מי שלא רוצה לדעת מהו המפתח להצלחה בעבודה - שיקום!
יש כל כך הרבה רעיונות בהקשר זה - אם רק תצליח לנהל את הזמן כהלכה, אם רק תקפיד להתעדכן לגבי טכנולוגיות חדישות, שמור על חשיבה חיובית... בעצם, עזוב - מספיק שתסתחבק עם החבר'ה וכו'...
אבל האם כל אלה באמת יכולים לתרום להצלחה? לא תמיד.
אז הנה רעיון פשוט, מעשי, וקל ליישום. זה באמת עובד. אפשר לומר שהרעיון מבוסס על האמרה הידועה "המתחיל במצווה אומרים לו גמור". למה הכוונה? אם התחלת פעולה כלשהי - סיים אותה. תתפלאו לגלות עד כמה העיקרון הבסיסי הזה הוא עוצמתי.
לפעמים זה סיפור בכלל לא פשוט, מפני שיום עבודה יכול להיראות כך: אתה מגיע בבוקר למשרד ומתחיל לקרוא הודעות אימייל, פתאום מצלצל הטלפון - אתה עוזב את האימייל ומשיב לשיחה, לפתע אחד העובדים נכנס למשרד רק כדי לשאול שאלה קטנה, ופתאום מגיעים אנשים לפגישה של 10. הפגישה נגמרת - ובחזרה לאימייל, אבל אז מישהו במשרד מספר בדיחה, ועוד מישהו נכנס עם איזה בקשה (ממש בקטנה...), ואחר-הצהריים כבר צריך להתחיל שיחת ועידה עם המשרד בארצות-הברית וכך זה נמשך והופ... נגמר היום ואתה שואל את עצמך: "אבל רגע..., מה בכלל עשיתי היום?"
זה יכול לקרות לך כמנהל או לכל אחד מהעובדים תחתיך, ובכל חברה בלי קשר לגודלה או לתחום עיסוקה - זה יכול לקרות בחברות שמעסיקות אלפי אנשים ומנהלות עשרות ומאות פרויקטים וזה יכול לקרות גם בצוות של קומץ אנשים, ואפילו אם אתה עובד לבד. אדם מתחיל פעולה, ועוד פעולה, ועוד אחת, אבל שום דבר בעצם לא נסגר. התחושה במצב כזה, בסופו של יום, היא של חוסר שליטה, ממש כאילו שום דבר לא נעשה. אם תנסה להיזכר במשימות שביצעת, הכל יראה כמו זיכרון עמום של סדרת פעולות מקוטעות. ואז תגלה שאתה ממשיך "לטחון" בראש את אירועי היום בבית, מחוץ לשעות העבודה, וזה יגרום לך לתשישות ותסכול. מנהל או עובד שמתפקד כך, אכן אינו יעיל מפני שהוא מבלה את יומו בהתפזרות בלתי נשלטת ליותר מידי כיוונים.
לשלוט על השליטה
איך אפשר לשלוט בכל הדברים האלה בלי לצאת "הורס שמחות"?
אם נסתכל על הנושא של שליטה נראה שהיא מורכבת ממספר חלקים ברורים. לצורך דוגמה נבחן פעולה יומיומית כמו הכנת כוס קפה. פעולה זו מורכבת מהשלבים הבאים:
1) לקחת כוס, צנצנת קפה וכפית - כך זה מתחיל.
2) לשים בכוס קפה וסוכר בדיוק במידה שאתה אוהב. להרתיח מים, למזוג אותם לכוס וכו'.
3) הקפה מוכן. הפעילות הסתיימה והושלמה ב - 100% ולכן היא נעצרת עתה.
עכשיו נניח שהפעולה הופסקה באמצע שלב 2. בעצם מעולם לא הגעת לשלב 3. כעת תאר לעצמך את ההרגשה, כשלפתע שמת לב לכך. גם בזבזת אנרגיה ומשאבים, גם לא שתית, ואולי אפילו יצאת מתוסכל מכל זה. אבל החלק המפריע ביותר הוא שלעיתים נשארה לך תחושה של החמצה. כזאת שלא נותנת באמת לשכוח שלא סיימת משהו, ושדבר זה לא הגיע לידי סיום.
אז אם כבר החלטת לשתות קפה, למה לא להחליט גם שאתה לא מוותר ולא עוצר עד לסיום הפעולה?
במילים אחרות - אם התחלת את הפעולה, השלם אותה והבא אותה לסיום כמתוכנן. ואם זה לא נעשה באופן כזה, ממש שלב אחר שלב, אף פעילות לא תתבצע בשלמותה.
לפעמים מודעות לנושא זה כשלעצמו יכולה לשפר את היעילות העסקית באופן ניכר. ונתון חשוב ומעודד הוא, שכאשר מקפידים על סגירה של פעולות מספיק פעמים, הדבר הופך להרגל ואז כבר לא צריך להתאמץ לשמור את רמת המודעות גבוהה. זה פשוט קורה מעצמו.
מומלץ אף להתאמץ יותר ובנושאים מסויימים ממש לאמץ מדיניות. דוגמה פשוטה למדיניות, שתעזור לסיים פעולות עד תום תהיה - לא להעביר וגם לא להסכים לקבל תקשורות בעל פה. שמת לב איך זה מפריע ביום עבודה כשכל הזמן אנשים באים אליך עם "תשמע...", "זוכר ש..." וכו'? בקש מאנשים לפנות אליך עם מסרים כתובים. פתקים זה טוב, הודעות אימייל יותר מומלצות.
כמובן, הקפד לשמש דוגמה ואל תעביר בעצמך רעיונות, הנחיות או הוראות, שאין דחיפות בהעברתם, בעל פה. עשה זאת רק בכתב.
השקט שישתרר רק משתי הפעולות הפשוטות הללו יאפשר לך לעבוד על המשימות ללא הפרעה, ובאופן מפתיע תגלה שתחושת התשישות וחוסר השליטה נעלמו, ויעילותך עלתה פלאים.
אירוע חריג ופסול מתרחש באולם בכיכובה של נציגת השב"ס
