3 מפתחות להצלחת מודל עבודה היברידית

יש דרכים רבות לחלוקה של שבוע עבודה בן 40 שעות. הדבר הראשון שיש לעשות לקראת יישום סביבת עבודה היברידית הוא קביעת הציפיות בין העובד לבין המנהל ביחס ללוח הזמנים של הנוכחות הפיזית במקום העבודה ושל העבודה המקוונת מן הבית.

בין אם תחליטו לקבוע ששבוע העבודה יכלול כמה ימי עבודה במשרד ועבודה מהבית לקראת סוף השבוע, יום עבודה מהבית באמצע השבוע, או בכלל חלוקה של שלושה שבועות עבודה מהמשרד ושבוע עבודה מלא מהבית לקראת סוף החודש - זה לא משנה מבחינת הצורך לקבוע את המתווה מראש. קבעו מראש את החלוקה המדויקת של הזמן שבו תשהו במשרד ושל הזמן שבו תעבדו מהבית, וקבעו גם את הציפיות המקצועיות מכם בכל אחד מהלוקיישנים.

חשוב מאוד שהעובד יהיה מעורב בקביעת המטרות המקצועיות המצופות ממנו וחשוב לא פחות שישוחח עם המנהל שלו על המתווה להשגת אותם יעדים. הנחת היסוד היא שכאשר אתה יודע מה מצופה ממך, וכאשר אתה פועל להשגת אותן ציפיות - אתה יכול להוכיח למעסיק שלך שדווקא באמצעות עבודה מרחוק אתה יכול לתרום יותר לחברה.

אחד הלקחים שנלמדו מתקופת מגפת הקורונה ביחס לסביבת העבודה המקוונת נוגע לחשיבות הגדולה שיש לתשומת הלב של המנהלים לסביבת העבודה החדשה של העובדים. במקרים רבים היו אלה מנהלים בדרגות ביניים שסייעו לעובדים שעליהם היו אחראים להתאים את הציפיות למציאות המתחדשת ולעתים גם להביא לשינויי מדיניות משמעותיים בהנהלת החברה לצורך תמיכה בעובדים.

לדברי ג'ים הארטר, סביבת העבודה ההיברידית מחייבת הקדשת זמן קבוע לשיחה משמעותית אחת בשבוע לפחות, בין העובד לבין המנהל הממונה עליו. שיחה שכזו יכולה לסייע למנהל להבין את החוזקות והחולשות שמתגלות לכל עובד בסביבת העבודה האישית שלו בבית, ולאפשר לו להתאים בין סדרי העדיפות של כל אחד מן העובדים לבין המטרות של הארגון.

השיחות הקבועות הללו בין המנהל לבין העובד יכולות, ואולי כדאי שיחרגו, משיחת מעקב אחרי עמידה ביעדי העבודה. חשוב מאוד שהמנהל יבחין בצרכים האישיים של העובד כמו הצורך בטיפול בילדים ובשילוב בין הטיפול בהם לבין שעות העבודה המקוונות.

קל יותר לבדוק עמידה ביעדים מקצועיים כשכל העובדים נמצאים במשרד, וקשה יותר לעשות זאת כשעובדים מן הבית. הדבר נכון שבעתיים כאשר מונהג מודל היברידי שבו אין תמיד התאמה בין הימים ובין שעות העבודה של כל אחד ואחת מן העובדים בהיבטים של העבודה מן המשרד או מן הבית.

הדבר הזה כלל לא משנה את הצורך בהשגת היעדים המקצועיים ובצורך בהנחלת אמצעי ממוסד לתיעוד ולמדידת ההישגים. ההישגים הנדרשים הללו צריכים להיקבע מראש ועליהם להיות מדידים באופן עקרוני. על העובד להציב לעצמו הישגים נדרשים לכל רבעון ולכל שנה, בדיוק כשם שעל המנהל שלו להציב יעדים לקבוצת העובדים שעליה הוא ממונה.

כדאי מאוד שבשיחות האישיות בין העובד לבין המנהל תוגדר גם תוכנית פעולה למקרה של אי-עמידה ביעדים. בין אם מדובר בחשיבה מחודשת על לוח הזמנים ההיברידי ועל העבודה מהבית, ובין אם מדובר בשינויים אחרים שאולי יידרשו לצורך התייעלות מקסימלית של העבודה.

האחריותיות צריכה לבוא לא רק מצד העובד, אלא גם מצד המנהלים. המנהלים צריכים להיות אחראים מצידם להצלחה של העובדים שעליהם הם ממונים, ולאפשר לעובדים שממשיכים את העבודה שלהם מרחוק להשתתף בהשתלמויות ולהתפתח מקצועית.