ארוע לעובדים: ההשקעה של הארגון - שווה?

הפקת אירועים לעובדים הפכו בשנים האחרונות לז'אנר ידוע מראש. העובדים מגיעים למקום, מחכה להם ארוחה טעימה ולאחריה הופעה. בדרך כלל המטרה של האירוע הוא להודות לעובדים על התרומה שלהם, לסכם את השנה ואולי לחגוג את פורים או את חנוכה.

מה הכי חשוב לעובדים בישראל

בכנס שנערך בחסות דה-מארקר וחברת BDI במאי 2012 נחשף סקר ובו נשאלו העובדים בישראל מה הכי חשוב להם במקום העבודה. במקום האחרון דורגה פעילות רווחה, במקום השביעי דורגה האווירה והגיבוש החברתי, ובמקום השני דורג יחסי העבודה. על-פי ניתוח של הממצאים הללו חברה שממקדת את אירוע חברה בחוויה קרי הזמנת סלב אורח כדוגמת שלמה ארצי בהחלט תזכה את מקום העבודה בתדמית גבוה מקרב העובדים/ות. ייתכן כי אם מנהל/ת משאבי אנוש היו מזמינים הופעת סטנד אפ שבתוכה ישולבו העובדים ותיערך פעילות חברתית הדבר היה מעצים את הגיבוש וההוויה שבין העובדים/ות.

הפקת אירוע חברה

הדבר החשוב ביותר בהפקת אירוע חברה הוא הארגון והיכולת לתאם ולשלוט על האירוע בפעול. בהפקת אירועים חייבים לגלות יצירתיות וגמישות מחשבתית לכן חשוב להגיע עם הרבה אנרגיה חיובית. אומרים ביהדות כי סוף מעשה במחשבה תחילה. תכנון מדוקדק של מהלך הערב וציור מפה עם לוחות הזמנים תהיה האוגן שלכם. הצלחת אירוע חברה תהיה תלויה במילוי הציפיות של העובדים/ות ושל ההנהלה. לכן כדאי מאוד לערוך תאום ציפיות, בקשו מהעובדים לקבל הצעות כמו מה לדעתם צריך להיות באירוע, איזה תכנים, איזה הופעה הם היו רוצים לקבל ולשאול את אותם שאלות את ההנהלה ורק לאחר מכן להביא זאת לדיון באם אתם צריכים.

הזמנת מקום לאירוע

ככל שיש מספר רב יותר של עובדים/ות תצטרכו אולם אירועים מתאים או אודיטוריום. חשוב שהמקום יהיה נגיש ותהיה אפשרות להגיע בקלות יחסית ולמצוא אותו. עלות אולם אירועים מתקזזת עם המנה. וודאי תערכו השוואת מחירים שצריכה להיות בהתאם לאותו סוג האוכל.

קחו בחשבון שסופי שבוע בדרך כלל המחירים יותר יקרים מאשר באמצע השבוע. במידה והחלטתם לעורך הזמנה כאן המקום לבדוק שילוט, רישיון עסק, גנראטור, ביטוח מבנה. אם ניתן לעשות אירוע חברה בבית ערכו השוואה בין מספר המוזמנים/ות למספר כיסאות / ספות. בין אם מזמינים הרצאה, הופעה, סדנה יש לסדר את הכיסאות בצורה מתאימה. במיוחד בסדנה כשצריך לגרום לעובדים/ות להיפתח יש לארגן את הכיסאות במעגל או בחצי גורן. במסעדה הזמינו אומן/ית אורח/ת רק באם יש לכם חדר פרטי. הרבה יותר קשה לגרום לעובדים להשתחרר במסעדה כשיושבים סביב שולחן כשהבטן נדבקת לשולחן הן בגלל האוכל והן בגלל חלל קטן. .אם אין מספיק מקום להפעלה בחדר רצוי להזמין הרצאה משתפת או סדנה שניתן לעשותה בישיבה כמו סדנת גרפולוגיה.

הכנת כיבוד לאירוע בבית

בדרך כלל ההתלבטות באירוע חברה היא בין ארוחה חלבית לארוחה בשרית. אם אתם עורכים אירוע חברה בלילה הכיוון הוא לארוחה חלבית (בדרך כלל זה יקבע אם יש רוב נשי). במידה ואתם הולכים לערוך ברביקיו זכרו כי הבשר צריך להיות בטמפרטורת החדר לפני צלייתו ויש לתבל אותו מספר שעות לפני כדי שהתיבול ייספג. (יש שפים אשר טוענים כי תבול בשר על האש הוא לא הכרחי). אם יש לכם מתקן עם גז ראשית הדליקו את הגפרור ורק אז את המתקן, על הגחלים שפכו חומר דליק לפני שהדלקתם אותם לאחר מכן הדבר לא בטיחותי בגלל התפרצות של להבה מהאדים שנוצרים. פחמים דחוסים יקרים יותר אך יחסכו זמן להדלקתם. שמנו את הרשת ולעבודה..

התחילו עם קציצות וקבאבים בגלל רמות השומן שיעזרו להמשך הצלייה, כנפיים שיש להם מעטפת של עור והם בשרניים, לשיפודים השתמשו במקלות במבוק. עובדים/ות מחפשים אכפתיות. זה הזמן שלכם לגלות מי מהעובדים רגיש למוצרי חלב, מי טבעוני, מי צמחונית ומי אוכלת גלאט כושר.. אלכוהול חשוב להורדת האגו, סלט בכדי שהאוכל "יעוכל" מהר יותר לפני הפעילות ופטרוזיליה תמתן ריחות לא נעימים מהפה.

הזמנת פעילות מתאימה

כפי שכבר נרמז כדאי לערוך תאום ציפיות לגבי ההפעלה עם נציגי העובדים ונציגי ההנהלה. אם הדבר נראה לכם מסובך פשוט ענו על השאלה מה המטרה של האירוע ואיזה פעילות תתממש בצורה הטובה ביותר את המטרה שלכם ואת הציפיות של העובדים/ות. אם הכוונה היא לחוויה הזמינו הופעה או הרצאה שתגרום לעובדים הנאה אם חשובה לכם יותר ההוויה הזמינו סדנה כדוגמת שפת גוף ותקשורת בין אישית, גרפולוגיה, יוגה צחוק, אימפרוביזציה, משחקי ילדות. כל פעילות שבה העובדים יצטרכו לתקשר האחד עם השני תעלה את הדינאמיקה החברתית ותגרום לחיזוק ההכרות ושיתוף הפעולה. ערכו אפיון בהתאם לרמת ההכרות בין המחלקות השונות, האם הצוותים וותיקים (כדאי להזמין הופעה משחררת שחיקה), או הצוותים חדשים (פעילות ממוקדת בהכרות).

דרך נוספת לרתום אותם היא לאתר את אותם עובדים/ות שהיו מדריכים/ות בתנועות נוער, אלה שאוהבים להיות "על הבמה" ולתת להם להוביל את הפעילות. ייתכן כי הפעלה תגרום למתחים בין אישיים להתמתן כך שהעובדים יכירו פאן חדש האחד אצל השני. בחשבון פשוט היחס שבין חוויה להוויה שווה להפקת אירוע-חברה.