה.

התנהלות בתהליכים משתנים מפרויקט לפרויקט, או מאדם לאדם יכולים להצביע על מבנה עסקי אינטנסיבי בעל כמות כוח אדם מוגברת ועבודה ידנית.

ארגונים יכולים למקם ולמקד עצמם עם תחזית של צמיחה עסקית והצלחה, ללא הישענות והסתמכות של כמות גדולה יותר של כוח אדם, על-ידי שקילת מספר קווים מנחים בתכנון האסטרטגי.

1. חזון

הבנת הפתרון באופן ברור, הצורך אותו הינך מעוניין לספק, קהל המטרה אותו אתה משרת, המודל העסקי הפנימי ועקרונות מנחים.

2. תהליך

אימוץ ייצור רזה ושישה עקרונות המנסים למנוע בזבוז לרוחב כל האספקטים של הארגון והתהליכים והתמקדות ביצור ומשלוח מוצרים הקשורים ישירות להזמנות לקוחות.

3. מדידה

זיהוי ויישום מדדים עסקיים ומפתחות של מדדי ביצוע (KPI's) פעולה זאת תשמור במסלול כל אחד מההיבטים העסקיים המפגיש או חורג מהמטרות הבסיסיות.

4. מיכון

שימוש בטכנולוגיות ממוחשבות היכולות להאיץ תהליכים מיוחדים כמו: תכנון ועיצוב, ייצור, בקרת איכות, תנועות מוצר, ניהול מלאי, מימוש הזמנות והנהלת חשבונות.

5. טכנולוגית

שילוב ואינטגרציה שיטתית המאפשר זרימת מידע אפקטיבי ושיתוף המידע בין היחידות והפונקציות מידע הפועלות בארגון תוך ניהול העבודה בין תחומי התפקוד הפנימיים והחיצוניים שלו. זאת ועוד, כאשר כל היבט אסטרטגי, הופך להיות עניין של להביא לפשטות למה שבצורה אופיינית הופך להיות מורכב ומסובך כאשר הארגון צומח.

סיבוך ומורכבות הינם תוצאה של היעדר מיקוד וחוסר משמעת להישאר בגבולות האסטרטגיים המוגדרים.

אין הכוונה שהאסטרטגיה אינה צריכה להתכוונן ולהישאר מקובעת, למעשה חשוב מאוד לעשות התאמות, אולם כאלה המגבירות את האסטרטגיה הבסיסית ואינן באות כאסטרטגיה שונה לחלוטין.