את הנעשה אין להשיב

שלוש סיבות טובות שמובילות מעסיקים לבדוק בראיון עבודה האם המועמד בעל יכולת תכנון וחשיבה קדימה. אירועים, קטנים כגדולים, מצליחים כאשר הם מתוכננים בקפידה מראש. אימרה יהודית ידועה היא "מי שטרח בערב שבת - יאכל בשבת". אם רוצים שהשבת, או כל מועד וחג אחר, יהיו כהלכתם, יש לתכנן אותם מראש, גם אם מדובר בשבת שהיא אירוע החוזר על עצמו פעמים רבות. כמעט בכל אירוע יש להבחין בתכנון בין אסטרטגיה לפעילות "טכנית", ולקבוע אם התכנון יהיה סודי, או גלוי. לעתים קרובות, משך הזמן הדרוש לתכנון ארוך יותר מהמאורע עצמו. חתונה היא אירוע של מספר שעות, אבל מתכננים אותו שבועות וחודשים.

להלן אפרט שלוש סיבות טובות שמובילות מעסיקים לבדוק בראיון עבודה האם המועמד בעל יכולת תכנון וחשיבה קדימה, טרם בחירתו וקליטתו לעבודה בארגון:

1. היערכות מקדימה: מנהלים רבים מגדירים מטרות ויעדי הצלחה לעובדים שלהם, ורצוי גם שיקשרו את החזון שלהם עד אחרון העובדים. היעדים עשויים להיות מסוגים שונים: יעדים כספיים, יעדים איכותניים ועוד. בסוף התהליך נהוג לבצע הערכה מסכמת ולבדוק איזה יעדים הושגו ובאיזו מידה. על-ידי תכנון קדימה אפשר לבחון ולהקצות משאבים נדרשים שעשויים לסייע להשגת המטרות והגעה ליעדים. מודל smart שמציג קריטריונים למטרות ויעדים עשוי להוות כלי נהדר לשימוש בנושא. נכון לחשוב איפה אנחנו נמצאים היום ואיפה נרצה להיות בסוף שנה וגם כמובן מה זה מצריך מאיתנו וכמה זה עולה לנו.

2. ניהול סיכונים, משברים ואסטרטגיה: חשוב להתכונן למשבר, אך לקוות שלא יגיע. ניהול סיכונים נכון אינו רק תפקידו של סמנכ"ל הכספים בחברה, אלא גם מנהלים ועובדים רבים צריכים לחשוב קדימה, ולנסות לבחון סיכונים פוטנציאלים שעשויים לצוץ הן ברובד של קבלת החלטות והן מבחינת תכנון אסטרטגי ארוך טווח. אם נוכל להכיר בסיכונים הפוטנציאלים, נוכל לתכנן קדימה ולהגיב בהתאם. קביעת אסטרטגיה נכונה מאפשרת ניהול יעיל של החברה.

3. תעדוף משימות וניהול זמן: תכנון קדימה מסייע לקביעת לוח זמנים יעיל בעבודה, אשר נגזר מתכנון וניצול זמן נכון ואפקטיבי. ניצול הזמן באופן מיטבי עולה בקנה אחד עם תכנון פעולות לפי סדר חשיבות והקצאת פרק זמן סביר לביצוע המשימות. הבעיה בזמני מיתון שחברות מתייעלות ולא בהכרח מגייסות עובדים חדשים, ואז עומס העבודה של המפוטרים מתחלק בין העובדים הקיימים.

תכנון קדימה הלכה למעשה

הדבר נכון גם לגבי אירועים גדולים וחשובים, בקנה מידה לאומי או בינלאומי. ולדוגמה כאשר נשיא ארצות הברית, ג'ו ביידן, נחת במפתיע בקייב, ונפגש עם נשיא אוקראינה לפגישה חשובה מאד. הגעתו הייתה כל כך סודית, שמאות מיליוני אנשים בכל העולם התעוררו וגילו פתאום שנשיא ארצות הברית נמצא בבירת אוקראינה! התכנון היה ארוך, קפדני וגם סודי, כי הנשיא הגיע לארץ שסועה במלחמה. צוותים של הבית הלבן הכינו את האירוע במשך חדשים והתכנון היה כל כך סודי, שרק בודדים בבית הלבן ידעו עליו מראש והוא לא דלף לאף עיתונאי. התכנון הסודי הוא שאפשר את הביקור ואת ההצלחה.

וגם במסגרת מבצעים מיוחדים דרוש תכנון, כך היה בכל הנוגע לחטיפת אדולף אייכמן מארגנטינה. כמו רוב החטיפות, גם זו הייתה צריכה להיעשות בסודיות. מרבית ההכנות נמשכו חודשים. איסר הראל היה חייב להחליט לחטוף, לקבל את הסכמת ראש הממשלה דוד בן-גוריון, להקים צוות חוטפים שעצם קיומו היה כמובן סודי, ועוד ועוד. דרך אגב אחד מחברי הצוות היה מומחה לזיוף מסמכים (עבור אייכמן וצוות החוטפים), ולשם כך היה צריך להוציא אותו מפעילותו במבצע סודי אחר, הכנת דרכונים ליהודי מרוקו העולים לארץ.

במלחמת ששת הימים, יוני 1967, האסטרטגיה הייתה לנצח את צבאות מצרים, ירדן וסוריה, במחיר בנפש וברכוש קטן ככל האפשר. כך התקבלה החלטה אסטרטגית, שהחשובה ביותר היא לחסל את חיל-האוויר המצרי.

תכנון החיסול נעשה בסודיות מרבית, תחת שם צופן "מוקד" שלא אמר דבר (כדאי לשים לב: אם בוחרים צופן, אסור שהוא ירמוז על הנושא, אם מדובר במבצע סודי!) התכנון העסיק עשרות ואולי מאות אנשים ונעשה תוך בדיקת כל הפרטים, החל ממספרי המטוסים בשני הצדדים, התוצאה הדרושה ועוד ועוד. תכנון קפדני הנעשה לאור אסטרטגיה נכונה מבטיח את ההצלחה.

מה משותף לכל האירועים הללו, ולרבים אחרים? בכולם יש להבדיל בין אסטרטגיה לבין פרטי התכנון. בכולם חשוב להציב בראש התכנון אנשים מוכשרים ובקיאים מקצועית בנושא הנדון. בכולם יש להקפיד על לוח זמנים מדויק כמובן ויש להיעזר במחשבים ובציוד מודרני אחר. בכולם אי-אפשר לקיים את האירוע ללא גיוס משאבים - לא רק כסף וכוח אדם, אלא גם מידע מוקדם מפורט ומדויק, ציוד, מתקנים ופריטים אחרים. מה שלא משותף לכל האירועים הוא סודיות - לעיתים חשוב לפרסם הכל כדי לגייס כסף ואמצעים, ולעיתים כמוכח מהכתוב למעלה, הסודיות היא תנאי להצלחה.

לסיכום, תכנון קודם עשוי להוביל להצלחה פרטנית וקבוצתית, הצלחה שעשויה להוביל בין היתר להצלחת הארגון.